Recruiting der Generationen Y und Z

Hierzu zählt in Deutschland die Gruppe von Menschen, die in den Jahren nach dem Zweiten Weltkrieg geboren oder aufgewachsen sind.

Obwohl sie den Krieg nicht miterlebt haben, leiden sie teils unter den Erlebnissen ihrer Eltern und erlebten entbehrungsreiche Zeiten. Die Generation gilt als fleißig, rastlos, mitunter empathielos gegenüber sich selbst und strebt nach Wohlstand.

Der Name für diese Gruppe geht auf den vielfach zu beobachtenden Anstieg der Geburtenrate einige Jahre nach dem Zweiten Weltkrieg zurück.

Prägende Ereignisse waren die erste Mondlandung und die Studentenbewegung. Die Babyboomer wuchsen mit dem Wirtschaftswunder auf: Die Menschen verdienten gut, der Wohlstand ist allgemein sichtbar.

Ein großer Teil der Generation war an die klassische Rollenverteilung gewöhnt: Der Vater ging zur Arbeit, die Mutter kümmerte sich um Haushalt und Kinder. Für beruflichen Erfolg wurden private Bedürfnisse häufig zurückgestellt.

Diese Gruppe wird nach dem Wirtschaftswunder groß, ist also an den nachfolgenden Wohlstand gewöhnt, erlebt aber auch wirtschaftliche Probleme mit. Dass Deutschland in West und Ost geteilt ist, ist für sie in der Kindheit normal.

Die Generation X erlebt, dass die Technologie große Fortschritte macht und immer wieder neue Geräte hinzukommen. Familie und Partnerschaft haben einen hohen Stellenwert, allerdings steigen auch die Scheidungsraten in der Bevölkerung. Es wird zunehmend gängiger, dass auch Mütter einem Beruf nachgehen. Arbeitsplatzsicherheit wird geschätzt.

Eines der prägenden Ereignisse ist der Mauerfall.

Die Millennials erleben, wie der Name schon sagt, den Umbruch vom 20. ins 21. Jahrhundert. Wurden sie noch in eine weitgehend analoge Welt hineingeboren, erleben sie den Aufstieg von Computer, Handy und Internet und wachsen mit der Entwicklung dieser Technologien auf. Sie sind die erste Generation, in deren Jugend das Internet zum Alltag gehört und werden auch als “Digital Natives” bezeichnet.

Die Millennials werden auch Generation Y genannt, denn auf Englisch wird der Buchstabe ausgesprochen wie das Wort „why“ (deutsch: warum). Die Bezeichnung spielt auf die kritische Grundhaltung der Generation an. Familie und Freundschaften sind ihnen wichtig, Erfolg und Karriere ebenfalls, wenngleich sie im Unterschied zur Vorgängergeneration verstärkt Wert auf ausreichend Freizeit legen und sich selbst verwirklichen wollen.

Das Thema Nachhaltigkeit gewinnt in ihrer Jugend zunehmend an Bedeutung. Für die Generation Y spielen Recycling und ein bewusstes Konsumverhalten zunehmend eine Rolle.

Prägende Ereignisse sind zudem die Terroranschläge am 11. September, der Aufstieg der Europäischen Union und die Einführung des Euro.

Computer, Handys und das Internet gibt es schon, als die Kinder dieser Generation aufwachsen. Für sie ist es deshalb von klein auf selbstverständlich, mit digitalen Geräten umzugehen. Damit sind sie eigentlich die wahren Digital Natives. Smartphones sind in ihrer Jugend Standard, sie wachsen zudem mit Augmented und Virtual Reality und neuen Formen der Mobilität auf.

Die Generation Z braucht ihre eigenen sozialen Netzwerke und ist bestens vertraut mit Instagram, TikTok und Snapchat. Neue Erfahrungen zu sammeln und Spaß zu haben, ist dieser Gruppe sehr wichtig.

Sie ist von den Eltern gewohnt, umsorgt zu werden und viele Entscheidungen abgenommen zu bekommen. Sie legt Wert auf die klare Trennung von Beruf und Freizeit und gilt als weniger karriereorientiert als die Generation Y.

Internationale Entwicklungen bekommt sie aufgrund der digitalen Vernetzung und der zahlreichen Möglichkeiten, ins Ausland zu reisen, hautnah mit. Die Klimaschutzbewegung Fridays For Future entsteht in ihren Reihen und prägt die Generation. Viele aus der Generation wollen nicht tatenlos zusehen, wie der Klimawandel fortschreitet.

Die Generation Alpha wird in eine weitgehend digitalisierte Welt hineingeboren. Die Eltern dieser Kinder, die größtenteils zu den Millennials gehören, sind mit digitalen Technologien bestens vertraut, so dass diese fester Bestandteil des Alltags sind.

Mit Smartphones und Tablets kommen die Mitglieder der Generation Alpha schon als Babys in Kontakt. Informationen aller Art sind für sie jederzeit verfügbar. Gleichzeitig erleben sie in ihrer Kindheit die Corona-Pandemie und werden von der Erfahrung geprägt, dass es plötzlich zu drastischen Einschränkungen des Alltags kommen kann.

Sie werden auch mit der Sorge groß, ob der wirtschaftliche Wohlstand angesichts von demografischem Wandel, Klimawandel, Inflation und internationalen Krisen anhält. Ähnlich wie die Generation Z dürfte die Generation Alpha ein starkes Umwelt- und Klimabewusstsein entwickeln.

Mögliche Maßnahmen:

• Weisen Sie auf Ihrer Webseite und in Stellenausschreibungen auf Möglichkeiten hin, sich digital zu bewerben. Besser noch als ein Online-Bewerbungssystem kann eine simple Möglichkeit sein: die Bewerbung per E-Mail. Richten Sie dafür ein eigenes Postfach ein und geben Sie den richtigen Ansprechpartner an sowie welche Unterlagen Bewerber einreichen sollen.
• Achtung: Fordern Sie nicht zu viele Dokumente an. Ziehen Sie in Erwägung, auf ein ausführliches Anschreiben zu verzichten.
• Richten Sie eine automatische Antwort ein, sodass die Bewerber sicher sein können, dass ihre E-Mail angekommen ist. Dort sollten Sie auch eine ungefähre Zeitspanne angeben, wann Sie sich zurückmelden.
• Melden Sie sich tatsächlich so schnell wie möglich zurück: Bewerber sollten nicht wochenlang auf eine persönliche Rückmeldung warten müssen. Sollte es für den Bewerber aktuell keine Stelle geben, können Sie ihm trotzdem zügig und wertschätzend antworten – und gegebenenfalls darauf hinweisen, dass Sie sich gern zu einem späteren Zeitpunkt nochmal melden würden.

Mögliche Maßnahmen:

• Ermöglichen Sie mobiles Arbeiten, sofern es die Tätigkeiten zulassen – und zwar am besten in einem flexiblen Modell. Machen Sie beispielsweise das Angebot, an zwei bis drei von fünf Tagen mobil arbeiten zu dürfen. Sie können ausdrücklich darauf hinweisen, dass die Beschäftigten auch abseits der eigenen Wohnung arbeiten können – zum Beispiel bei ihren Eltern.
• Erwägen Sie, eine sogenannte Workation (ein Kunstwort aus „Work“ für „Arbeit“ und „Vacation“ für „Urlaub) anzubieten, bei der Mitarbeiter über eine längere Zeit von einem anderen Ort aus arbeiten können – im Winter zum Beispiel für ein paar Wochen aus dem wärmeren Ausland.
• Achtung: Sorgen Sie trotzdem für gemeinsame, persönliche Zusammenkünfte im Unternehmen. Legen Sie zum Beispiel einen Teamtag pro Woche fest, an dem – so weit möglich – alle teilnehmen sollten. Neben den regulären Arbeitsmeetings können Sie etwa ein gemeinsames Mittagessen einplanen.
• Ziehen Sie in Erwägung, gezielt Teilzeit-Angebote zu machen. Für viele Nachwuchskräfte ist eine Vier-Tage-Woche verlockend. Je nach Modell kann es gelingen, die Arbeitszeit nicht um ein Fünftel zu kürzen, sondern geschickt umzuverteilen.
• Ermöglichen Sie auch Führen in Teilzeit, zum Beispiel durch Jobsharing für Führungskräfte.

Mögliche Maßnahmen:

• Heben Sie auf Ihrer Webseite, im Intranet und anderen Stellen hervor, wenn Ihr Unternehmen nachhaltige Produkte herstellt, umweltbewusste Aktivitäten durchführt oder sozial engagiert ist.
• Überlegen Sie gegebenenfalls, wie Sie solches Engagement noch stärken können.
• Ermutigen Sie Mitarbeiter, sich für soziale Anliegen einzusetzen – zum Beispiel durch eine von Ihnen organisierte, gemeinsame Teilnahme an Spendenläufen und Spenden- oder anderen sozialen Unterstützungsaktionen.

Mögliche Maßnahmen:

• Etablieren Sie regelmäßige Feedbackgespräche für alle Mitarbeiter. Idealerweise finden diese nicht nur ein bis zwei Mal im Jahr statt, sondern regelmäßig im Arbeitsalltag. Erwägen Sie zum Beispiel, sich jede Woche ein paar Minuten Zeit für ein kurzes Gespräch mit jungen Mitarbeitern zu nehmen. Aber Achtung: Gerade die Generation Z gilt als wenig kritikfähig. Versuchen Sie deshalb, empathisch und konstruktiv vorzugehen: Eröffnen Sie das Gespräch mit ein wenig Smalltalk, zeigen Sie Wertschätzung und sprechen Sie über den Sinn der Arbeit. Wenn Sie dann Kritik äußern, sollte danach wieder positive Bestätigung folgen. Stellen Sie auch Belohnungen in Aussicht, wenn ein bestimmtes Ziel erreicht wird.
• Signalisieren Sie, dass Sie auch abseits fixer Termine offen für Fragen und Absprachen mit den Mitarbeitern sind.
• Ermöglichen Sie Mitarbeitern zudem, den Vorgesetzten ebenfalls Feedback zu geben.
• Ermutigen Sie Führungskräfte, an Schulungen teilzunehmen, in denen sie lernen, jungen Mitarbeitern konstruktives Feedback zu geben.
• Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Feedbackgespräche – etwa den Wunsch nach Fortbildungen – und überprüfen Sie gemeinsam im nächsten Gespräch den Fortschritt. Das schafft Verbindlichkeit und signalisiert Interesse daran, das Feedback der Mitarbeitenden auch ernst zu nehmen.
• Schaffen Sie Transparenz, indem Sie Mitarbeitern ermöglichen, an Entscheidungstreffen teilzunehmen und, falls sinnvoll, sich dort selbst einbringen zu können.
• Ermitteln Sie bei Kündigungen durch Austrittsgespräche, weshalb Mitarbeiter das Unternehmen verlassen wollen. Analysieren Sie die Ergebnisse.

Mögliche Maßnahmen:

• Wenn Ihr Unternehmen schon seit einigen Jahren besteht oder sogar historisch gewachsen ist, sollten Sie das beispielsweise in Stellenanzeigen und auf Ihrer Webseite hervorheben.
• Geben Sie gegebenenfalls die niedrige Fluktuationsrate, die hohe Quote unbefristeter Arbeitsverträge oder Informationen zur guten Auslastung an.
• Bei der Suche nach Auszubildenden sollten Sie auf gute Übernahmechancen hinweisen.

