Verwaltungsdigitalisierung: Weniger Kosten, mehr Tempo und mehr Innovation in Wirtschaft und Verwaltung
Eine effiziente digitale Verwaltung ist ein wichtiger Faktor, um die Wettbewerbsfähigkeit und Zukunft des Wirtschaftsstandortes zu sichern. Die IHK-Vollversammlung sprach sich auf ihrer Sitzung im November 2023 daher für eine schnellere und wirkungsvollere Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung aus.
In ihrer IHK-Position fordert sie dringend eine Verringerung der Bürokratiekosten und eine Steigerung der Effektivität der öffentlichen Verwaltung.
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Im EU-Vergleich ist Deutschland bei E-Government Services seit Jahren deutlich im unteren Mittelfeld. Alle bisherigen Bemühungen, wie zum Beispiel das 2017 eingeführte Online-Zugangsgesetz (OZG), haben keinen durchgreifenden Digitalschub erreicht.
Der Index für digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI) der Europäischen Kommission fasst die digitale Leistung Europas zusammen und verfolgt die Fortschritte der Länder. Die Indikatoren für E-Government im Jahr 2023 (Daten aus 2022) bezeugen, dass der Digitalschub in Deutschland ausbleibt.
IHK-Forderungen für eine effektive digitale Verwaltung
Eine effiziente digitale Verwaltung ist ein wichtiger Faktor, um die Wettbewerbsfähigkeit und Zukunft des Wirtschaftsstandortes zu sichern und daher eine zentrale Aufgabe für die Politik. Hinzukommt, dass die Unternehmen im Freistaat unter immer mehr neuen Regularien, Vorschriften und Pflichten leiden. Es braucht dringend weniger Bürokratie (lesen Sie dazu die Forderungen der bayerischen IHKs ).
Es ist unabdingbar, dass die Verwaltungsdigitalisierung endlich an Fahrt aufnimmt, um die Bürokratiekosten und den Aufwand für die Unternehmen möglichst zu minimieren.
Die IHK setzt sich deshalb mit einer Vielzahl von Vorschlägen und Aktivitäten für eine starke und zukunftsfähige digitale Verwaltung ein.
Im November 2023 wurde das Positionspapier Verwaltungsdigitalisierung: Weniger Kosten, mehr Tempo und mehr Innovation in Wirtschaft und Verwaltung von der IHK-Vollversammlung verabschiedet.
Kernforderung sind passende Strukturen und Rahmenbedingungen für eine zielführende Verwaltungsdigitalisierung. Dazu gehören eine umfassende Strategie inklusiver schlanker Steuerung- und Umsetzungsstruktur sowie klare Verantwortlichkeiten und Befugnisse.
Konkrete Vorschläge aus dem Positionspapier:
Gemeinsames Zielbild von Bund, Ländern und Kommunen
Voraussetzung für eine effektive und effizientere Verwaltungsdigitalisierung ist ein gemeinsames Zielbild von Bund, Ländern und Kommunen und ein daraus abgeleiteter Reformplan, der den Rechtsrahmen und die operative Umsetzung des Verwaltungshandelns digitaltauglich gestaltet.
- Für die Umsetzung braucht es eine Plattform-Infrastruktur mit zentralen, einheitlichen Standards und Basis-Komponenten, die übergreifend für alle öffentlichen Stellen bereitgestellt und zentral gesteuert wird.
Klare, schlanke Governance-Strukturen festlegen
Die Governance-Strukturen der Verwaltungsdigitalisierung sollten verschlankt und zentral gebündelt werden, um stringenter und zügiger voranzukommen, Transaktionskosten und Koordinierungsaufwände zu senken, die Schnelligkeit von Softwareentwicklungen zu erhöhen, deren Nachnutzung zu vereinfachen und gleichzeitig Innovationskraft und Wettbewerb aufrechtzuerhalten.
- Dazu sollte der IT-Planungsrat zukünftig Mehrheitsentscheidungen fällen können.
- Die Föderale IT-Kooperation (FITKO) und Koordinierungsstelle für IT-Standards (KOSIT) sollten finanziell und personell gestärkt werden.
