Steuern: Grenzüberschreitendes Arbeiten - Homeoffice, Workation & Co. im Ausland
Grenzüberschreitendes Arbeiten - wer denkt da nicht an Arbeitnehmer, die irgendwo in der Ferne unter Palmen für ihre Arbeitgeber arbeiten. Die Urlaub und Arbeit kombinieren. Es gibt aber auch Fälle, in denen Unternehmen ausländische Mitarbeiter haben, die im Ausland im Homeoffice oder in einem gemieteten Büro arbeiten. Steuerlich sind diese Konstellationen nicht ohne. Erfahren Sie, worauf Sie als Unternehmer achten müssen!
Inhalt
Überblick
Der Trend zum Arbeiten von nahen oder fernen Orten auf der Welt aus dem Homeoffice nimmt stetig zu. Arbeiten aus dem Homeoffice ist möglich und seit Corona kaum noch aus dem Arbeitsleben wegzudenken.
Welche Arten von mobilem Arbeiten weltweit gibt es unter anderem?
- Workation ist - vereinfacht - die Kombination aus Arbeit und Urlaub.
- Grenzüberschreitendes mobiles Arbeiten, wie beispielsweise im Homeoffice, wird international bezeichnet als Remote Work.
Remote Work kann auch ein Mittel gegen den Fachkräftemangel sein. So lassen sich Arbeitskräfte gewinnen und halten. So können Unternehmen ausländische Arbeitskräfte für ihr Unternehmen rekrutieren.
Doch neben der Chance bestehen auch immer Risiken: Bevor eine Arbeit im Ausland überhaupt in Betracht kommt, müssen zunächst die (vertraglichen) Grundlagen geklärt werden. Hierzu zählen vor allem die Aufenthalts- /Arbeitserlaubnis, das Arbeitsrecht sowie das Sozialversicherungsrecht.
Was steuerlich problematisch werden kann und auf was Sie genau achten sollten, erklären wir Ihnen im Nachfolgenden.
Was ist steuerlich zu beachten? Wer zahlt wo Steuern?
Sofern ein Arbeitnehmer im Ausland tätig wird oder umgekehrt ein ausländischer Arbeitnehmer im Inland tätig wird, stellt sich die Frage, welches Land den Arbeitslohn besteuern darf.
Antworten liefern die einschlägigen deutschen Regeln, Doppelbesteuerungsabkommen (sofern vorhanden) sowie die nationalen Vorschriften im jeweiligen Zielland.
Welche Rolle spielen Doppelbesteuerungsabkommen?
Immer wenn zwei verschiedene Staaten an einem Sachverhalt beteiligt sind, ist zunächst zu prüfen, ob zwischen den beiden Ländern ein sog. Doppelbesteuerungsabkommen (kurz „DBA“) abgeschlossen worden ist. Ein DBA enthält Regelungen, welchem beteiligten Land das Besteuerungsrecht zusteht, und sorgt dafür, dass Sachverhalte nicht doppelt besteuert werden.
Mit welchen Ländern Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen hat, finden Sie hier.
Grundlage der Doppelbesteuerungsabkommen bildet das sog. Musterabkommen der OECD. Die nachfolgenden beschriebenen allgemeinen Regelungen beziehen sich aufgrund der Vielzahl der vorliegenden DBAs auf die Regelungen des Muster-DBA. Wir empfehlen daher, den Einzelfall anhand des gültigen DBA mit dem jeweiligen Land nachzuprüfen.
Die nationalen Regeln des anderen beteiligten Landes können von den deutschen steuerlichen Regelungen abweichen bzw. zusätzliche Vorschriften vorgeben. Hier empfehlen wir, sich frühzeitig mit diesen auseinander zu setzen und sich gegebenenfalls Hilfe vor Ort zu suchen (siehe auch unter Blick über die Grenze).
Im weiteren Verlauf werden die steuerlichen Regelungen aus Sicht eines deutschen Unternehmens aufgezeigt.
Was bedeutet die 183-Tage-Regelung?
Grundsätzlich wird laut Artikel 15 des Muster-DBA das Besteuerungsrecht bei nichtselbständiger Tätigkeit, also Arbeitnehmern, in der Regel dem Staat zugewiesen, in dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausübt (Tätigkeitsstaat). Die entsprechenden Einkünfte werden im Wohnsitzstaat von der Einkommensteuer nach den meisten Abkommen freigestellt.
