Steuerliches Reisekostenrecht: Welche jährlichen Änderungen gibt es?

Steuerrechtlich sind beruflich veranlasste Fahrtkosten von nichtselbständig Beschäftigten grundsätzlich in Höhe des tatsächlichen Aufwands als Werbungskosten abziehbar. Abzugsbeschränkungen bestehen allerdings für den Weg zwischen der Wohnung und dem Arbeits- oder Dienstort. Werbungskosten liegen hier nur im Rahmen der sog. Pkw-Entfernungspauschale vor. Dabei definiert das geltende Recht den Arbeits- oder Dienstort als "erste Tätigkeitsstätte" (bis 2013: "regelmäßige Arbeitsstätte"). Nunmehr bestimmt sich die erste Tätigkeitsstelle anhand der arbeitsvertraglichen oder ‎dienstrechtlichen Zuordnung durch den Arbeitgeber. Demgegenüber kam es zuvor auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit des Arbeitnehmers an. Diese Änderung ist für die Bestimmung des Anwendungsbereichs der Entfernungspauschale sowie der Verpflegungspauschalen von Bedeutung.‎

Das Bundesfinanzministerium (BMF) ‎hat das bisherige Anwendungsschreiben durch eine neue ‎Fassung vom 25. November 2020 ersetzt‎. Das aktuelle BMF-Schreiben enthält wieder zahlreiche Anwendungsbeispiele sowie viele Erläuterungen und vereinfachende Regelungen, die ursprünglich von Seiten der Praktiker, insbesondere der IHK-Organisation, angeregt wurden, so z. B.:

• Präzisierungen zum neu eingeführten Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“
• Vereinfachung bei der Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte anhand der zeitlichen Kriterien
• Klarstellung, dass es auch Arbeitnehmer geben kann, die keine erste Tätigkeitsstätte haben
• Klarstellungen bei den Dokumentationspflichten
• Erläuterungen zum Vollzeitstudium außerhalb des Dienstverhältnisses
• Klarstellungen bei der Mahlzeitengestellung und zur Anwendung der Verpflegungspauschale
• Vereinfachung beim Beginn der Dreimonatsfrist für die Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen
• Anerkennung der Kleinbetragsrechnung für die Mahlzeitengestellung
• Übertragung des nicht ausgeschöpften Volumens der Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung sowie
• Ergänzung und Klarstellung von und bei einigen Beispielen.

In dem Anwendungsschreiben vom 25. November 2020 wird darauf hingewiesen, dass auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein kann, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Entscheidend dabei sei, ob der entsprechende Imbiss eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- und Abendessen) ersetzen würde. Ob die Mahlzeit tatsächlich eingenommen wird oder wie hoch die entsprechenden Aufwendungen sind, soll dabei unbeachtlich sein. Bloße Knabbereien, wie Chips oder Salzgebäck auf ‎Kurzstreckenflügen, sind nach Auskunft der Finanzverwaltung jedoch nicht als Mahlzeiten zu behandeln. Mahlzeiten, die von Dritten bezahlt werden, sollen ‎weiterhin grundsätzlich keine arbeitgeberveranlassten ‎Mahlzeiten darstellen.

Im Hinblick auf die zu berücksichtigende Verpflegungspauschale wurde nun außerdem klargestellt, wie Fälle zu behandeln ‎sind, bei denen das Ende und der Beginn einer ‎Dienstreise auf einen Tag fallen.‎ Nur wenn der Arbeitnehmer an einem solchen Tag durchgehend 24 Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, beträgt die Verpflegungspauschale 28 Euro (bis 2019: 24 Euro). Sucht er dagegen noch – wenn auch nur kurz – seine Wohnung bzw. erste Tätigkeitsstätte auf, um dort z. B. die Unterlagen und Kleidung zu tauschen, darf die 14-Euro-Pauschale (bis 2019: 12 Euro) an diesem Tag nicht zweimal (d. h. jeweils für An- und Abreise), sondern nur einmal berücksichtigt werden. Die Verpflegungspauschale wird insofern kalendertagsbezogen angewendet.

Durch die Lohnsteuer-‎Änderungsrichtlinien 2015 (LStÄR 2015) wurden die bisherigen Erläuterungen zum ‎Thema Reisekosten in den Lohnsteuer-Richtlinien gestrichen, soweit sie den Ausführungen in ‎dem gesonderten ‎Anwendungsschreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts‎‎ ‎widersprachen.‎ Insofern ist hier dieses BMF-Schreiben vorrangig anzuwenden.

