Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) wird jetzt automatisch zugeteilt

Was ist der Sinn und Zweck und die Rechtsgrundlage?

Wie ist der Aufbau der W-IdNr.?

Wie erfolgt die Vergabe und die Mitteilung?

Wie ist die Abgrenzung zu anderen Identifikationsnummern?

Wie wird die W-IdNr. verwendet?

Hinweis

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) soll der eindeutigen Identifizierung wirtschaftlich Tätiger in den Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren dienen (§§ 139a und 139c AO).

Was sind Wirtschaftlich Tätige?

Wirtschaftlich Tätige sind also

• natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind, j
• uristische Personen
• und Personenvereinigungen.

Seitens der Verwaltung ist geplant, dass die W-IdNr. auch behördenübergreifend nach dem sog. "Once-Only-Prinzip" eingesetzt werden soll.

Was meint das Once-Only-Prinzip?

Demnach sollen Steuerpflichtige nur noch an einer Stelle Angaben einpflegen und Daten übermitteln müssen. Letztendlich soll die Nummer der Digitalisierung und der Vereinfachung von Verwaltungs- und Steuerverfahren dienen.

Zugleich gilt die W-IdNr. als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer nach dem Unternehmensbasisdatenregister und stellt somit ein Mittel zur bundesweiten, behördenübergreifende Kommunikation dar.

Der Aufbau einer W-IdNr. besteht immer aus den Anfangsbuchstaben "DE" und einer 9-stelligen Ziffernfolge. Sie entspricht im Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).

• Allerdings wird jedem wirtschaftlich Tätigen im Besteuerungsverfahren zusätzlich fortlaufend für jede einzelne wirtschaftliche Tätigkeit stufenweise ein Unterscheidungsmerkmal beginnend mit 00001 zugeordnet.
• Ab 2026 sollen dann weitere Unterscheidungsmerkmale (z. B. -00002 für eine zweite wirtschaftliche Tätigkeit) vergeben werden.

Laut Finanzverwaltung wird dabei jedes vergebene Unterscheidungsmerkmal mit einer Steuernummer verknüpft, mit welcher der Betrieb oder die Betriebsstätte beim zuständigen Finanzamt geführt wird. Nach Angaben des BZSt werden in der W-IdNr. keine persönlichen bzw. betrieblichen Daten oder Daten des zuständigen Finanzamts verschlüsselt.

Die W-IdNr. bleibt für die Dauer der gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit – unabhängig von etwaigen Unterbrechungen - bestehen und ändert sich auch bei Änderungen der Stammdaten (zum Beispiel Wohnadresse, Ort der Geschäftsleitung, Familienstand, Geschlecht, Namensänderung) nicht.

Beispiele:

• W-IdNr.: DE123456789 (Grundaufbau)
• W-IdNr. + Unterscheidungsmerkmal für die erste wirtschaftliche Tätigkeit: DE123456789-00001

Die W-IdNr. wird stufenweise vom BZSt vergeben.

Wichtig: Sie müssen keine Antrag bei einer Finanzbehörde auf Vergabe der W-IdNr. stellen. Die Vergabe erfolgt automatisch.

Seit November 2024 erhalten wirtschaftlich Tätige, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind, oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG die W-IdNr.

Voraussichtlich ab dem 3. Quartal 2025 werden dann die Nummern für wirtschaftlich Tätige, welche die genannten Voraussetzungen nicht erfüllen, vergeben.

Die W-IdNr. wird entweder

• durch eine öffentliche Bekanntmachung (gilt für wirtschaftlich Tätige, die bereits über eine USt-IdNr. verfügen) oder
• über ELSTER (gilt für wirtschaftlich Tätige, die über keine USt-IdNr. verfügen)

mitgeteilt.

Das Bundeszentralamt für Steuern erläutert die Abgrenzung wie folgt:

• Steuernummer
  Auf Steuererklärungen und beim Bundeszentralamt für Steuern einzureichende Vordrucke bzw. Meldungen ist die Steuernummer anzugeben.
  Die Steuernummer bleibt auch nach Einführung der W-IdNr. in ihrer Funktion bestehen. Die elektronischen Steuererklärungsvordrucke werden nach und nach um die Angabe der W-IdNr. erweitert. Die Angabe der W-IdNr. und des Unterscheidungsmerkmals ist in den elektronischen Vordrucken vorerst bis zum 31. Dezember 2026 nicht verpflichtend.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  Die USt-IdNr. ist für den grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU erforderlich. Wichtig: Sie wird nicht durch die W-IdNr. ersetzt. Die W-IdNr. dient im Gegensatz zur USt-IdNr. für steuerliche und wirtschaftliche Zwecke im Inland.
  Die W-IdNr. entspricht in ihrem Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Zusätzlich wird die W-IdNr. um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal (-00001, -00002, usw.) ergänzt. Eine bis zum 30. November 2024 vergebene USt-IdNr. entspricht damit der W-IdNr. und umgekehrt. Wird nach Vergabe der W-IdNr. eine USt-IdNr. beantragt, entspricht diese der W-IdNr.
  Beispiel:
  USt-IdNr.: DE123456789 und W-IdNr.: DE123456789 (plus Unterscheidungsmerkmal) -00001
• Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-IdNr.)
  Die Steuer-IdNr. dient als eindeutiges Identifikationsmerkmal für eine natürlichen Person nach § 139a AO, im Gegensatz dazu wird die W-IdNr. nur im Falle einer wirtschaftlichen Tätigkeit vergeben.
• Bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer
  Die Wirtschafts-Identifikationsnummer gilt gleichzeitig auch als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer nach dem Unternehmensbasisdatenregistergesetz.

Hier finden Sie nicht abschließende Beispiele für die Verwendung der W-IdNr.:

• Bis 31.12.2026 besteht keine verpflichtende Angabe auf Steuererklärungen.
• Die W-IdNr. kann zusätzlich neben der Steuernummer oder USt-IdNr. auch in E-Rechnungen angegeben werden, denn sie kann laut Finanzverwaltung ein Indiz dafür sein, dass der Empfänger als Unternehmer handelt, vgl. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Randziffer 15.
• Für Unternehmen ohne USt-IdNr. ist die W-IdNr. gem. § 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG (Digitale-Dienste-Gesetz) verpflichtend im Impressum anzugeben, wenn eine solche Nummer zugeteilt worden ist. Besitzt das Unternehmen sowohl eine USt-IdNr. als auch eine W-IdNr., ist mindestens eine der beiden Nummern im Impressum der Website aufzuführen.

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