• Sorgen Sie für Abwechslung und geben Sie Nachwuchskräften die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen. Lassen Sie sie beispielsweise Mitarbeiterevents organisieren, binden Sie sie in Kommunikationsprozesse ein, übertragen Sie ihnen das Halten von Präsentationen.
• Fragen Sie Mitarbeiter proaktiv, wo sie sich weiterentwickeln möchten. Finden Sie zusammen mit Ihnen passende Weiterbildungen und ermöglichen Sie – idealerweise mehrmals pro Jahr – die dafür nötige Freistellung.
• Ermöglichen Sie Ihren Beschäftigten, auch andere Abteilungen kennenzulernen – etwa mit einem kurzen „Schnupperpraktikum“. Das stärkt den Zusammenhalt zwischen Abteilungen und ermöglicht es den Mitarbeitenden zugleich, Arbeitsprozesse im gesamten Unternehmen besser zu verstehen.

• Altersgemischte Teams: Führungskräfte sollten bewusst ältere und jüngere Beschäftigte zusammen an Aufgaben arbeiten lassen. Idealerweise sollten sie sich dabei auch immer wieder im selben Raum aufhalten, sodass ein offener Austausch möglich ist.
• Wissen verschriftlichen: Erwägen Sie, im Unternehmen eine gemeinsame Datenbank anzulegen, um Arbeitsschritte, Standard und Tipps schriftlich festzuhalten. So können die Jüngeren vom über Jahre erlernten Wissen der Älteren profitieren – ohne immer wieder unangenehme Nachfragen stellen zu müssen und auch dann noch, wenn die Älteren in Rente gegangen sind. Möglich ist aber auch, die jungen Beschäftigten stärker einzubeziehen und sie zu bitten, selbst ihr Wissen festzuhalten. Kommen etwa digitale Tools zum Einsatz, können sie diese womöglich besser bedienen als ältere Kollegen. Letztere würden also profitieren, wenn sie auf Bedienungstipps zugreifen könnten.
• Mentoring: Ein weiteres Mittel, um Werte und Wissen zwischen Generationen zu teilen, ist Mentoring. Anstatt nur den traditionellen Ansatz „Älterer Manager betreut jüngeren Mitarbeiter“ anzuwenden, können Betriebe es mit einem Mentoring versuchen, bei dem das Wissen in beide Richtungen fließt. Lassen Sie ältere Generationen ihre Erfahrungen und ihr Fachwissen weitergeben, während jüngere Mitarbeiter zum Beispiel ihren Wissensvorsprung zu neuen Trends und Technologien weitergeben können. Der Erfolg dieser Maßnahmen sollte durch Umfragen in der Belegschaft oder bei Mitarbeiter-Gesprächen ausgelotet werden.
• Schulungen: Das Know-how zum Thema Generationenmanagement kann mittlerweile durch Schulungen vertieft werden. Dabei geht es um Bedürfnisse der Generationen, um ihre Werte und um die Führungsstile, mit denen man sie motivieren kann. Das kann eine gute Möglichkeit für Führungskräfte sein, um gezieltes Generationenmanagement im Unternehmen zu steuern.
• Lunch Lotterie: Eine beliebte Möglichkeit ist, informelle Gelegenheiten für ein Zusammentreffen unterschiedlicher Altersgruppen anzustoßen, etwa durch sogenannte Netzwerk-Aktivitäten. Ein Beispiel ist eine „Lunch Lotterie“, bei der zufällig ausgeloste intergenerationelle Paare gemeinsam zum Mittagessen gehen.
• Generationenspezifische Angebote: Um auf die Bedürfnisse der jungen Beschäftigten einzugehen, machen Unternehmen oft auf sie zugeschnittene Angebote – etwa Sabbaticals oder Workation. Das ist auch gut so, aber: Denken Sie auch an den älteren Teil der Belegschaft! Damit dieser sich nicht vernachlässigt fühlt und die Unternehmenskultur nicht leidet, sollten Sie auch für diesen passende Benefits bereithalten. Infrage kommen zum Beispiel attraktive Altersteilzeit-Optionen.
• Vorträge: Ermutigen Sie die Beschäftigten, über besondere Arbeitserlebnisse kurze Vorträge vor den Kollegen zu halten. Ein jüngerer Beschäftigter war längere Zeit im Ausland? Ein älterer hat ein wichtiges Kundenprojekt erfolgreich abgeschlossen? Sich davon gegenseitig zu berichten, sorgt für Transparenz und bietet die Möglichkeit für wertschätzenden Austausch.
• Hilfe von außen: Sind Konflikte zwischen älteren und jüngeren Beschäftigten sehr verfahren, kann es sich lohnen, einen externen Vermittler einzuschalten. Nähere Informationen dazu gibt es bei den IHKs.

Was können Unternehmen tun, damit sich junge Mitarbeitende wohlfühlen und eine gute Zusammenarbeit aller gelingt? Tipps von Kathrin Post-Isenberg, Referentin am Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA).

Wie können sich Unternehmen auf die Generationen Y und Z einstellen?

Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, flexible Arbeitszeiten, Teilzeit, Homeoffice - die Generationen Y und Z sehen solche Dinge als selbstverständlich an. Unternehmen sollten deshalb so weit es geht entsprechende Angebote machen.

Besonders die Gen Z wünscht – ähnlich wie die Babyboomer – eine strikte Trennung zwischen Beruf und Privatleben. Um dem gerecht zu werden, können Betriebe zum Beispiel folgende Regel festlegen: „Mails, Chatanfragen oder Telefonate werden ausschließlich in den Geschäftszeiten bearbeitet. Bitte nehmen Sie zusätzlich Rücksicht auf die persönlichen Arbeitszeiten jedes Einzelnen.“

Was können Unternehmen noch tun, damit sich junge Mitarbeitende wohlfühlen?

Kommunikation und Feedback sind ein zentraler Punkt. Feedback wird in den Generationen Y und Z als etwas Positives angesehen. Es soll als Leitplanke für das künftige Handeln und weniger als Rückblick dienen. Die Führungskräfte dürfen gerne öfter Hinweise zur Arbeit der jungen Beschäftigten geben.

Die oft sehr selbstbewusst auftretenden Gen-Z‘ler sind dennoch in vielen Dingen sehr unsicher. Wichtig ist deshalb, Feedback wertschätzend und auf Augenhöhe zu kommunizieren. Eine Vertrauensperson im Unternehmen, die bei betriebsinternen Fragen weiterhilft, kann eine gute Unterstützung sein.

Welche Schwierigkeiten kann es bei der Zusammenarbeit verschiedener Generationen in einem Unternehmen geben?

Zwischen den einzelnen Generationen liegen in der Spitze 50 Jahre Altersunterschied. Missverständnisse im Umgang, in der Kommunikation, der Arbeitsweise und den Visionen sind regelrecht vorprogrammiert und nachvollziehbar.

Das beginnt schon bei Kleinigkeiten. Während die Babyboomer zum Beispiel ein persönliches Gespräch oder Telefonat vorziehen, möchte die Gen Z lieber per Mail oder Chat kommunizieren. Deshalb braucht es Toleranz und Offenheit aller Beteiligten, um gut zusammenarbeiten zu können.

Was könnten Unternehmen denn in diesem Beispiel-Fall tun?

Klare und einheitliche Regeln für die Kommunikation im Unternehmen sind hilfreich. Eine Regel könnte zum Beispiel so aussehen: „Für kurze Absprachen und Rückfragen zu zweit rufen wir die Kollegin oder den Kollegen direkt an.“

Und darüber hinaus: Wie gelingt die Zusammenarbeit aller Generationen?

Indem Vorurteile abgebaut und altersübergreifende Arbeitsgruppen eingeführt werden. Jede Generation hat Stärken und bringt Kompetenzen mit.

Ein Azubi könnte zum Beispiel dabei eingebunden werden, Stellenausschreibungen zu entwickeln, die sich an Gleichaltrige richten. Der Blick aus der Zielgruppe selbst kann das Azubi-Marketing optimieren. Im Umgang mit Kunden wiederum können ältere Mitarbeitende die jüngeren anlernen.

In vielen Stellenausschreibungen ist von flachen Hierarchien die Rede. Gemeint ist, dass sich jeder traut, jeden anzusprechen, ganz egal welche Position er oder sie bekleidet. Unternehmen sollten versuchen, das wirklich zu leben. Voneinander lernen, um das Unternehmenswachstum voranzutreiben, sollte das große Ziel sein.

Soziale Netzwerke zählen zu den wichtigsten Kommunikationskanälen der Generationen Y und Z. Etwa 90 Prozent der Gen-Z’ler sind mehrmals in der Woche auf Facebook, Instagram und Co. aktiv, während es unter den Millennials rund 83 Prozent sind.

Unternehmen, die dort präsent sind, haben also potenziell größere Chancen, Kandidaten aufzufallen und mit ihnen in Kontakt zu treten.

Sie können viele Plattformen kostenlos nutzen und sich als attraktiver Arbeitgeber zeigen. Aber Achtung: Statt überall halbherzig aktiv zu sein, sollten Unternehmen gezielt und professionell in Erscheinung treten.

Und es lohnt, sich über rechtliche Grundlagen zu informieren oder an einem entsprechenden Seminar teilzunehmen.

Facebook

Facebook ist das größte soziale Netzwerk. Einen Account zu betreiben ist vergleichsweise unkompliziert: Für Facebook braucht es nicht unbedingt hochwertige Fotos beziehungsweise unterhaltsame Videos.

Textbeiträge mit einfachen Fotos und Links sind verbreitet. Mit anderen Nutzern kann man sich vernetzen und Seiten folgen.

Aber: Hier erreicht man grundsätzlich eher Personen ab 25 Jahren. Für die jüngeren Zielgruppen ist Facebook weniger relevant.

Facebook kann sich für Unternehmen also lohnen, wenn sie:

• Beschäftigte der Generation Y oder Eltern von Generation Z und Alpha erreichen wollen

• relativ wenig Zeit in Social Media investieren möchten

Instagram

Beim Blick auf die junge Zielgruppe zwischen 14 und 29 Jahren liegt Instagram laut ARD/ZDF-Onlinestudie in der wöchentlichen Nutzung deutlich vor Facebook.

Auf der Plattform können Nutzer Fotos und Videos mit Ton hochladen bzw. aufnehmen, bearbeiten und teilen. Diese können zwar durch Texte ergänzt werden, aber der visuelle Teil steht deutlich im Fokus. Die Inhalte sollten relativ hochwertig, kreativ und geschmackvoll sein. Anderen Nutzern kann man folgen.

Instagram kann sich für Unternehmen lohnen, wenn sie:

• die Generation Z direkt erreichen möchten
• über visuelles Material verfügen
• relativ viel Zeit in Social Media investieren können

TikTok

Eine weitere Plattform, die von den jüngeren Generationen verstärkt genutzt wird, ist das Videoportal TikTok.

In einer Umfrage gaben rund 73 Prozent der 16- bis 19-jährigen Befragten an, TikTok zu nutzen. Auch jüngere Jugendliche sind auf dem Portal aktiv.

Die Nutzer können kurze Videoclips ansehen, erstellen, mit Musik kombinieren und Spezialeffekte hinzufügen. Bild und Ton müssen nicht perfekt, aber unterhaltsam sein. Häufig geht es um Comedy und Unterhaltung. Doch auch Neuigkeiten und Mode sind präsente Themen auf TikTok.

Beliebte Videos werden auf der Hauptseite angezeigt. Anderen Nutzern kann man folgen. Besonders bekannt ist TikTok für seinen Algorithmus, der Nutzern immer mehr Videos basierend auf ihren Interessen anzeigt.

Wenn die Zielgruppe sich also einmal für ein Unternehmen interessiert, dürften dessen Inhalte künftig häufiger und präsenter ausgespielt werden.