Prozesse optimieren und vollständig digitalisieren
Verwaltungsprozesse werden häufig durch Medienbrüche und unterschiedliche Datenstrukturen ausgebremst.
Sie müssen optimitiert und vollständig digitalisiert werden. Eine Ende-zu-Ende Digitalisierung ist unerlässlich, um Verfahren effzient und schnell abzuwickeln.
- Interne Verwaltungsprozesse müssen konsequent standardisiert und digitalisiert werden.
- Zeitgemäße digitale Infrastruktur muss in der öffentlichen Verwaltung ausgebaut werden.
- Automatisierte Machine-to-Machine-Kommunikation über standardisierte, offene Schnittstellen muss zwischen Unternehmen und Verwaltung ermöglicht werden.
Digitale Verwaltungslösungen gemeinsam mit Nutzern entwickeln
Vorhandene digitale Verwaltungslösungen sind häufig allein aus Sicht der Verwaltung gestaltet und berücksichtigen die Perspektive von Unternehmen nicht. Als Poweruser der Verwaltung müssen Unternehmen in den Fokus gerückt werden.
- Die Anforderungen und Bedürfnisse der Unternehmen müssen die Grundlage für die Konzeption und Gestaltung digitaler Angebote der Verwaltung bilden.
- Es braucht einen zentralen Einstieg in Verwaltungsleistungen für Unternehmen wie z.B. eine bundesweite Unternehmensplattform.
- Alle relevanten Verwaltungsverfahren sollen zügig an das Unternehmenskonto als zentraler Zugang für Unternehmen und deren Datenverwaltung angebunden werden.
Once-Only-Prinzip umsetzen: Datenaustausch zwischen Behörden ermöglichen
Nutzerdaten sollen nur einmal bei der öffentlichen Verwaltung erfasst werden. Behörden sollten in der Lage sein, diese untereinander auszutauschen. Dafür braucht es moderne und digitale Register und einen zuverlässigen Datenaustausch aller relevanten Behörden.
- Die zügige Umsetzung des Basisdatenregistergesetzes sowie des Registermodernisierungsgesetztes sind zwingend notwendig.
- Der Kreis der Daten wie auch der aktuell elf Grupppen von öffentlichen Stellen, die am Datenaustausch des UBRegG beteiligt werden, sollte deutlich ausgebaut werden.
Standardisierte Lösungen einführen
Insellösungen in Kommunen und den Bundesländern bremsen die Verwaltungsdigitalisierung erheblich aus und führen zu einem Mehrfachaufwand für die Wirtschaft. Es braucht einheitliche Basisdienste und standardisierte Lösungen.
- Basiskomponenten und Standards müssen bundesweit einheitlich und verbindlich für alle Verwaltungsebenen festgelegt werden.
- Das "Einer-für-Alle (EfA)"-Prinzip muss von Bund, Länder und Kommunen konsequent angewendet und umgesetzt werden.
- An Kommunen übertragene Leistungen, die digital abgewickelt werden können, sollen in eine zentrale digitale Zuständigkeit und Umsetzung überführt werden.
- Auch auf EU-Ebene müssen einheitliche Standards und Dienste voran getrieben werden.
Öffentliche Beschaffung vereinfachen
Die öffentliche Beschaffung ist aufwändig, langsam und steht oft innovativen Lösungen im Weg. Die elektronische Vergabe sollte bundesweit über einheitliche Standards erfolgen.
Digitale Kompetenzen in der Verwaltung ausbauen
Der demographische Wandel und der damit einhergehende Mangel an IT-Fachkräften führen sowohl in Unternehmen als auch in der öffentlichen verwaltung zu Herausforderungen bei der Digitalisierung. Deshalb sollten digitale Kompetenzen der Mitarbeiter/-innen in der öffentlichen Verwaltung konsequent gestärkt werden.
Open-Data-Angebot erweitern
In der Verwaltung liegt ein versteckter Datenschatz, der sowohl verwaltungsintern wie auch von der Wirtschaft nicht annäherungsweise genutzt wird. Das Open-Data-Angebot der öffentlichen Verwaltung soll weiter aufgebaut werden.