Eine wichtige Ausnahme von diesem Grundsatz stellt die sogenannte 183-Tage-Regelung dar. Diese Regelung hat zur Folge, dass die Einkünfte abweichend vom genannten Grundsatz im Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers besteuert werden, wenn
- der Arbeitnehmer sich nicht länger als 183 Tage im Jahr im Tätigkeitsstaat im Ausland aufhält,
- der Arbeitgeber, der die Vergütung zahlt, nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist und
- der Arbeitslohn nicht von einer im Tätigkeitsstaat belegenen Betriebstätte des Arbeitgebers gezahlt wird.
Die 183 Tage sind grundsätzlich für jedes Steuerjahr bzw. Kalenderjahr zu ermitteln. Bei der Ermittlung der zu berücksichtigenden Tage ist nicht die Dauer der Tätigkeit, sondern die körperliche Anwesenheit maßgeblich. Auch kurzfristige Anwesenheit an einem Tag genügt.
Für Grenzgänger kann eine Ausnahme von der 183-Tage-Regelung gelten.
Was sind Grenzgänger und wie unterscheiden sie sich von Grenzpendler?
Grenzgänger sind Arbeitnehmer, die in einem Land wohnen und im anderen Land arbeiten und täglich oder in regelmäßigen Abständen zwischen Wohnort und Arbeitsort pendeln. Manche DBA, wie z.B. Frankreich oder Österreich, sehen für Grenzgänger innerhalb einer bestimmten Grenzzone besondere Regelungen vor.
Grenzpendler hingegen sind ausländische Arbeitnehmer, die in Deutschland weder einen Wohnsitz noch einen gewöhnlichen Aufenthalt haben, ihr Einkommen aber in Deutschland erzielen. Übrigens: Der Begriff Grenzpendler existiert nur steuerrechtlich. Sozialversicherungsrechtlich und arbeitsrechtlich zählt ein Grenzpendler als Grenzgänger.
Grenzpendler sind mit ihren inländischen Einkünften grundsätzlich im Inland beschränkt steuerpflichtig gem. § 49 EStG. Unter den Voraussetzungen des § 1 Abs. 3 EStG können diese aber auch die unbeschränkte Steuerpflicht beantragen (sog. fiktive unbeschränkte Steuerpflicht).
Wann besteht das Risiko einer Betriebsstätte?
Befindet sich ein Mitarbeiter oder sogar der Geschäftsführer im ausländschen Homeoffice, dürfen Sie als Arbeitgeber das Risiko der Begründung einer Betriebsstätte nicht unterschätzen. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass durch die Tätigkeit im Homeoffice von nur wenigen Tagen pro Woche möglicherweise eine (ertragsteuerliche) Betriebsstätte des Unternehmens im Ausland entsteht (sog. verdeckte Betriebsstätte). Dadurch wird eine steuerliche Präsenz (auch) im ausländischen Staat geschaffen. Die daran anknüpfenden Besteuerungsfolgen in Bezug auf Registrierungs- und Steuererklärungspflichten im Ausland, Gewinnermittlung, Dokumentations- und Meldepflichten sowie Gewinnaufteilung zwischen inländischem Stammhaus und ausländischer Betriebsstätte stellen sich für Nicht-Fachleute meist komplex dar.
Vereinfacht gesprochen besteht ein wesentliches Risiko einer (ggf. auch ungewollten) Betriebsstätte darin, dass mehrere Staaten zugleich Anspruch auf Teile des Unternehmensgewinns erheben. Eine Doppelbesteuerung für das Unternehmen droht.
Artikel 5 des Muster-DBA beschäftigt sich mit der Definition und den Kriterien einer Betriebsstätte. Nach diesem wie auch nach nationalen Vorschriften (vgl. § 12 AO) benötigt eine Betriebsstätte eine feste Geschäftseinrichtung, die dem Unternehmen dient. Auch aus der Rechtsprechung sind die Merkmale "Dauerhaftigkeit" und "Verfügungsmacht" von Bedeutung.