TikTok kann sich für Unternehmen lohnen, wenn sie:

• Schüler aus der Gen Z und noch jüngeren Nachwuchs aus der Generation Alpha erreichen möchten
• sie unterhaltsame Inhalte in Bewegtbild bieten können
• sie viel Zeit in Social Media investieren können
• Personen im Unternehmen vor die Kamera treten möchten
• sie sich trauen, auch über sich selbst zu lachen und nicht nur ernste Inhalte vermitteln wollen

Messengerdienste wie WhatsApp

Der beliebteste Messengerdienst ist WhatsApp. Daher hat das Medium auch im Personalmanagement viel Potenzial, auch wenn die meisten den Dienst bislang privat nutzen.

Mit der App „WhatsApp Business“ können KMU sowohl mit Kunden als auch mit Bewerbern kommunizieren, wenn diese zustimmen. Die App ist kostenlos im App Store (Apple) oder Play Store (Google / Android) erhältlich und kann mit einer normalen Mobilfunknummer verwendet werden.

Eine der Funktionen ist, dass KMU einen sogenannten Kurzlink erstellen können: Bewerber können diesen anklicken, um direkt mit dem Betrieb via Chat in Kontakt zu treten – ohne die Unternehmensnummer abspeichern zu müssen.

Ferner können über die App Updates zum Bewerbungsverfahren oder Newsletter mit Jobangeboten versendet werden. Antwort-Texte können als Schnellantworten gespeichert und verschickt werden.

WhatsApp lässt sich vielfältig einsetzen, zum Beispiel, um Bewerbungsprozesse zu vereinfachen. So können Unternehmen Bewerbungen über WhatsApp entgegennehmen oder Fragen von Jobinteressenten beantworten.

Ein Vorteil: Die meisten dürften die App bereits installiert haben, sodass eine wichtige Hemmschwelle wegfällt. Aber Achtung: Hier ist wichtig, sich über die nötigen Datenschutzvorkehrungen zu informieren.

WhatsApp kann sich für Unternehmen lohnen, wenn sie:

• ein modernes Verfahren nutzen möchten, um Bewerbungen entgegenzunehmen
• mit Bewerbern aus Generation Y und Z kommunizieren und deren Bedürfnis nach möglichst wenig Aufwand und schriftlicher statt telefonischer Kommunikation nachkommen möchten
• bereit und in der Lage sind, rasch auf Bewerberanliegen zu reagieren

Auch berufliche Netzwerke wie LinkedIn oder Xing können als Plattformen genutzt werden, um Stellenanzeigen zu posten und das Interesse von potenziellen Kandidaten zu wecken.

Das wohl bekannteste Netzwerk LinkedIn hat nach eigenen Angaben 18 Millionen Nutzer in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Auf beruflichen Plattformen haben Betriebe zudem die Möglichkeit, aktiv nach Talenten zu suchen. Unternehmen können nach demografischen Merkmalen filtern wie Alter, Region, Ausbildungsgrad und berufliche Erfahrung.

Entscheiden Betriebe sich für diesen Kanal, sollten sie sich zunächst ein professionelles Profil anlegen und sich vernetzen. Auf den Plattformen können sie dann gezielt nach Kandidaten Ausschau halten, die von ihrem Profil her zum Unternehmen passen könnten.

Auch für Geschäftsführer oder andere Führungskräfte eines Unternehmens kann es sich lohnen, selbst auf den Netzwerken aktiv zu sein. Das kommt dem Wunsch der jungen Generationen nach authentischer Kommunikation entgegen.

Unternehmen können in den Netzwerken Inhalte posten, die junge Beschäftigte interessieren könnten, zum Beispiel zu Geschäftszahlen, Fortbildungen, Umweltengagement oder Ähnlichem.

Karrierenetzwerke können sich für Unternehmen lohnen, wenn sie:

• Kontakt zu bereits Berufstätigen oder Studenten bekommen möchten
• sich mit Fachkräften vernetzen und eigene Botschaften platzieren möchten
• gezielt nach bestimmten Fachkräften suchen
• relativ viel Zeit investieren können

Die Stellenanzeige ist ein traditionelles Instrument, das nach wie vor zu den wichtigsten Maßnahmen des Recruitings zählt. Online-Jobbörsen sind eine wichtige Adresse, um freie Stellen zu bewerben.

Die Anzeige kann flexibel gestaltet, auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten werden und viele Informationen über den Betrieb enthalten. Angaben zu Entwicklungs- und Karriereangeboten, Sozialleistungen, Standorten und Veranstaltungen finden hier ihren Raum.

Zu den bekanntesten Portalen zählen StepStone und Indeed. Unternehmen können Stellenanzeigen über einen Onlineshop oder per Telefon buchen. Entweder gestalten sie die Anzeige danach selbst oder buchen je nach Plattform als Zusatzoption, dass die Betreiber die Anzeige aus den zugesandten Inhalten erstellen und veröffentlichen.

Jobinteressenten können die Anzeige dann finden, indem sie aktiv auf der Seite suchen. Zudem wird die Anzeige an Orten ausgespielt, an denen die jeweilige Zielgruppe unterwegs ist, zum Beispiel auf Social Media.

Die unterschiedlichen Serviceleistungen sind für Unternehmen mit teils hohen Kosten verbunden.

Digitale Anzeigenportale können sich für Unternehmen lohnen, wenn sie:

• Stellenanzeigen gezielt verbreiten möchten
• bereit sind, Geld zu investieren, um Reichweite zu generieren

Wenn sich Jobinteressenten Stellenanzeigen anschauen, dann wünschen sie sich Informationen über das Unternehmen, den (Ausbildungs-)Beruf und dazu, wie die Ausbildung genau abläuft oder der Joballtag aussieht - und zwar über die Angaben hinaus, die Unternehmen etwa auf StepStone oder Indeed veröffentlichen.

Deshalb sollte jedes Unternehmen zusätzlich digital leicht auffindbare Informationen verfügbar machen. Auf der Homepage des Betriebs sollten neben der Stellenanzeige etwa folgende Informationen zu finden sein, zum Beispiel in der Unterrubrik „Karriere“:

• Erfahrungsberichte von älteren Azubis, im Blog- oder Video-Format
• authentische Fotos
• die genaue Vorstellung des Berufsbildes und Arbeitsalltags, im Blog- oder Video-Format
• der genaue Ablauf des Bewerbungsprozesses

Die Bewertungen und Empfehlungen anderer, insbesondere Gleichaltriger, sind für die jungen Generationen eine wichtige Entscheidungshilfe. Ein erfolgreiches Instrument der Mitarbeitergewinnung ist deshalb die Mitarbeiterempfehlung.

Unternehmen sollten ihre jungen Mitarbeitenden nach Freunden oder Bekannten fragen, die nach deren Ansicht gut in den Betrieb passen. Die Beschäftigten können dies meist gut einschätzen, sodass hohe Chancen bestehen, dass die Akquise erfolgreich verläuft.

In einer Umfrage der Universität Bamberg gab jeder dritte Kandidat der Generation Z an, seinen aktuellen Job durch eine Mitarbeiterempfehlung erhalten zu haben.

Um die Beschäftigten für das Mitarbeiterwerben zu motivieren, können Unternehmen auch Anreize schaffen: Wer einen neuen Mitarbeiter wirbt, bekommt beispielsweise eine Prämie.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme können sich für Unternehmen lohnen, wenn sie:

• Azubis und Beschäftigte aus den Generationen Y und Z gewinnen möchten
• sie eine kostengünstige und relativ unaufwendige Art der Mitarbeitergewinnung suchen
• sie das Betriebsklima verbessern möchten
• sie bereit sind, den Einsatz für die Mitarbeiterwerbung zu honorieren, um das Programm dauerhaft attraktiv zu halten

Auch der persönliche Kontakt ist beim Recruiting der jungen Generationen wichtig. Regionale oder überregionale Job- und Karrieremessen sind hier eine Option. Unternehmen können mit einem Stand auf diesen Karrieremessen präsent sein.

Die Präsenz dort steigert den Bekanntheitsgrad und ermöglicht eine unmittelbare Ansprache von Schülern und Jobinteressierten. So lässt sich eine glaubwürdige und direkte Kommunikation herstellen. Auch die potenziellen Bewerber können am Messestand direkt unter die Lupe genommen werden.

Aber: Die Messen werden oftmals schon lange vor dem Abschluss besucht. Es besteht also die Gefahr, bei den Schülern wieder in Vergessenheit zu geraten.

Um die Bindung zu halten, können KMU interessierte Schüler auffordern, ihre Mailadresse zu hinterlegen, beispielsweise via Tablet direkt am Stand. So können Betriebe ihnen Stellenangebote zukommen lassen – und einen Talentpool aufbauen.

Jobmessen können sich für Unternehmen lohnen, wenn sie:

• persönlich in Kontakt treten möchten mit der Generation Z, etwa Schülern und Berufseinsteigern
• relativ viel Aufwand betreiben können
• sie neben der einzusetzenden Arbeitszeit Kosten wie Standgebühren und Werbematerial tragen können

Eine weitere Option ist, an einem Azubi-Speeddating teilzunehmen. Dort stellen sich Jugendliche in rund zehn Minuten bei einem Unternehmen ihrer Wahl vor und präsentieren ihre Stärken. Der persönliche Eindruck zählt mehr als Noten und Abschlüsse.

Wenn es gut läuft, können die Unternehmen die Kandidaten danach zum weiteren Bewerbungsprozess einladen. Ansprechpartner sind beispielsweise die Industrie- und Handelskammern.

Azubi-Speeddatings können sich für Unternehmen lohnen, wenn sie:

• persönlich in Kontakt treten möchten mit Schülern der Generation Z
• sie bereit sind, auf Standard-Bewerbungsverfahren zu verzichten
• sie weniger Wert auf gute Noten legen und bereit sind, gezielte Bedarfe junger Bewerber zu fördern

Wie können KMU junge Fachkräfte für sich gewinnen? Der Recruiting-Berater Tim Hemzal hilft Unternehmen, eine eigene Botschaft zu entwickeln und Nachwuchs aus der Generation Z damit zu begeistern. Er gibt Tipps, wie Unternehmen vorgehen sollten.

Welche Fehler machen Unternehmen beim Recruiting der Generation Z?

Viele Unternehmen haben ihre Recruiting-Prozesse seit Jahren oder gar Jahrzehnten nicht wesentlich verändert. Sie setzen auf Stellenanzeigen und Headhunter, um junge Menschen zu erreichen. Viele halten sich schon für fortschrittlich, wenn sie digitale Stellenbörsen nutzen. Aber da sage ich ganz klar: Das reicht nicht. Denn da ist man nur einer von sehr vielen. Besser ist, digitale Tools effektiv zu nutzen. Doch im ersten Schritt sollte man eine Botschaft entwickeln, mit der man die Zielgruppe erreichen kann.

Wie könnte so eine Botschaft aussehen?

Unternehmen sollten sich überlegen: Was ist der eine Satz, der die jungen Bewerber von mir überzeugt? Dabei muss man an ihre Bedürfnisse denken: flexible Arbeitszeiten, Erfahrungen sammeln, sich für Nachhaltigkeit einsetzen, etwas verändern, modern und digital arbeiten. Wichtig ist, dass man dabei authentisch bleibt und nicht einfach gut klingende Worthülsen verwendet.

Ein Beispiel?

Nehmen wir eine Großbäckerei. Sie könnte zum Beispiel damit werben, dass Regionalität ihr wichtig ist. Alle Filialen sind im Umkreis von 100 Kilometern, die Zutaten kommen aus der Nähe. Oder sie fokussiert sich darauf, dass sie Handwerk mit Innovation verbindet, digitale Hilfsmittel nutzt. So lässt sich bei jedem Betrieb etwas finden, das bei der Generation Z ankommt.