Innovationen in der Verwaltung nutzen
Durch die schleppende Digitalisierung der Verwaltung und die laufende Aufholjagd bleibt derzeit wenig Raum, um innovative Technologien wie etwa KI in die Verwaltung zu bringen. Genau dies sollte aber geschehen, denn der Einsatz innovativer Technologien bietet nicht nur die Chance auf effizientere digitale Verwaltungslösungen. Er führt auch zu einem besseren Verständnis für neue Technologien innerhalb der Verwaltung.
Datenschutzanforderung mit Chancen abwägen
Der Datenschutz ist wichtig - aber kein übergeordneter Wert. Es braucht einen pragmatischen Diskurs, der eine Abwägung von Chancen und Risiken der Datennutzung ermöglicht.
Politischer Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung
Das OZG 2.0 - vsl. 2024
Der Gesetzentwurf zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes (OZG 2.0) soll den Rahmen für die weitere Digitalisierung der öffentlichen Hand bilden und kann als Nachfolger zum OZG verstanden werden. Das OZG 2.0 soll die Voraussetzungen dafür schaffen, dass die im OZG festgelegten Vorhaben tatsächlich umgesetzt werden können.
Zusammenfassung des Gesetzentwurfs (Quelle: Bundesministerium des Innern und für Heimat)
- BundID als zentrales Bürgerkonto für alle
- Gesetzliche Verankerung des Once-Only-Prinzips
- Faktische Abschaffung der Schriftform durch die Onlineausweisfunktion des Personalausweises.
- Nutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit von digitalen Verwaltungsdienstleistungen werden gesetzlich verankert.
- Bessere Beratung bei der Nutzung von digitalen Angeboten durch die Behördenrufnummer 115.
- Fächendeckende und medienbruchfreie Digitalisierung von 15 besonders wichtigen Verwaltungsleistungen für Bürger/-innen.
- Die Verwendung eines sogenannten Organisationskontos wird verfplichtend für alle öffentliche Stellen, die digitale Verwaltungsleistungen im Portalverbund anbieten.
- Unternehmensleistungen werden "digital only".
Stellungnahme der Deutschen Industrie- und Handelskammer zum Gesetzentwurf zur Änderung des Onlinzugangsgesetzes (OZG 2.0)
Das Bundesministerium des Innern und für Heimat hat die IHK-Organisation um Stellungnahme zum Referententwurf des OZG 2.0 gebeten. Die Stellungnahme "Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes sowie weitere Vorschriften (OZG-ÄndG) wurde im Februar 2023 veröffentlicht.
Konkrete Vorschläge aus der Stellungnahme:
Die gewerbliche Wirtschaft benötigt eine leistungsfähige Verwaltung. Dafür sollten mit dem OZG-ÄndG wesentliche Eckpunkte definiert werden.
- Die ersatzlose Streichung der OZG-Umsetzungsfrist ist den Unternehmen nicht vermittelbar. Für die wichtigsten Bausteine der Verwaltungsdigitalisierung, primär die Infrastrukturkomponenten, muss eine verbindliche Zeitplanung erfolgen.
- Es braucht einen tatsächlich offenen, auf eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung ausgerichteten Plattformansatz.
- Fokus und Ankerpunkt des Gesetzes sollte nicht der Begriff „Portalverbund“, sondern explizit zentrale Infrastrukturkomponenten, wie das Unternehmenskonto sowie das Konto für natürliche Personen (= Nutzerkonten), aber auch Zahlungs- und Infrastrukturkomponenten sein.
- Statt einer Festschreibung der Einer-für-alle-Logik sollten auch andere Ansätze der Zusammenarbeit auf Basis von Infrastrukturkomponenten ermöglicht werden.
- Der Schriftformersatz bei digitalen Verwaltungsleistungen sollte an den Log-In mit Nutzerkonten geknüpft werden, nicht an die Nutzung der Verwaltungsportale von Bund oder Ländern.
- Die gewerbliche Wirtschaft sollte eng in die Priorisierung und Entwicklung neuer Verwaltungsleistungen sowie in die Evaluierung eingebunden werden.
- Regelungen zu Governance-Strukturen fehlen im Entwurf komplett. Diese sollte weiterentwickelt und verschlankt werden.