Wenn dem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt worden ist, muss seit dem 1. Januar 2019 zwingend der Großbuchstabe "M" bescheinigt werden (vgl. Rz. 92 f. des Anwendungsschreibens vom 25. November 2020). ‎

Zusätzlich hat das BMF mit Schreiben vom 23. Dezember 2014 zur Anwendung des reformierten steuerlichen ‎Reisekostenrechts bei der ‎Gewinnermittlung Stellung genommen. Danach will die Finanzverwaltung die für Arbeitnehmer geltenden Grundsätze weitgehend auch auf Unternehmer anwenden. So soll bei mehreren Betriebsstätten des Unternehmers dessen sog. erste Betriebsstätte anhand quantitativer Merkmale bestimmt werden. Der Begriff entspricht insofern dem der ersten Tätigkeitsstätte bei Arbeitnehmern. Außerdem seien die lohnsteuerlichen Regelungen zu den einzelnen Reisekosten sowie zu den Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung ‎bei der ‎Gewinnermittlung sinngemäß anzuwenden. ‎Anders als bei Arbeitnehmern wird jedoch die Verpflegungspauschale nicht gekürzt, wenn von dritter Seite Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden oder wenn der Steuerpflichtige anlässlich einer betrieblich veranlassten Reise ertragsteuerlich beschränkt abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen trägt. Die Spitzenverbände der gewerblichen Wirtschaft haben das ursprüngliche BMF-Schreiben grundsätzlich begrüßt.

Eine wesentliche Änderung durch die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts‎ zum 1. Januar 2014 ist die Reduzierung der bisher drei Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen auf nur noch zwei. Einzelheiten werden in dem ergänzten Anwendungsschreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ‎‎erläutert.

Seit 2014 gibt es bei Auswärtstätigkeiten im Inland nur noch

• eine 12-Euro-Pauschale (seit 2020: 14 Euro) bei Abwesenheiten über acht Stunden (ohne Übernachtung) bzw. für den An- und Abreisetag bei Dienstreisen mit Übernachtung (Rz. 47 bzw. 49 des BMF-Schreibens) sowie
• eine 24-Euro-Pauschale (seit 2020: 28 Euro) bei Abwesenheit über 24 Stunden (Rz. 48 des BMF-Schreibens). Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte gelten die Pauschalen weiterhin für maximal drei Monate (Rz. 53 ff. des BMF-Schreibens).

Bei Reisekostenabrechnungen spielen Sachbezugswerte eine Rolle, wenn der Mitarbeiter auswärts eine Mahlzeit vom Arbeitgeber erhält und keine Verpflegungspauschale erhalten kann, weil z. B. die Mindestabwesenheitszeiten des Mitarbeiters nicht erfüllt sind. Bietet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Mahlzeiten im Rahmen einer Kantinenbewirtung an, muss jede abgegebene Mahlzeit ebenfalls mit dem Sachbezugswert bewertet werden. Informationen zur Höhe der aktuellen Sachbezugswerte finden Sie hier (im Abschnitt "Sachbezugswerte").

Bei einer Tätigkeit im Ausland gibt es seit 2014 insofern ebenfalls nur noch zwei Pauschalen. An die Stelle der vorgenannten Pauschbeträge treten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge in Höhe von 80 % sowie 120 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz. Wie in Rz. 51 des Anwendungsschreibens angekündigt, werden die entsprechenden Beträge regelmäßig durch ein gesondertes BMF-Schreiben bekanntgegeben. Für Reisekostenvergütungen ab 1. Januar 2023 erfolgte dies mit dem BMF-Schreiben vom 23. November 2022 und ab 1. Januar 2024 erfolgt dies mit dem BMF-Schreiben vom 21. November 2023. ‎Die Änderungen gegenüber dem Vorjahr sind jeweils im Fettdruck hervorgehoben. Für die in der jeweiligen Übersicht nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung für diesen Tag nur eine, nämlich die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland wurden durch die vorgenannten Schreiben ebenfalls neu festgesetzt, nachdem sie 2022 pandemiebedingt unverändert blieben. Zu beachten ist, dass sie lediglich im Rahmen einer (steuerfreien) Arbeitgebererstattung anzuwenden sind. Für den Werbungskosten- sowie den Betriebsausgabenabzug können unverändert nur die tatsächlichen Übernachtungskosten berücksichtigt werden.

Die steuerliche Berücksichtigung der tatsächlichen Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit bleibt im Wesentlichen unverändert. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen können die Fahrtkosten auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Nach dem neuen steuerlichen Reisekostenrecht gibt es jedoch nur eine 0,30-Euro-Pauschale für Kraftwagen (Pkw) und eine 0,20 Euro-Pauschale für alle anderen motorbetriebenen Fahrzeuge (Mofa, Motorrad). Unter Letztere würden auch Elektrobikes fallen, die mindestens 25 km/h schnell sind. Somit kann auch der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer, der bei Dienst- und Geschäftsfahrten sein eigenes Fahrzeug benutzt, ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten nur noch die pauschalen Kilometersätze für diese Kraftfahrzeuge steuerfrei erstatten. Weitere Kilometerpauschalen gibt es seit 2014 nicht mehr.

Grundlage für die obigen Änderung war das das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrecht.

Hinweis: 2021 erhöhte sich die Entfernungspauschale für Pkw ab dem 21. Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte um 5 Cent auf 0,35 Euro und (rückwirkend durch das sog. "Steuerentlastungsgesetz 2022") ab 2022 bis 2026 um weitere 3 Cent auf 0,38 Euro.

Die Informationen und Auskünfte der IHK für München und Oberbayern sind ein ‎Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und ‎erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher ‎Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht ‎übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen ‎Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.‎