Wenn man sich für eine Botschaft entschieden hat: Welcher Kanal ist der beste, um sie verbreiten?

Ich empfehle ganz klar Social Media. Wer die Generation Z erreichen möchte, hat mit TikTok und Instagram die besten Chancen.

Und was ist mit Facebook? Für viele Unternehmer dürfte das einfacher sein, weil sie damit eher schon mal in Berührung gekommen sind. Und dort könnte man die Eltern der jungen Nachwuchskräfte erreichen, die ihre Kinder dann für Jobs begeistern.

Meine Erfahrung ist, dass man so vielleicht erstmal Leute findet, die aber keine intrinsische Motivation haben. Die Eltern schubsen ihre Kinder in eine Richtung, ohne dass diese wirklich Lust auf die Sache haben. Deshalb lohnt es sich, die Zielgruppe mit etwas mehr Aufwand direkt anzusprechen.

Wenn die Entscheidung dann zum Beispiel auf TikTok fällt: Was kann man da als Unternehmen genau posten?

Auf jeden Fall sollte man authentisch bleiben. Als Mittelständler ein Rap-Video aufzunehmen, mag zwar amüsant für die Zuschauer sein, passt aber vielleicht nicht zum Image. Es müssen auf TikTok nicht alle lustig sein. Betriebe können vielleicht etwas Handwerkliches aus dem Alltag zeigen – junge Leute, die zeigen, was sie am Tag geschafft haben oder Tipps geben. Azubis oder Praktikanten an Bord zu holen und sie die Social-Media-Arbeit machen zu lassen, ist auf jeden Fall hilfreich.

1) Etablieren Sie ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm. Das heißt: Legen Sie ein standardisiertes Verfahren fest, damit Beschäftigte Verwandte, Freunde oder Bekannte als potenzielle Mitarbeiter vorschlagen können.

2) Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zum Beispiel per E-Mail oder im Intranet, neue Mitarbeiter zu werben. Informieren Sie dabei über Abläufe und Details, zum Beispiel, indem Sie ein Frage-Antwort-Schreiben aufsetzen.

3) Informieren Sie Ihre Beschäftigten über aktuelle Stellenausschreibungen, zum Beispiel per E-Mail, Intranet, Aushang oder in Meetings.

4) Die einfachste Variante ist, das System für ausgeschriebene Stellen einzuführen. Gerade, um Nachwuchskräfte aus den Generationen Y und Z zu gewinnen, sollten Sie Ihre Beschäftigten ermutigen, Links zu den entsprechenden Stellenanzeigen in ihrem Umfeld zu verbreiten, etwa über soziale Medien oder Messenger-Dienste. Bewirbt sich dann eine Person, sollte sie im Anschreiben, im E-Mail-Text oder ähnlichem auf die Person hinweisen, die sie geworben hat.

5) Zusätzlich können Sie Beschäftigte ermutigen, auch initiativ interessante Kandidaten vorzuschlagen, ohne dass es eine entsprechende Stellenausschreibung gibt. Hierzu sollten Sie einen Ansprechpartner benennen und klären, wie dieser erreichbar ist – zum Beispiel per E-Mail.

6) Stellen Sie eine Prämie in Aussicht für erfolgreiche Empfehlungen, zum Beispiel 500 oder 1.000 Euro brutto. Es bieten sich aber auch kostengünstigere Sachprämien an, mit denen sich gezielt die Freizeitaffinität der Generation Z ansprechen lässt, etwa Urlaubstage oder Gutscheine.

7) Sorgen Sie dafür, dass das „Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter“-Programm nicht in Vergessenheit gerät. Ein Aushang am Schwarzen Brett oder ein dauerhaft sichtbarer Post im Intranet können hier helfen. Ebenfalls sinnvoll ist, einen Mitarbeitenden zu bestimmen, der für das Programm zuständig ist und immer wieder darauf aufmerksam macht.

Profil anlegen und Formate

Um auf Instagram aktiv zu sein, gilt es zunächst, sich einen Account anzulegen. Als Namen empfiehlt es sich, keine kryptischen Abkürzungen, sondern den Unternehmensnamen zu nutzen. Zudem sollte ein Profilfoto hochgeladen werden, etwa das Unternehmenslogo.

In der Biografie kann man eine kurze Beschreibung angeben, zur Auflockerung zum Beispiel versehen mit Emojis und Hashtags, und einen Link zur eigenen Webseite hinterlegen. Nutzer sollten ihr Netzwerk erweitern, indem sie anderen folgen.

Gängige Formate sind neben Beiträgen mit hochwertigen Fotos und beschreibenden Texten sogenannte „Reels“ und „Storys“. Bei Reels handelt es sich um kurze, dynamische Videos, die sich in der App erstellen und mit Musik und Effekten unterlegen lassen. Sie bleiben dauerhaft im eigenen Profil sichtbar.

Storys sind kurze Videos, die nach 24 Stunden wieder gelöscht werden. Eine Story kann man mit Videos, Fotos und Beiträgen anderer Nutzer bestücken. Nutzer können zum Beispiel Freunden, Kollegen, Unternehmen oder Influencern folgen und bekommen zu sehen, was diese veröffentlichen.

Ausgewählte Stories können als “Highlights” prominent direkt unter der Beschreibung des Profils gespeichert werden. Dort lassen sich etwa alle Stories zusammenfassen, die sich mit bestimmten Themen wie Arbeitsalltag oder Mitarbeiter-Benefits beschäftigen.

Erfolge auswerten

Es ist möglich, das eigene Profil kostenfrei zu einem Business-Konto zu machen. Dazu muss man im regulären Profil unter Einstellungen auf “Konto” klicken und dann “Zu professionellen Konto wechseln” auswählen. Danach lässt sich eine Kategorie und dann “Business” auswählen. Danach muss man nur noch das Profil vervollständigen.

Vorteil eines Business-Kontos ist, dass Unternehmen genauere Informationen dazu bekommen, wie erfolgreich ihre Beiträge sind und wie sich ihre Follower verhalten. Zudem lässt sich leichter zur Kontaktaufnahme ermuntern und kostenpflichtige Werbung schalten.

Darüber hinaus sollten Unternehmen auf wichtige Kennzahlen achten, um zu prüfen, ob ihre Inhalte gut ankommen und gegebenenfalls nachsteuern zu können.

Wichtig sind bei Instagram unter anderem die Zahl der Follower, die sogenannten Likes (Gefällt-Mir-Angaben), Klicks und Shares (andere Nutzer teilen den Beitrag in ihrem eigenen Netzwerk).

Werten Unternehmen diese Daten aus, können sie zum Beispiel herausfinden, welche Beiträge besonders große Reichweite erlangen und künftig häufiger ähnliche Inhalte verbreiten.

Bei Stories können Unternehmen zudem herausfinden, wie oft auf verlinkte Webseiten geklickt wird, wie viele Nutzer eine Story überspringen oder so sehr das Interesse verlieren, dass sie das Anschauen der Stories abbrechen.

Passende Inhalte finden

Unternehmen sollten aussagekräftige, authentische Fotos oder Videos auf Instagram posten und kurze Texte dazu verfassen. Sie können zum Beispiel Mitarbeiter oder bestimmte Berufe vorstellen, interessante Ereignisse aus dem Betriebsalltag einfangen sowie auf Engagement für die Umwelt oder erfolgreiche Projekte hinweisen.

In Stories lassen sich auch Musik und Quiz-Fragen einbinden. In Live-Videos können Mitarbeiter des Unternehmens Fragen zu ihrem Beruf beantworten.

Azubis und Co. sorgen für zielgruppengerechte Inhalte

Als Trend haben sich Instagram Take-Over erwiesen. Bei einem Take-Over wird der Unternehmenskanal von einem oder mehreren Beschäftigten für einen begrenzten Zeitraum, etwa eine Woche, übernommen.

Die Mitarbeitenden teilen Storys, Fotos und Reels auf dem Unternehmensprofil und geben so einen authentischen Einblick in ihren Arbeitstag. Die eigenen Mitarbeiter dienen so als Markenbotschafter, die dem Unternehmen ein Gesicht geben.

Der Unternehmensaccount kann aber nicht nur von den eigenen Mitarbeitenden, sondern auch von Externen übernommen werden.

Eine Möglichkeit ist, Influencer oder Personen aus der Region zu engagieren, die einen oder mehrere Tage den Betrieb kennenlernen. Das kostet, aber so lässt sich Reichweite aufbauen. Im Handwerk gibt es beispielsweise diverse Social Media-Persönlichkeiten.

Bevor es zu dem Takeover kommt, sollte das auf dem Kanal angekündigt werden. Und: Dem Influencer oder übernehmenden Mitarbeiter sollten Guidelines an die Hand gegeben werden. Darin sollten Ziele, Erwartungen und Formalitäten festgehalten werden: Was darf gezeigt werden, was auf keinen Fall gezeigt werden? Welche Hashtags sollen genutzt werden?

Gegebenenfalls können Unternehmen und Mitarbeiter vorher auch gemeinsam einen Inhalts-Plan erstellen. Sollte einem angekündigten Takeover schon nach zwei Tagen der Inhalt ausgehen, wirkt das unprofessionell.

Vor Veröffentlichung kann ein Verantwortlicher des Unternehmens die Inhalte freigeben. Aber: Ein wenig Vertrauen gehört dazu. Mit zu vielen Vorgaben raubt man dem Takeover seine Authentizität.

Profil anlegen und Formate

Legen sich Unternehmen einen Account bei TikTok an, können sie als Namen den Unternehmensnamen angeben und ein Logo als Profilfoto hochladen sowie eine kurze Beschreibung hinzufügen.

Das Konto können sie dann in ein Geschäftskonto umwandeln, indem sie auf “Einstellungen und Datenschutz” klicken, dann “Konto verwalten” und “Zum Business-Konto” wechseln. Dabei können sie eine Geschäftskategorie auswählen und ihre Kontaktinformationen ausfüllen.

Auf der Startseite sehen Nutzer, welche Videos derzeit im Trend sind. Sie können Inhalte liken, teilen und anderen folgen. Nutzer können kurze Video-Clips aufnehmen. Sie wählen den Begleitsound aus, nehmen ein Video auf oder wählen ein zuvor erstelltes aus.

Beliebt ist die sogenannte “Duett”-Funktion: Nutzer können einen populären Clip auswählen, teilen und diesen mitsingen oder gleichzeitig tanzen. Die eigene Kamera öffnet sich parallel zum ausgewählten Clip. Für Unternehmen kann sich diese Funktion auch anbieten, um ein neues Produkt zu zeigen und parallel zu erklären.

Auch “Challenges” sind auf TikTok populär. Unter bestimmten Stichworten bzw. Hashtags wird zu einem Wettbewerb aufgerufen. Nutzer können sich mit eigenen Videos daran beteiligen. Auch Alltagstipps (sogenannte Lifehacks), Tanzvideos und persönliche Clips sind verbreitet. Bei einer Challenge ist allerdings etwas Kreativität gefragt.

Unternehmen können die Aufgabe, sich eine unternehmensbezogene Challenge auszudenken, zum Beispiel an junge Mitarbeiter weitergeben. Gemeinsam können sie besprechen, was erwünschte und was unerwünschte Darstellungen sind. Was darf vom Unternehmen gezeigt werden – und was lieber nicht? Die Inhalte sollten zum Unternehmen passen.