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) - 2017
Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) wurde 2017 verabschiedet und bildete die rechtliche Grundlage für die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung auf Bundes-, Landes- sowie kommunaler Ebene. Es regelt die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen sowie deren Bereistellung über Verwaltungsportale.
Im OZG war vorgesehen, bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen online zugänglich zu machen. Zwar wurden zahlreiche Aktivitäten von Bund und Länder in der öffentlichen Verwaltung angestoßen, jedoch konnten die Erwartungen der Bürger/-innen sowie der Wirtschaft nicht erfüllt werden.
Stellungnahme der IHK-Organisation zur ausbleibenden Umsetzung des OZG
Das Auslaufen der OZG-Frist sollte als Chance begriffen werden ein neues Gesetz zu verabschieden, welches die Schwachstellen des alten adressiert. HIerzu äußerte sich auch die IHK-Organisation in einer gemeinsamen Stellungnahme mit der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA), der Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) sowie dem Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).
Überlegungen der IHK-Organisation
- Es braucht eine Gesamtstrategie für die Digitalisierung und Modernisierung der öffentlichen Verwaltung. Dabei sollte auch die Governance-Strukturen der Verwaltungsdigitalisierung überarbeitet werden. Dazu sollte der IT-Planungsrat zukünftig Mehrheitsentscheidungen fällen sowie die Föderale IT-Kooperation (FITKO) und die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KOSIT) finanziell und personell gestärkt werden.
- Unternehmen als Poweruser der Verwaltungsdigitalisierung in den Mittelpunkt stellen.
- Ein Verwaltungsdigitalisierungsgesetz sollte ein Recht auf eine vollständig digitale Abwicklung von Verwaltungsleistungen für Unternehmen beinhalten.
- Es braucht eine enge Verzahnung des Verwaltungsdigitalisierungsgesetzes mit dafür zentralen Projekten wie der Registermodernisierung, da erst vollständig vernetzte Register eine Ende-zu-Ende Digitalisierung von Verwaltungsleistungen ermöglichen.
- Basiskomponente und Standards müssen entwickelt und bundesweit einheitlich und verbindlich festgelegt werden.
- Der EfA-Prozess sollte evaluiert werden. Dabei sollte auf Standards und offene Schnittstellen gesetzt werden.
Bayerische Digitalgesetz (BayDiG) - 2022
Das Bayerische Digitalgesetz ist im August 2022 in Kraft getreten und ersetzt das 2015 verabschiedete Bayerische E-Government Gesetz (BayEGovG). Das Gesetz definiert u.a. die Digitalisierungsziele und -aufgaben des Freistaates Bayern. Das Gesetz bestimmt unteranderem:
- die digitale Zustellung von Verwaltungsakten über Portale
- die Verwendung des ELSTER-Zertifikats als Identifizierungslösung und Schriftformersatz
- die Schaffung der eKOm.Unit Bayern, um eine rechtsichere Nachnutzung von Online-Verwaltungsleistungen zu ermöglichen
- die Verpflichtung von Behörden ab 1.1.2024, geeignete Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten. Dies ist eine Weiterführung der nach BayEGovG bestehenden Rechtslage.
Stellungnahme der bayerischen Industrie- und Handelskammern zum Entwurf des BayDiG
Die bayerischen BIHKs haben im Rahmen des Referententwurfs des BayDiG eine Stellungnahme entwickelt. Dabei begrüßten die IHKs den Entwurf als ein umfassenden, allgemeinen Rechtsrahmen für die Digitalisierung von Gesellschaft, Wirtschaft Staat und Verwaltung ausdrücklich.
Das Gesetz umfasst viele ausschlaggebende Themen zur Digitalisierung. Allerdingswird hierzu im Gesetzentwurf häufig die Konkretisierung und Verbindlichkeitvermisst, die zu klaren Zielen, Regelungen und Maßnahmen führen müssen. Diesesollen, wo möglich, im Gesetz noch nachgeschärft oder zügig im Nachgang via Rechtsverordnungen und Maßnahmenpakete definiert werden.
