IHK Berufsbildung

Ausbildungsprofil Kaufmann/-frau für Büromanagement

Im Kern ist Ihre Arbeit als Kaufmann/-frau für Büromanagement kaufmännisch, organisatorisch und verwaltend geprägt. Doch aufgrund der vielen unterschiedlichen Einsatzbereiche in der freien Wirtschaft und im öffentlichen Dienst sind die anfallenden Aufgaben in jedem Unternehmen anders.

Inhaltsverzeichnis

Tätigkeitsprofil für den/die Kaufmann/-frau für Büromanagement

Nach der Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement können Sie in fast jedem Unternehmen arbeiten. So verbinden Sie Ihr kaufmännisch-organisatorisches Talent mit einer Branche, die Sie interessiert. Zu Ihrem Arbeitsalltag gehört die gesamte Büroorganisation inklusive der Annahme von Telefonaten, der Terminplanung und des Schriftverkehrs.

Unter Umständen planen Sie Sitzungen oder Events. Weiterhin übernehmen Sie kaufmännische Aufgaben wie die Bearbeitung von Angeboten und die Rechnungsstellung. Häufig sind Sie in der Personalverwaltung eingebunden oder beschäftigen sich mit der Beschaffung, dem Rechnungswesen oder dem Marketing. Im öffentlichen Dienst wiederum überwiegen organisatorische und verwaltende Aufgaben sowie die Kommunikation mit anderen Abteilungen und den Bürgern.

Zusätzlich zur klassischen Büroarbeit organisieren Sie in einer Firma möglicherweise auch Meetings, während Sie in einem anderen Unternehmen für den Einkauf externer Dienstleistungen zuständig sind. In der öffentlichen Verwaltung dagegen stehen Sie Bürgern mit Rat und Tat zur Seite oder wirken an der Haushaltsplanung der Gemeinde mit.

Wie verläuft die Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement?

Young photographer and graphic designer at work in office.

Seit dem Jahr 2014 ist die Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement eine in Deutschland anerkannte duale Ausbildung. Dieser Beruf fasst die bis dahin bestehenden, separaten Ausbildungsberufe Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation und Fachkraft für Bürokommunikation unter einem Dach zusammen. Damit entstand ein modernes Berufsbild, das Auszubildende umfassend auf die Tätigkeit in den verschiedensten Branchen der freien Wirtschaft und im öffentlichen Dienst vorbereitet.

Die Ausbildung dauert drei Jahre und findet sowohl in Ihrem Ausbildungsbetrieb als auch in der Berufsschule statt. Die Schule besuchen Sie an zwei Wochentagen oder Sie absolvieren den Unterricht blockweise. Während der Ausbildungszeit erhalten Sie eine angemessene Ausbildungsvergütung von Ihrem Ausbildungsbetrieb.

In der praktischen und theoretischen Ausbildung erarbeiten Sie sich unter anderem folgende Kenntnisse und Fertigkeiten:

Erstellung von Schriftsätzen und Erledigung des gesamten externen und internen Schriftverkehrs
Erarbeitung, Gestaltung und Vortrag von Präsentationen
Vorbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für andere Mitarbeiter und Vorgesetzte
Organisatorische Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen
Ausarbeitung von Organisationsplänen
Gestaltung von Dienstplänen
Datenaufbereitung, Datensicherung und Datenpflege
Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern
Terminvergabe und Pflege des Terminplans
Posteingang, -ausgang und -verteilung
Planung und Organisation von Geschäftsreisen inkl. der notwendigen Buchungen für Verkehrsmittel und Hotels
Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung und Überwachung des Zahlungsverkehrs
Buchführung
Personalverwaltung und Entgeltabrechnung
Einkauf, Logistik, Lagerhaltung
Marketing, Vertrieb, Öffentlichkeitsarbeit

Im öffentlichen Dienst nehmen Sie außerdem Anträge an, erstellen Bescheide, berechnen Fristen und Termine und wirken an den Haushaltsplanungen mit.

Die Ausbildung wird mit der gestreckten Abschlussprüfung abgeschlossen. Der erste Teil erfolgt in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres und der zweite Teil zum Ende des dritten Jahres (am Ende der Ausbildungszeit). Die gestreckte Abschlussprüfung umfasst folgende Prüfungsbereiche:

Teil 1: informationstechnisches Büromanagement
Teil 2: Kundenbeziehungsprozesse
Teil 2: Fachaufgabe in der Wahlqualifikation
Teil 2: Wirtschafts- und Sozialkunde

Weitere Infos zum Ausbildungsbeginn und vielen weiteren Themen finden Sie bei der Ausbildungsberatung.