Passende Inhalte finden

Unternehmen können die Plattform nutzen, um in kurzen Videos Geschichten aus dem Arbeitsalltag zu erzählen, sowie Informationen über Berufe oder Produkte zu verbreiten. Das setzt natürlich voraus, dass es kameraaffine Mitarbeiter gibt und unterhaltsame Inhalte produziert werden können. Sie können sich auch an Challenges beteiligen.

Azubis und Co. sorgen für zielgruppengerechte Inhalte

Wer TikTok nutzen möchte, sollte etwa darüber nachdenken, eigene Azubis als Unterstützer zu gewinnen. Denn diese kennen sich vermutlich schon gut mit dem Medium aus und können dabei helfen, die Zielgruppe dort zu überzeugen.

Für Betriebe gibt es zudem die Möglichkeit, auf Social Media-Plattformen gezielte Werbeanzeigen zu schalten. Das kann unter anderem dann attraktiv sein, wenn Unternehmen auf der Plattform Nutzer der jungen Generationen erreichen möchten, selbst aber nur wenig Kapazitäten oder Ideen für eigenen Content haben und deshalb ausgewählte Inhalte besonders schnell und gezielt verbreiten wollen.

KMU können beispielsweise einstellen, wie alt die User sein sollen, die ihre Anzeige zu Gesicht bekommen. Wie das funktioniert, lässt sich an den Beispielen Instagram und TikTok erklären:

Um Werbung auf Instagram zu schalten, benötigen Betriebe einen Instagram-Account sowie ein Werbekonto bei Facebook, da beide sozialen Netzwerke zum selben Konzern gehören. Im Abschnitt „Zielgruppe“ können sie mithilfe bestimmter Merkmale bestimmen, wer die Anzeige sehen soll. Neben Alter und Geschlecht können auch Interessen oder der Standort gewählt werden.

Danach wird die Art der Anzeige gewählt. Zur Auswahl stehen: Foto Ads, Video Ads mit Videos von bis zu 60 Sekunden Länge oder Karussell Ads, die mehrere Bilder miteinander verbinden. Anschließend bestimmen KMU noch das Budget, das sie für ihre Kampagne ausgeben wollen - entweder ein Tagesbudget oder eine bestimmte Laufzeit.

Tiktok hat einen Kampagnen-Manager zur Planung einer Werbe-Kampagne. Nach einem Klick auf den Start-Button kann man das Werbeziel festlegen, Tiktok bietet hier eine Auswahl. Danach kann man auch hier die Zielgruppe bestimmen.

Es gibt verschiedene Optionen: Über „Narrow Targeting“ legt man etwa fest, welchen Usern die Anzeige ausgespielt werden soll. Es gibt aber auch automatisierte Verfahren, in denen Tiktok seinen Algorithmus nutzt.

Bei der Videoplattform hat man im nächsten Schritt die Wahl zwischen einem täglichen und einem festgelegten Laufzeitbudget. Danach wird über „Gebote und Optimierung“ das Abrechnungsmodell festgelegt sowie die Auslieferung. Beispielsweise können am Anfang einer Kampagne die Anzeigen in höherer Frequenz ausgespielt werden.

Der nächste Schritt ist die Festlegung des Anzeigenformats: Soll es sich um ein Video oder ein Bild handeln? Bei Ersterem kann man ein bereits fertiges Video bei Tiktok hochladen – oder die Anzeige im „Creative Toolkit“ erstellen. Hier kann man zum Beispiel Filme im „Diashow-Format“ kreieren.

Wichtig ist, sich bei beiden Netzwerken ausreichend Zeit für die Erstellung der Anzeige zu nehmen - sie muss “sitzen”. Ist die Anzeige einmal im Umlauf, ist es schwer, die Verbreitung wieder zurückzudrehen. Unkreative oder lieblose Anzeigen können dafür sorgen, dass die Zielgruppe das Interesse verliert oder sogar ein schlechtes Bild vom Unternehmen bekommt

Auf der Webseite eines Unternehmens sollten Informationen für Jobinteressenten so ansprechend und einfach wie möglich aufbereitet sein.

KMU sollten dabei stets die User Experience (UX) im Blick haben und sich dafür gegebenenfalls professionelle Unterstützung holen. Der Begriff bezeichnet das Erlebnis, das eine Person hat, die eine Webseite besucht. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass eine Webseite funktional, schnell und intuitiv sein sollte, damit sich der Nutzer gut zurechtfinden kann.

Dazu gehört zum Beispiel:

• Wichtige Rubriken wie “Karriere” sollten im Top-Menü der Webseite gut sichtbar sein. Man sollte mit zwei Klicks zu den relevanten Inhalten gelangen.
• Unternehmen sollten zudem nicht zu viele Unterrubriken erstellen. Weniger häufig genutzte Anlaufpunkte, wie beispielsweise die AGB, können am Ende der Webseite in einem Untermenü untergebracht werden.
• Ferner sollten alle Informationen direkt auf der Seite lesbar sein. PDF-Downloads stören die Nutzererfahrung.
• Zudem sollten Unternehmen dafür sorgen, dass die Homepage auch auf einem Smartphone-Bildschirm gut dargestellt wird. Mit einem responsiven Design passt sich eine Homepage jeder Bildschirmgröße automatisch an.

Wer als Unternehmen an einer Jobmesse teilnehmen möchte, muss eine relativ aufwendige Vorbereitung betreiben, idealerweise mit einigen Monaten Vorlauf. Es lohnt sich, am Anfang die Ziele der Teilnahme zu bestimmen, einen Zeitplan mit den wichtigsten To Do’s zu erstellen und das Team für die Messe festzulegen.

Beim Messeveranstalter lassen sich Informationen dazu anfordern, wie der Messestand aussehen darf. Wichtig ist, Informationen zu Berufen und offenen Stellen möglichst sichtbar und gebündelt darzustellen.

Die Teilnahme sollten Unternehmen im Vorhinein bekannt geben, zum Beispiel auf ihrer Webseite, im Newsletter, auf Social Media oder in Anzeigen.

Beim Material, das Unternehmen zu einer Messe mitnehmen, sollten sie kreativ sein: Jobinteressenten sammeln beim Messerundgang unzählige Flyer, Kugelschreiber oder Flyer ein. An einem Quiz teilzunehmen oder - wenn es sich aus dem Portfolio heraus anbietet - ein besonderes Goodie mit nach Hause zu nehmen, ist attraktiver als auf Standard-Druckprodukte zu setzen.

Beim Personal, das den Stand auf der Messe betreut, sollte es sich idealerweise um motivierte und extrovertierte Mitarbeiter handeln, die aktiv auf Besucher zugehen. Lohnen kann sich dabei, dass nicht nur Personaler vor Ort sind, sondern auch Beschäftigte aus den Abteilungen, für die Nachwuchs gesucht wird. Diese sollten sich vorab Antworten auf die wichtigsten Fragen der Besucher überlegen und den Ablauf des Bewerbungsprozesses kennen.

Nur jedes dritte Unternehmen in Deutschland hat eine Vorstellung davon, wie es als Arbeitgeber wahrgenommen werden will.

Mithilfe einer Employer Branding-Strategie verschaffen Sie sich Klarheit darüber, wer Sie als Arbeitgeber sind und wer Sie in Zukunft sein wollen.

Dies hilft Ihnen dabei, Ihre Attraktivität zu steigern. Auf Basis folgender Fragen können Sie den Kern Ihrer Employer Branding-Strategie entwickeln: die Arbeitgebermarke.

• Was sind Ihre Stärken und Ihre Schwächen als Arbeitgeber?
• Wer genau gehört innerhalb der Gen Y und Z zu Ihrer Bewerberzielgruppe – Schüler, Studenten, Berufsanfänger, erfahrenere Absolventen?
• Welche Erwartungen und Werte hat diese Zielgruppe?
• Wie decken sich Ihre Stärken, aber auch Ihre Schwächen, mit dieser Zielgruppe?
• Was macht Sie für diese Zielgruppe als Arbeitgeber attraktiv?
• Was ist Ihr Alleinstellungsmerkmal im Vergleich zu Wettbewerbern?

Wenn Sie diese Fragen für sich beantwortet haben, können Sie Botschaften Ihrer Arbeitgebermarke formulieren. Es handelt sich praktisch um Claims, die Ihre Werte und Kultur als Unternehmen vermitteln. Welches Versprechen geben Sie Ihren zukünftigen Mitarbeitenden – und welche Erwartungen stellen Sie an diese?

Treten Sie mit diesen Botschaften nach außen hin als Arbeitgeber auf, nutzen Sie sie für Ihre Kommunikation.

• Überlegen Sie sich, auf welchen Plattformen Sie künftig aktiv sein wollen – von Social Media bis Berufsnetzwerke. Jede hat unterschiedliche Vor- und Nachteile. Für Social Media kann dieser Test  bei der Entscheidung helfen.
• Legen Sie sich auf der jeweiligen Plattform ein professionelles Profil an, pflegen Sie Ihr Netzwerk und treten Sie in Interaktion mit Ihrer Zielgruppe. Beobachten Sie auch, was die Konkurrenz auf der Plattform macht.
• Posten Sie Stellenausschreibungen auf digitalen Anzeigenportalen wie Stepstone, indeed oder Kimeta.

o   Beginnen Sie Ihre Stellenanzeige mit einem klaren Titel. Nutzen Sie hierfür die konkrete Jobbezeichnung. Umschreibungen wie „Marketing-Genies oder Sales-Gurus gesucht“ hingegen wirken schnell abschreckend.

o   Beginnen Sie Ihre Stellenausschreibungen mit Sätzen, die aktuellen Wünschen potenzieller Kandidaten entsprechen könnten. Erwägen Sie auch, zu duzen statt zu siezen. Zum Beispiel: „Du willst endlich…“ oder „Komm in unser Team“. Letzteres sollten Sie mit einem Foto Ihres Teams kombinieren.

o   Formulieren Sie klar, was Ihr Kandidat mitbringen muss (Must Haves) und gerne mitbringen kann (Nice to have). Erläutern Sie, was die Position in Ihrem Unternehmen bedeutet, zum Beispiel: „Das macht ein Frontend Entwickler bei uns“. Zählen Sie zum Schluss auf, was Sie Mitarbeitenden alles bieten.

• Ist das Interesse geweckt oder suchen Menschen aktiv nach Ihrem Unternehmen als Arbeitgeber, landen sie schnell auf Ihrer Webseite. Sie muss ein echtes Aushängeschild ihres Unternehmens sein. Prüfen Sie deshalb regelmäßig, ob alles funktioniert und einwandfrei dargestellt wird. Wie benutzerfreundlich ist Ihre Karrierewebseite auf mobilen Endgeräten? Lädt die Webseite zügig und technisch einwandfrei? Wenn Sie Mängel feststellen, sollten Sie diese beheben.
• Seien Sie auch in der analogen Welt aktiv. Nutzen Sie Job- und Karrieremessen, bieten Sie Praktika und Werkstudententätigkeiten an. Holen Sie Absolventen für ihre Abschlussarbeiten ins Unternehmen.