Das Homeoffice eines Angestellten begründet in der Regel aus nationalen Gesichtspunkten keine Betriebsstätte, da es an der Dauerhaftigkeit und der Verfügungsmacht des Arbeitgebers in den privaten Räumen fehlt (sog. Schlüsselgewalt).
Bei einem Geschäftsführer stellt sich die Beurteilung allerdings wieder anders dar, da dieser nicht nur vorbereitende Tätigkeiten oder Hilfstätigkeiten ausübt. Auch eine sog. Vertreterbetriebsstätte ist nach internationalen Vorschriften denkbar, wenn ein abhängiger Vertreter zum Abschluss von Verträgen befugt ist und dies im ausländischen Homeoffice ausführt.
Zudem ist bei der Beurteilung einer möglichen Betriebsstätte immer auch die Rechtslage des zweiten Staates heranzuziehen, da es international bislang noch keinen gemeinsamen Konsens hierzu gibt.
Blick über die Grenze
Neben den zahlreichen nationalen Regeln ist es auch hilfreich, sich über die Regelungen und Vorschriften im ausländischen Staat zu informieren.
Das Außenwirtschaftsportal Bayern stellt mit seinem Dienstleistungskompass länderspezifische Regelungen für Entsendungen und Dienstleistungen in Europa dar. Die Grundlagen beinhalten neben steuerlichen Aspekten auch Sozialversicherung und Arbeitsrecht.
Zudem können die Auslandshandelskammern (AHK) weltweit kontaktiert werden. Sie können unter anderem auch Auskunft über spezielle steuerliche Pflichten im jeweiligen Land geben.
Aufenthalts- /Arbeitserlaubnis, Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht
Aufenthalts- /Arbeitserlaubnis
Wenn Arbeitnehmer für deutsche Unternehmen im Ausland tätig werden sollen, ist zunächst zu klären, ob eine Aufenthalts- und/oder Arbeitserlaubnis erforderlich ist. Aufgrund der europäischen Grundfreiheiten ist für Unionsbürger die Arbeit in anderen EU-Staaten unproblematisch. Allerdings sind je nach Land ggf. spezifische Meldepflichten zu beachten.
Wenn Unionsbürger außerhalb der EU oder Drittstaatler innerhalb der EU beschäftigt werden sollen, werden im Regelfall entsprechende Dokumente benötigt. Achtung: Dies gilt grundsätzlich auch bei kurzen Auslandsaufenthalten mit Arbeitstätigkeit! Die Regelungen sind aber von Land zu Land unterschiedlich – informieren Sie sich bei den Auslandsvertretungen des jeweiligen Staates oder den Auslandshandelskammern.
Arbeitsrecht
a) Zeitlich begrenzte Tätigkeit im Ausland
Wenn Arbeitnehmer im Rahmen eines im Inland mit einem deutschen Unternehmen bestehenden Arbeitsvertrages lediglich vorübergehend im Ausland tätig werden, sollte diese Entsendung und die ggf. während des Auslandsaufenthaltes geltenden Sonderregelungen ausdrücklich vertraglich geregelt werden. In diesen Konstellationen bleibt es zwar grundsätzlich bei der Geltung deutschen Arbeitsrechts. Aber: Zwingende Mindestbedingungen aus dem Recht des ausländischen Arbeitsortes sind für die Dauer der Tätigkeit im Ausland ebenfalls einzuhalten.
Achtung: Dies gilt bereits ab Beginn der Tätigkeit im Ausland und unabhängig von der beabsichtigten Dauer. Auch wenn Arbeitnehmer etwa ihren Urlaub nur um wenige Tage mobiler Arbeit per Laptop vom Urlaubsort aus verlängern, müssen Sie sich an die einschlägigen Vorschriften des Urlaubsortes halten. Arbeitgeber sollten sich also informieren, welche Regelungen gelten – insbesondere örtliche Arbeitsschutz-, Höchstarbeitszeit- und Feiertagsregelungen können auch schon bei kurzen Arbeitsaufenthalten relevant werden!