Zu berücksichtigen sind in einer digitalen Welt aber einheitliche gesetzliche Standardsstatt föderaler Diversität. Letztere würde Unternehmen, die bundes- bzw. EUweitvertreten sind, in nicht zumutbarer Weise bürokratisch belasten. Unternehmenwie Verwaltung (insbesondere bundesweit organisierte öffentliche Stellen wie Industrie-und Handelskammern) benötigen hier einheitliche Rechtsrahmen und Rechtssicherheit.
Insofern sollte ein Bayerisches Digitalgesetz mit geplanten/vorhanden EU-Regelungen und den Digitalgesetzen des Bundes und weiteren Bundesländern abgestimmt werden. Benötigt wird ein einheitlicher und übergreifender Rechtsrahmen. Bei länderübergreifendenVerfahren muss sichergestellt werden, dass ein Datenaustauschbzw. eine Datenübertragung mit anderen Bundes- bzw. EU-Ländern technisch reibungslosmöglich ist.
Bayerisches E-Government-Gesetz (2015)
Der Bayerische Landtag hat am 8. Dezember 2015 das Bayerische E-Government-Gesetz verabschiedet und damit einen Meilenstein in der Digitalisierung des Wirtschaftsstandorts Bayern gelegt.
Voraus für die digitale Wirtschaft!
200 zu 5: Ein Unternehmen hat ca. 200 Behördenkontakte pro Jahr. Dazu gehören diverse Informationspflichten oder die Vorgänge des täglichen Lebens wie Arbeitgebermeldepflichten im Sozialversicherungsbereich. Zum Vergleich: Ein Bürger hat nur fünf Mal mit der Verwaltung zu tun – hier gibt es also erhebliches Potenzial für Bürokratieabbau und die Wirtschaft!
Anstatt die gleichen Daten auf vielen Formularen mehrmals einzugeben und diese auch noch per Post zu verschicken, können De-Mail, der neue Personalausweis oder ein zentraler Zugangspunkt wie das BayernPortal den Aufwand deutlich senken. Formulare und Unterlagen können nun elektronisch, auch ohne händische Unterschrift, einfacher als zuvor bei Behörden, Kommunen und den IHKs eingereicht werden. Außerdem bekommen Unternehmen nun das Recht, Dokumente und Urkunden der Verwaltung elektronisch anzufordern.
Unternehmen werden benachteiligt
Wo Licht, da auch Schatten: Ein eklatantes Manko für die bayerische Wirtschaft und ein großes Hemmnis für die digitale Entwicklung ist die fehlende elektronische Identifikation für Unternehmen. Wo sich Bürger bald mit dem neuen Personalausweis oder De-Mail ausweisen können, fehlt Unternehmen eine vergleichbar einfache Möglichkeit. Die IHK-Organisation fordert dies bundesweit seit langem. Hier hätte Bayern voranschreiten und dem digitalen Wirtschaftsstandort gerecht werden können – ohne auf eine Umsetzung auf europäischer Ebene zu warten (Pressemeldung des BIHK).
Darüber hinaus greifen die Open-Data-Regelungen des Gesetzes deutlich zu kurz. Daten der Verwaltung, die mit Steuermitteln bereits bezahlt wurden, sollen der Allgemeinheit datenschutzkonform frei zur Verfügung gestellt werden. Eine restriktive Handhabung schadet der Innovationskraft Bayerns und entspricht im digitalen Zeitalter nicht der Maxime transparenten Verwaltungshandelns.
An einem Strang ziehen!
Das Bayerische E-Government-Gesetz liefert nun die rechtliche Basis, mit der vieles möglich wird. Diese Chance muss genutzt werden, denn sie wird die Arbeit der bayerischen Verwaltung für viele Jahre prägen. Lösungen müssen auf allen Ebenen abgestimmt und im Idealfall zentral, z.B. auf dem BayernPortal, zugänglich gemacht werden. Kommunen, IHKs, das Land, der Bund und der IT-Planungsrat als koordinierendes Gremium müssen ihre Anstrengungen konzertiert unternehmen, um dem Auseinanderdriften rechtlicher Regelungen und einer rechtlichen Flickschusterei bei E-Government in Deutschland Herr zu werden. Inwieweit das Erfolg hat, hängt vom Willen und der Kooperationsfähigkeit aller Beteiligten ab.