• Achten Sie auf eine authentische Sprache. Dies bedeutet nicht, dass Sie künstlich versuchen sollten, Jugendsprache zu verwenden. Vielmehr geht es darum, keine gestelzte Schriftsprache zu verwenden. Und je nach Situation das „Du“ zu verwenden.
• Vermeiden Sie Bandwurm-Sätze.
• Zeigen Sie aufrichtiges Interesse für Anfragen von Bewerbern. Reagieren Sie zügig.
• Nutzen Sie kein Stockmaterial oder gestellte Bilder. Um authentisch zu bleiben, sollten Unternehmen Fotos und Videos aus ihrem eigenen Betriebsalltag verwenden.
• Binden Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv ein. Lassen Sie diese beispielsweise Ihren Arbeitsalltag, bestimmte Geräte oder Projekte erläutern. Stellen Bewerber Ähnlichkeiten mit Ihren Mitarbeitenden fest, erhöht dies die Attraktivität Ihres Unternehmens. So vermitteln Sie glaubwürdig weiche Faktoren, auf die es in Ihrem Unternehmen ankommt.
• Wenn Sie mehrere Kanäle nutzen, sollten Sie Ihre Inhalte für die jeweiligen Ausspielwege anpassen. Ein Posting, das auf Instagram funktioniert, funktioniert nicht zwangsläufig auf TikTok. Eine Kampagne für alle ist zwar zeitsparend, aber nicht unbedingt zielführend. Setzen Sie sich daher mit den Eigenheiten der Plattformen auseinander. Die gängigen sozialen Netzwerke unterscheiden sich teils stark voneinander und sollten daher auch immer differenziert behandelt werden.

Ermitteln Sie beispielsweise über Austrittsgespräche, warum Mitarbeitende Sie verlassen. Schauen Sie ebenfalls auf folgende Aspekte:

• Wie lange dauert es, bis Sie freie Stellen neu besetzen können?
• Wie genau passen neu eingestellte Mitarbeitende zu Ihnen? Entspricht die Ausbildung dem Anforderungsprofil? Unterstützen die Kandidaten die Unternehmenswerte?
• Wie lange bleiben neu eingestellte Mitarbeitende bei Ihnen?
• Wie haben sich die Kosten für Personalbeschaffung entwickelt?

Ermitteln Sie auch, welchen Ruf Sie online als Arbeitgeber haben:

• Prüfen Sie, wie Ihr Unternehmen auf Arbeitgeberbewertungsportalen wie Kununu oder Glassdoor bewertet wird. Erwägen Sie, sich dort ein eigenes Profil anzulegen und auf Bewertungen zu reagieren.

Managen Sie Interaktionen in den Sozialen Medien aktiv:

• Reagieren Sie gegebenenfalls auf negative Beiträge. Nehmen Sie sich aber ausreichend Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie antworten wollen. Und: Analysieren Sie den Fall. Hat der Nutzer mit seiner Beschwerde objektiv recht?
• Löschen Sie keine Beiträge oder Kommentare. Das wird schnell als Zensur ausgelegt. Allerdings gibt es Ausnahmen: Kommentare, die Beleidigungen enthalten oder gar strafrechtlich verfolgt werden können. Löschen Sie diese und weisen Sie danach darauf hin, dass diese aufgrund massiver Verstöße gegen die „Netiquette“ gelöscht wurden. Ihre Netiquette sollte in Ihrem Profil hinterlegt sein. Orientieren Sie sich für Ihre Kommentar-Richtlinien im Zweifel an den Netiquetten von anderen Unternehmen.

Wenn junge Mitarbeitende Sie verlassen, muss das kein Abschied für immer sein. Womöglich möchten sie nur etwas Neues ausprobieren und sind bereit, zu einem späteren Zeitpunkt zu Ihnen zurückzukehren. Gestalten Sie den Abschied also wertschätzend.

• Erkennen Sie an, was der Mitarbeitende in seiner Zeit bei Ihnen geleistet hat.

• Zeigen Sie Verständnis für den Wechsel. Erläutern Sie, dass Sie nachvollziehen können, dass der Mitarbeitende etwas Neues ausprobieren will – und betonen Sie, dass es eine Rückkehr-Chance gibt.

• Fragen Sie, ob es in Ordnung ist, miteinander in Kontakt zu bleiben – und den ehemaligen Mitarbeitenden via Mail oder in sozialen Netzwerken anzuschreiben.

Und dann?

• Schreiben Sie Mails zum Geburtstag oder zu Weihnachten oder gratulieren Sie über Netzwerke wie LinkedIn.

• Setzen Sie ein Alumni-Netzwerk auf. Dieses kann beispielsweise einmal jährlich ein Ehemaligen-Treffen organisieren.

• Versenden Sie einen Job-Newsletter mit aktuellen Stellenausschreibungen. Informieren Sie darin kurz und kompakt über aktuelle Ereignisse und Neuerungen im Unternehmen.

• Laden Sie zu Feiern ein

Wenn Unternehmen offene Stellen besetzen möchten, sollten sie schon beim Formulieren der entsprechenden Anzeigen die Wünsche der Generationen Y und Z berücksichtigen.

Wichtig ist zunächst eine aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibung. Unternehmen sollten die konkreten Aufgaben beschreiben und die Sinnhaftigkeit der Arbeit hervorheben, etwa an welchem konkreten Ziel mitgearbeitet wird.

Zudem sollten sie beschreiben, wofür das Unternehmen steht und welches konkrete Engagement es für Umwelt oder Gesellschaft leistet.

Die Liste der Anforderungen an den Kandidaten gehört unbedingt dazu. Sie sollte aussagekräftig, aber nicht zu lang sein. Denn sind die geforderten Fähigkeiten zu kleinteilig, schreckt das Bewerbende der jungen Generationen eher ab. Sie haben häufig die Einstellung, dass sich über die Grundqualifikationen hinaus vieles noch dazulernen lässt.

Zusätzlich sollte unbedingt der Unterpunkt “Was wir bieten” untergebracht werden. So können Unternehmen sich von der Konkurrenz absetzen und die Erwartungshaltung der jungen Nachwuchskräfte befriedigen.

Unternehmen sollten hier aber nur jene Punkte angeben, die sie auch wirklich bieten können und wollen. Wird in der Stellenanzeige etwa eine bestimmte Homeoffice-Quote versprochen, diese aber im Arbeitsalltag später nicht eingehalten, sorgt dies schnell für Unmut.

Eine Auswahl von Aspekten, mit denen Unternehmen punkten können und die sie in der Stellenanzeige hervorheben sollten:

• ein gutes Arbeitsklima
• flexible Arbeitszeiten zur Gewährleistung einer guten Work-Life-Balance sowie Vereinbarkeit von Job und Privatleben
• Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten; ggf. auch aus dem Ausland
• Weiterbildungen
• besondere Vergünstigungen wie subventioniertes ÖPNV-Ticket
• Kantine oder (kostenlose) Versorgung mit Getränken, Kaffee, frischem Obst o.ä.
• die Sinnhaftigkeit der Arbeit
• eine attraktive Vergütung
• Arbeitsplatzsicherheit, zum Beispiel gute Chancen auf Übernahme für Azubis

Allerdings sollten Unternehmen auch nicht zu viel schreiben. Sie laufen sonst Gefahr, dass die Ausschreibungen nicht gelesen werden oder wichtige Punkte untergehen. Aufzählungen oder Fettungen im Text helfen den Lesern, sich zu orientieren.

Die Millennials, und stärker noch die Nachwuchskräfte aus der Generation Z, legen Wert auf schnelle, digitale Bewerbungsverfahren.

Muss man einen Stapel an Dokumenten und ein ausführliches Anschreiben per Post einreichen, beginnen viele gar nicht erst mit der Bewerbung oder brechen diese ab.

Es lohnt sich deshalb, die Anforderungen an die Bewerbungsunterlagen zu minimieren und umzugestalten.

Bewerbung per E-Mail akzeptieren, kein Anschreiben

Wer sein bisheriges analoges Verfahren nur geringfügig umstellen will, sollte Bewenden zumindest ermöglichen, alle nötigen Unterlagen per E-Mail einzureichen.

Es kann sich lohnen, auf ein aufwändiges Anschreiben zu verzichten. Ob Bewerbende zum Unternehmen passen, lässt sich auch anhand des Lebenslaufs und der nachfolgenden Gespräche beurteilen.

Mobile und Social Recruiting

Nach Jobs suchen die Generationen Y und Z häufig über ihr Smartphone. Nur die Hälfte der Generation Z nutzt noch Endgeräte mit Tastatur.

Es ist für Unternehmen daher ratsam, den jungen Arbeitskräften einen mobilen Bewerbungsprozess anzubieten. Die Karrierewebseite sollte mobil optimiert werden, Stellenangebote auf Online-Jobbörsen und auf Social Media veröffentlicht werden.

Praktisch für Bewerbende ist es zum Beispiel, wenn sie in einer Online-Stellenbörse auf ein Jobangebot stoßen und von dort aus mit wenigen Klicks ihr Interesse bekunden, ihr LinkedIn-Profil oder ihren Lebenslauf einreichen können. Idealerweise sollte das nur wenige Minuten dauern.

Unternehmen können auch auf ihrer eigenen Karriereseite ein für Mobilgeräte optimiertes Formular anbieten. Finden Personaler die Eckdaten interessant, können sie ein erstes Telefoninterview mit der Person vereinbaren.

Auch mit Messenger-Apps lässt sich die Kommunikation vereinfachen. Unternehmen können zum Beispiel in einer Stellenanzeige einen QR-Code integrieren, sodass Kandidaten diesen mit ihrem Smartphone scannen und zum Beispiel eine WhatsApp-Unterhaltung beginnen können.

Oder sie fordern per Aushang auf “Bewirb dich jetzt per WhatsApp” und geben darunter die Telefonnummer und den Ansprechpartner an. Auf diesem Weg lassen sich offene Fragen klären, Vorstellungsgespräche terminieren und Dokumente übermitteln.

Unternehmen können Bewerbenden auch anbieten, ein kurzes Video von sich einzureichen. Gerade für Kandidaten der Generation Z kann es angenehmer sein, sich selbst in einem mit dem Smartphone aufgezeichneten ein- oder zweiminütigen Video vorzustellen, anstatt Anschreiben und weitere Dokumente einzureichen.

Später kann man trotzdem noch Zeugnisse und andere Arbeitsnachweise anfordern – aber um den Erstkontakt herzustellen, gerade in Branchen mit wenigen Bewerbenden, ist dieses Vorgehen ratsam.

Achtung: Je nachdem, welche Messenger-App Unternehmen nutzen, müssen sie sich über Datenschutzanforderungen informieren – gerade bei der Übermittlung sensibler, personenbezogener Daten.

Egal, für welches Bewerbungsverfahren Unternehmen sich entscheiden: Sie sollten Kandidaten nicht zu lange auf eine Antwort warten lassen.

Wenn sie die Bewerbung per E-Mail ermöglichen, sollten sie per automatischer Antwort den Eingang bestätigen und eine zügige Rückmeldung zusichern. Geben Sie in der automatischen Antwort nochmals einen Kontakt für eventuelle Rückfragen an.

Auch bei anderen Verfahren sollten sie am besten innerhalb weniger Tage reagieren und mitteilen, wann und wie es weitergeht.

Übrigens: Unternehmen tun gut daran, jedem Kandidaten einen guten Bewerbungsprozess zu bieten – auch, wenn sie ihn schlussendlich ablehnen. Denn insbesondere die Generation Z lässt sich stark von negativen Erfahrungen beeinflussen, die Freunde gemacht haben.

Zwei Drittel der Kandidaten bewerben sich laut der Universität Bamberg nicht bei einem Unternehmen, wenn ein Bekannter dort im Bewerbungsprozess schlechte Erfahrungen gemacht hat. 5 von 10 Kandidaten erzählen zudem schlechte Erfahrungen von Freunden an andere Freunde weiter.

Führungskräfte sollten sich gut vorbereiten, bevor sie ein Bewerbungsgespräch führen. Denn es gilt, den Nachwuchs aus den Generationen Y und Z vom eigenen Unternehmen zu überzeugen.