b) Dauerhafte Auslandstätigkeit für ein deutsches Unternehmen
Wenn Arbeitnehmer nicht nur vorübergehend im Ausland tätig werden, sondern ein dauerhafter ausländischer Arbeitsort vereinbart wird, gilt ausschließlich das dortige Arbeitsrecht: Stellt ein Arbeitgeber z.B. einen Arbeitnehmer in Portugal ein, damit dieser aus dem portugiesischen Homeoffice eine Sachbearbeiter-Tätigkeit für das deutsche Unternehmen ausübt, wird der Arbeitsvertrag nach portugiesischem Recht geschlossen. Arbeitgeber sollten sich bewusst sein, dass im jeweiligen Ausland gesetzliche Vorgaben zu beachten sind, die völlig vom deutschen Arbeitsrecht abweichen. Hilfestellung beim Abschluss eines Arbeitsvertrages nach ausländischem Recht gibt die jeweils zuständige Auslandshandelskammer.
Sozialversicherungsrecht
Im Sozialversicherungsrecht gilt grundsätzlich das sog. Territorialprinzip: Das einschlägige Sozialversicherungsrecht richtet sich nach dem Ort der Tätigkeit. Ein eigentlich in Deutschland beschäftigter Arbeitnehmer würde demnach für die Dauer eines Einsatzes im Ausland in der ausländischen Sozialversicherung beitragspflichtig werden, weil er dort tätig ist. Um Klarheit zu schaffen und doppelte Abgaben zu vermeiden, bestehen mit vielen Staaten Sozialversicherungsabkommen.
Innerhalb der EU/EWR und der Schweiz gilt, dass stets nur das Sozialversicherungsrecht eines Staates Anwendung findet. Mit der sogenannten A1-Bescheinigung können Arbeitnehmer im Falle einer Entsendung nachweisen, dass sie auch während des Entsendezeitraums weiterhin dem Sozialversicherungsrecht des Herkunftslandes unterliegen. Ein regelmäßig in Deutschland beschäftigter Arbeitnehmer weist also bei Entsendung in das europäische Ausland mit der A1-Bescheinigung nach, dass für ihn weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht gilt und in Deutschland Sozialabgaben gezahlt werden.
Eine Entsendung setzt voraus, dass der Arbeitnehmer für einen zeitlich im Voraus begrenzten Zeitraum von maximal 24 Monaten im Rahmen des in Deutschland fortbestehenden Arbeitsverhältnisses innerhalb des Geltungsbereichs entsandt wird und keine andere entsandte Person ablöst.
Die fortbestehende Sozialversicherung über das Heimatland wird über die sogenannte A1-Bescheinigung nachgewiesen, die vom Arbeitgeber bei der gesetzlichen Krankenversicherung oder bei privat krankenversicherten Beschäftigten bei der Deutschen Rentenversicherung beantragt werden muss.
Zudem sind die Regelungen zur sog. Mehrfachbeschäftigung zu beachten. Hierbei handelt es sich um Mitarbeiter, die regelmäßig wiederkehrend in mindestens zwei Mitgliedsstaaten tätig werden. Hierbei wird vereinfacht gesprochen auf den Wohnsitz sowie den Ort abgestellt, an dem der wesentliche Teil der Tätigkeit ausgeübt wird. In Fällen, in denen der Mitarbeiter seinen Wohnsitz außerhalb Deutschlands hat und mehr als 25% seiner Tätigkeit dort ausübt, wechselt das anwendbare Sozialversicherungsrecht auf den Staat des Wohnsitzes.
Eine Sonderregelung gibt es für die klassischen „Grenzgänger“, also Personen, die grenznah in einem Staat wohnen und in einem anderen arbeiten. Hier ergab sich vor allem im Zuge der Corona-Pandemie aufgrund gesteigerter Homeoffice-Quoten das Problem, dass aufgrund des Territorialitätsprinzips mit vermehrter Arbeit aus dem Homeoffice die Sozialversicherungspflicht vom Beschäftigungs- in das Wohnsitzland hätte wechseln können. Für diese Konstellationen wurde eine multilaterale Rahmenvereinbarung geschlossen, die rund 20 Staaten, darunter auch Deutschland, unterzeichnet haben.
Weitere Informationen erhalten Sie auf den Seiten der GKV.
Hinweis
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Veranstaltungstipp: Grenzüberschreitendes Arbeiten - Workation, Homeoffice & Co. - Steuern und Sozialversicherung im Fokus
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25.02.2025
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IHK für München und Oberbayern
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