Hilfreich ist zum Beispiel, die wichtigsten Stationen aus dem Lebenslauf des jeweiligen Kandidaten zu kennen und Nachfragen dazu stellen zu können. Das gilt insbesondere auch für Lücken im Lebenslauf: Längere Reisen oder andere Auszeiten nach der Schule oder während des Studiums sind für die jungen Generationen selbstverständlich und tauchen nicht zwangsläufig im Lebenslauf auf. Das heißt aber noch lange nicht, dass die Zeit sinnlos vertan wurde. Es lohnt sich, darüber zu sprechen.

Beim Termin sollte eine angenehme Atmosphäre herrschen: freundliche Begrüßung mit Smalltalk, ruhiger Besprechungsraum, Angebot von Kaffee und Wasser. Es sollte genügend Zeit sein, damit der Bewerbende sich selbst vorstellen kann und die zuständige Person auf Unternehmensseite wiederum das Unternehmen vorstellen kann.

Achtung: Es lohnt sich, von sich aus auf Fragen wie Sinnhaftigkeit der Tätigkeit, flexibles Arbeiten oder Jobsicherheit einzugehen. Das zeigt jungen Bewerbenden, dass das Unternehmen ihre Bedürfnisse ernst nimmt.

Am Ende sollte klar werden, wie es genau weitergeht. Folgt noch eine praktische Aufgabe? Bis wann kann der Bewerbende mit einer Rückmeldung rechnen? Die genannte Frist sollte das Unternehmen natürlich einhalten.

Ist die Unternehmenswebseite ansprechend gestaltet und einfach zu navigieren?

Sie kann mobil einwandfrei abgerufen werden, enthält Verlinkungen zur hauseigenen Karriererubrik und zu den Social-Media-Kanälen.

Ist eine ansprechende Stellenanzeige mit allen wichtigen Informationen vorhanden?

Sie enthält: Informationen über das Unternehmen, Tätigkeitsbeschreibung, Anforderungen und einen Abschnitt mit Informationen dazu, was das Unternehmen dem potenziellen Azubi bietet.

Besteht die Möglichkeit, sich digital zu bewerben?

Es empfiehlt sich, zumindest eine Bewerbung per E-Mail anzubieten.

Ist eine automatische Antwort für Bewerber-E-Mails eingerichtet?

Diese Bestätigungsmail sollte einen Zeitraum enthalten, bis wann der Kandidat mit einer Rückmeldung rechnen kann. Danach sollten zeitnah Details folgen, wie es weitergeht.

Haben Sie allen Kandidaten eine Rückmeldung gegeben?

Melden Sie sich bei jedem– auch bei denen, die nicht zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden.

Beachten Sie beim Vorstellungsgespräch folgende Punkte:

eine höfliche Begrüßung, den Namen des Gegenübers kennen, Wissen über die ausgeschriebene Stelle, Wissen über die wichtigsten Punkte im Lebenslauf des Bewerbenden, eine ausführliche Vorstellung des Unternehmens, ausreichend Raum für Rückfragen zulassen.

Haben Sie den Bewerber ggf. gefragt, ob Sie seine Daten speichern dürfen?

Erfragen Sie, ob Sie Kandidaten, bei denen es dieses Mal knapp nicht geklappt hat, in Ihren Talentpool aufnehmen dürfen.

Haben Sie dem Bewerber mitgeteilt, bis wann er nach dem Bewerbungsgespräch mit einer Rückmeldung rechnen kann?

Teilen Sie einen nicht zu langen Zeitraum mit und halten Sie diesen ein.

Haben neue Mitarbeiter ihre Verträge unterschrieben, vergehen danach oft einige Wochen oder Monate bis zum Jobstart.

Unternehmen sollten diese Zeit nutzen, damit die Beschäftigten bereits eine Bindung zum neuen Arbeitgeber entwickeln und mit gutem Gefühl in den ersten Arbeitstag gehen.

Folgende Maßnahmen können dabei beispielsweise helfen:

• Zu Veranstaltungen einladen: Ist eine Betriebsfeier geplant oder die Kollegen treffen sich zum Teamtag, können Sie den neuen Beschäftigten schon dazu einladen. Das ist eine gute Möglichkeit, um sich bereits auf informellerer Ebene auszutauschen.
• Ansprechpartner für Vorab-Fragen benennen: Benennen Sie einen Ansprechpartner, an den sich die neuen Mitarbeiter wenden können. Punkten können Sie auch, wenn Sie bei der Wohnungssuche helfen, etwa bei Berufseinsteigern, die nun aus dem Elternhaus ausziehen. Doch auch die Millennials dürften viele Fragen haben, zum Beispiel zur Weiterführung ihrer betrieblichen Altersvorsorge oder zu Änderungen bei den Vermögenswirksamen Leistungen. Es hinterlässt einen guten Eindruck, wenn die Beschäftigten sich nicht selbst durchfragen müssen, sondern direkt wissen, wer ihnen helfen kann.
• Infos zum ersten Arbeitstag schicken: Wann und wo sollen sich die Neuen am ersten Tag melden? Was erwartet sie am ersten Tag? Liefern Sie proaktiv Informationen. Achtung: Sie sollten die neuen Mitarbeiter aber auch nicht mit Informationen und Vorab-Aufgaben überfordern – gerade, wenn diese noch in einem vorigen Arbeitsverhältnis stehen. Den neuen Dienst-Laptop vor dem ersten Arbeitstag einzurichten, könnte schon für Stress sorgen oder die Erwartung formulieren, dass vom ersten Tag an Höchstleistung ohne Zeit zum Ankommen erwartet wird.

Der erste Tag ist geprägt von vielen neuen Eindrücken und Informationen. Unternehmen sollten deshalb Struktur bieten und den Start mit Einfühlungsvermögen erleichtern.

• Persönliche Begrüßung: Direkte Vorgesetzte sollten sich in ihrem Kalender ausreichend Zeit blocken, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen. Zeigen Sie in den ersten Gesprächen persönliches Interesse an Ihrem neuen Mitarbeiter, statt nur von sich selbst und dem Unternehmen zu erzählen.

• Willkommensgruß: Überreichen Sie zur Begrüßung eine kleine Aufmerksamkeit – etwa einen Blumenstrauß.

• Paten benennen: Hat man zu Beginn im neuen Job Fragen oder Schwierigkeiten, möchte man nicht immer unbedingt die Vorgesetzten ansprechen. Bieten Sie neuen Mitarbeitern deshalb eine Vertrauensperson aus dem Kollegenkreis an und organisieren Sie einen ersten Kontakt der beiden. Gerade für junge Berufseinsteiger kann es hilfreich sein, wenn dieser Pate ebenfalls aus der Generation Z stammt. Dann ist die Kommunikation unverkrampfter.

• Wichtige Infos: Es kann sich lohnen, eine kleine Powerpoint-Präsentation für Neuankömmlinge zu gestalten, auf die sie auch nach dem Gespräch mit der Führungskraft jederzeit zugreifen können. So lässt sich sicherstellen, dass alle wichtigen Infos von Organigramm über Einführungsveranstaltungen bis zu Ansprechpartnern für betriebliche Altersvorsorge verfügbar sind. Enthalten sein können dabei auch Hinweise zur Unternehmenskultur – etwa, ob noch unbekannte Kollegen grundsätzlich geduzt oder gesiezt werden sollten.

• Zum Feierabendmachen ermutigen: Für junge Beschäftigte aus der Generation Z ist es eine Umstellung, den ganzen Tag im Betrieb zu verbringen. Ab wann darf man sich in den Feierabend verabschieden? Lassen Sie Verunsicherung gar nicht erst aufkommen, sondern signalisieren Sie am ersten Tag ruhig frühzeitig, dass die Beschäftigten nach Hause gehen können. So machen Sie klar, dass Sie dem Bedürfnis nach geregelten Arbeitszeiten und einer guten Work-Life-Balance gerecht werden möchten und Überstunden nicht als Qualitätsmerkmal gelten.

In den ersten Wochen geht es darum, Aufgaben, Abläufe und Kollegen näher kennenzulernen. Unternehmen sollten dabei auf die speziellen Bedürfnisse der jungen Generationen achten:

• Feedback nach erster Woche: Sowohl Millennials als auch die Generation Z legen Wert auf regelmäßige konstruktive Rückmeldungen zu ihrer Arbeit. Lassen Sie sie nicht warten: Ein erstes offizielles Feedback-Gespräch darf schon nach der ersten Woche stattfinden. Dabei sollte es nicht um Kritik Ihrerseits gehen, sondern in erster Linie um die Frage, wie die Beschäftigten die ersten Tage erlebt haben und wie man sie noch besser unterstützen kann.
• Folge-Feedbackgespräche terminieren: Zeigen Sie, dass Feedback wirklich Teil der Unternehmenskultur ist. Bieten Sie deshalb zeitnah weitere Gesprächstermine an – etwa nach dem ersten, dritten und vor dem Ende des sechsten Monats.
• Präsenztreffen ermöglichen: Die jungen Beschäftigten sind zwar digital affin und legen Wert auf mobiles Arbeiten. Trotzdem sollten Sie persönliche Treffen fördern. Gerade bei Beschäftigten der Generation Z dürfte der Wunsch, freundschaftliche Kontakte im Kollegenkreis zu knüpfen, ausgeprägt sein. Bieten Sie zum Beispiel Willkommensfrühstücke oder – wenn Ihr Betrieb so groß ist, dass es mehrere junge Mitarbeiter oder Neustarter gibt – Stammtische für bestimmte Gruppen an. Sie können auch andere Mitarbeiter aus Ihrer Abteilung ermuntern, sich mit den neuen Kollegen zum Kaffeetrinken oder Mittagessen zu verabreden.
• Pünktlicher Feierabend: Ermutigen Sie wie schon am ersten Arbeitstag immer wieder dazu, nicht zu lange im Betrieb zu bleiben.

Die bis zu sechsmonatige Probezeit sollten Unternehmen nutzen, um die Beschäftigten zu überzeugen, dass sie im Betrieb gut aufgehoben sind.

Es gilt, die Bindung nachhaltig zu stärken, Perspektiven im Betrieb zu eröffnen und zu verhindern, dass die Beschäftigten von verkürzten Kündigungsfristen Gebrauch machen.

• Feedbackgespräche: Die bereits vorher terminierten Feedbackgespräche müssen nun angemessen durchgeführt werden. Zeigen Sie Einfühlungsvermögen: Fragen Sie erst nach Erfahrungen des Mitarbeiters und formulieren dann eigene Eindrücke. Am Ende können Sie gemeinsam Ziele festhalten. Die Führungskraft sollte diese schriftlich festhalten und in Aussicht stellen, dass bei folgenden Feedbackgesprächen darüber gesprochen wird, inwiefern diese erreicht werden konnten bzw. welche Hürden es gab.
• Rechtzeitig gegensteuern: Wenn Sie merken, dass die neuen Mitarbeiter nicht zur Aufgabe passen oder sich unwohl fühlen, sollten Sie das ansprechen und gemeinsam nach einer Lösung suchen. Beginnen Sie das Gespräch nicht mit Kritik, sondern mit etwas Positivem, das der Ausgangspunkt für mögliche Veränderungen sein kann.
• Weiterbildungen anbieten: Werden Sie dem Wunsch junger Beschäftigter, sich weiterzuentwickeln und dazuzulernen, gerecht. Fragen Sie gezielt danach, wohin sie sich entwickeln möchten, und besprechen Sie gemeinsam, ob und welche Weiterbildungen dafür infrage kommen.
• Verantwortung übertragen: Zeigen Sie den Beschäftigten frühzeitig, dass Sie ihnen viel zutrauen. Ermöglichen Sie ihnen zum Beispiel, interne Präsentationen zu halten.
• Netzwerk erweitern: Haben die Beschäftigten schon ein wenig oder sogar einige Jahre Berufserfahrung, freuen sie sich womöglich, mit Führungskräften aus anderen Bereichen in Kontakt kommen zu können. So fühlen sie sich ernst genommen und haben die Gelegenheit, andere Abteilungen kennenzulernen. Als Führungskraft können Sie Möglichkeiten für solche Gespräche auf den Weg bringen.

Vor dem ersten Arbeitstag

• Termine interner Veranstaltungen und Feiern geprüft und neue Mitarbeiter ggf. eingeladen
• Ansprechpartner für Vorab-Fragen benannt und Kontaktdaten übermittelt
• Infos zum ersten Arbeitstag zusammengestellt und übermittelt
• Zeit für Begrüßungsgespräch im Kalender geblockt
• Zeit für gemeinsames Mittagessen im Kalender geblockt
• Begrüßungsgespräch vorbereitet, ggf. Powerpoint-Präsentation erstellt
• Um Ausstattung gekümmert (u.a. IT, Verteileraufnahme, Nahverkehrsticket etc.)
• Einarbeitungsplan erstellt
• Willkommensgruß besorgt
• Paten ausgewählt und informiert
• Kollegen informiert

Erster Arbeitstag

• Persönliche Begrüßung, ggf. Versand Powerpoint-Präsentation am Ende
• Rundgang
• Alle notwendigen Arbeitsmittel überreicht (z.B. Hausausweis, Computer, Kantinenkarte etc.)
• Einarbeitungsplan besprochen
• Gemeinsames Mittagessen
• Paten vorgestellt
• Kollegen vorgestellt
• Zum Feierabendmachen ermutigt

Die ersten Wochen

• Feedbackgespräche terminiert (z.B. nach Woche 1, Monat 1 und 3 sowie kurz vor Ende der Probezeit)
• Feedbackgespräche vorbereitet
• Erste Feedbackgespräche geführt
• Team-Mitarbeiter ermuntert, sich mit neuem Kollegen zu verabreden (z.B. zu Kaffee oder Mittagessen)
• Präsenztreffen arrangiert
• Ggf. Treffen mit Geschäftsführung arrangiert
• Austausch mit Paten
• Alle Einweisungen sind erfolgt

Die weitere Probezeit

• Weitere Feedbackgespräche durchgeführt und dokumentiert
• Weiterbildungen besprochen
• Netzwerktreffen ermöglicht
• Austausch mit Paten

Möchten KMU Mitarbeitergespräche einführen, ist zunächst wichtig, einen Zeitrahmen dafür zu schaffen.

Vorbereitung und Durchführung brauchen Kapazitäten. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten sich vorbereiten.

Zur Vorbereitung für Führungskräfte gehört unter anderem, einen Gesprächsleitfaden zu entwickeln:

• Passende Fragen zur aktuellen Arbeitssituation sind beispielsweise: Welche aktuellen Arbeitsaufgaben hat der Beschäftigte, und wie gefallen ihm diese? Was sind bisherige Erfolge? Konnten Ziele erreicht werden? Gibt es Kritikpunkte? Wie hoch ist die Arbeitszufriedenheit?

• Passende Fragen zur zukünftigen Entwicklung sind: Welche Veränderungen wünscht sich der Mitarbeitende? Welche Aufgaben könnten ihm übertragen werden? Welche Entwicklungsoptionen gibt es? Werden dafür Weiterbildungen nötig sein? Welche Ziele sollen erreicht werden?

Die Mitarbeitenden sollten frühzeitig informiert werden, wann das Gespräch stattfindet. Hierbei wird auch die Motivation der Mitarbeitergespräche kommuniziert: Gibt es einen speziellen Anlass wie eine Umstrukturierung oder handelt es sich um einen regelmäßig stattfindenden Termin?

Das Gespräch sollte ohne Hektik und äußere Störungen stattfinden können. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, die eigene Leistung und das eigene Verhalten des zurückliegenden Zeitraums zu reflektieren.

Zudem sollte das Gespräch auf Augenhöhe und in angenehmer Atmosphäre stattfinden, beispielsweise an einem kleinen Besprechungstisch oder beim Kaffee.

Sowohl Führungskraft als auch Mitarbeitende sollten sich an Feedback-Regeln halten (siehe Checkliste).

Essenziell ist ebenfalls, gemeinsam Ziele festzuhalten. Was möchte der Mitarbeitende bis zum nächsten Gespräch erreichen? Welche Unterstützungsmaßnahmen erhält er oder sie konkret dafür? Diese Punkte werden von der Führungskraft schriftlich festgehalten und vom Mitarbeitenden bestätigt.

Neben solchen Gesprächen kann es auch hilfreich sein, regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchzuführen – also zum Beispiel allen Beschäftigten anbieten, einen Fragebogen auszufüllen und ihre Meinung darzulegen.

Der Vorteil im Vergleich zum Mitarbeitergespräch: Die Beschäftigten trauen sich bei einer anonymen Umfrage womöglich eher, offen ihre Meinung auszudrücken, als wenn sie dem Vorgesetzten direkt gegenübersitzen.

Führungskräfte haben so eine weitere Möglichkeit, Unzufriedenheit zu erkennen und ihr entgegenzuwirken.

Im ersten Schritt sollten Ansatzpunkte für Weiterbildungsmaßnahmen ermittelt werden. Dies kann geschehen, indem Schwachstellen in den Prozessen erfragt werden.

Zudem sollten die Beschäftigten nach Lösungsvorschlägen gefragt werden.

• Treten beispielsweise bestimmte Probleme in den Produktionsprozessen häufiger auf? Was ist die Ursache dafür? Fehlen Beschäftigten beispielsweise Kenntnisse? Können diese durch Schulungen erlernt werden?
• Ebenfalls sollten Führungskräfte nach der Einführung von neuen Tools ermitteln, ob Beschäftigte diese gut in ihren Arbeitsalltag integrieren konnten. Oder muss nachgeschult werden?

Im Anschluss sollten diese Defizite dokumentiert werden. Beispielsweise anhand einer Tabelle mit den Punkten: Abteilung, Schwachstelle, mögliche Ursache, Lösungsstrategie.

Danach können Weiterbildungsmaßnahmen konzipiert werden.

• Welche Inhalte muss die Weiterbildung vermitteln?
• Welche Methoden sollen dafür angewandt werden?

Das Lernen kann auf vielfältige Weisen umgesetzt werden – etwa durch die Teilnahme an einem Seminar, durch das eigenständige Durcharbeiten entsprechender Fachliteratur oder auch über die Anleitung durch eine kompetente Kollegin oder einen kompetenten Kollegen.

Die Wahl der Methode bestimmt auch mit, ob die Weiterbildungsmaßnahme intern oder extern erfolgt. Wichtige weitere Punkte sind, ob Referenten und Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, welcher Zeitrahmen vorgesehen ist und wie viel ausgegeben werden darf.

• Vorteile einer externen Weiterbildung sind meist, dass professionelle Schulungsräume und -materialien bereitstehen. Die Trainer sind erfahren, die Teilnehmenden oft weniger gehemmt. Der Organisationsaufwand für das Unternehmen selbst ist relativ gering und die Auswahl groß.
• Eine interne Weiterbildung kann dagegen wesentlich spezifischer auf den Betrieb zugeschnitten werden. Die Lerninhalte und -methoden werden frei bestimmt. Das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeitenden kann gesteigert werden. Es gibt Kostenvorteile.

Im Anschluss an die Weiterbildung geht es darum, das Erlernte zu sichern. Konkret bedeutet dies, dass die erworbenen Kenntnisse geprüft werden sollten. Es sollten Aufgaben an den Teilnehmenden übertragen werden, in denen er sein Wissen anwenden kann.

Vorgesetzte und Kollegen sollten den Teilnehmenden ermutigen, das Wissen in die Arbeitsabläufe einfließen zu lassen. Die Wirkung sollte einige Woche nach der Weiterbildung in einem Gespräch erfragt werden.

Dabei sollte es auch darum gehen, ob Mitarbeitende nun breiter eingesetzt werden können und ob ihre Arbeitsmotivation gestiegen ist.

• Sorgen Sie in der Belegschaft für ein gemeinsames Verständnis von Feedback: Es sollte nicht darum gehen, möglichst viel und möglichst hart zu kritisieren – sondern darum, konstruktiv Verbesserungen zu erreichen. Solches Feedback hilft, zielgerichteter zu arbeiten und Entscheidungen besser zu bewerten. Machen Sie klar: Feedback ist immer wichtig und angebracht. Auch, wenn Dinge bereits gut laufen.
• Schaffen Sie eine positive Fehlerkultur: Machen Sie klar, dass Fehler kein Ausdruck des Scheiterns sind, sondern Raum für Weiterentwicklung geben.
• Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern: Übertragen Sie ihnen zum Beispiel verstärkt Verantwortung, wenn die Beschäftigten das wünschen. Das motiviert, Aufgaben sorgsam zu erfüllen. Geben Sie ihnen Rückendeckung, falls es zu Fehlern kommt.
• Vermeiden Sie Schuldzuweisungen: Die Frage sollte nicht lauten „Wer war das?“ Sondern: „Wie kriegen wir das zusammen wieder hin?“ Lösungen sollten dann gemeinsam mit dem Mitarbeiter gesucht werden.
• Geben Sie eine Rückmeldung: Wo lag der Knackpunkt? Was hätte anders laufen sollen?
• Machen Sie eigene Fehler transparent: Wenn Führungskräften selbst Fehler unterlaufen, sollten sie diese transparent machen. Wenn Sie offen mit eigenen Fehlern umgehen, gehen sie mit gutem Beispiel voran und können die Mitarbeiter bestärken, sich künftig ähnlich zu verhalten.
• Bieten Sie proaktiv Feedback an: Als Standard sollten regelmäßige Feedback-Gespräche mit jedem Mitarbeiter vorgesehen sein – zum Beispiel einmal im halben Jahr. Darüber hinaus sollten Sie gerade jüngeren Beschäftigen in deutlich kürzeren Abständen Gespräche anbieten – zum Beispiel einmal die Woche für fünf Minuten.
• Ermutigen Sie die Beschäftigten, Ihnen selbst Feedback zu geben: Dazu können Sie analog zum Mitarbeitergespräch regelmäßige Termine anbieten. Um den Beschäftigten die Angst vor Konsequenzen eines zu negativen Feedbacks an den Chef zu nehmen, können Sie auch Möglichkeiten für anonymes Feedback geben – zum Beispiel in einer Mitarbeiterbefragung.
• Motivieren Sie zu gegenseitigem Feedback: Feedback sollte von jedem erteilt werden können, egal in welcher Position - vom Chef bis zum Azubi. Führen Sie Zeiten für regelmäßiges Feedback ein, zum Beispiel in ohnehin stattfindenden Teammeetings.
• Stellen Sie Feedback-Regeln auf: Geben Sie Anhaltspunkte, wie Feedback gegeben und angenommen werden sollte. Zum Beispiel:
• Es sollte konstruktiv sein.
• Es wird auf Augenhöhe gegeben, auch von Führungskräften.
• Man will nicht nur kritisieren oder verändern – man will auch Raum für Entwicklungen aufzeigen.
• Feedback wird immer aus der Ich-Perspektive gegeben. Man beschreibt dabei seine eigenen Wahrnehmungen. Sätze wie „Mir ist aufgefallen“ oder „Ich habe bemerkt“ helfen dabei, diese Botschaften zu formulieren.
• Wer Kritik übt, sollte auch positive Aspekte nennen.
• Wer Feedback bekommt, sollte sich nicht persönlich angegriffen fühlen und sich nicht verteidigen. Stattdessen sollte man offen fragen, was man besser machen könnte.