Lohnsteuer: Was ist für Unternehmen wichtig?

• Lohnsteuer: Eine weit verbreitete Steuer
• Lohnsteueranmeldung und digitale Lohnschnittstelle
• Was versteht man unter der Lohnsteuerbescheinigung?
• Was sind IdNr. und Steuernummer und wo findet man sie?
• Was sind Steuerklassen und wie wirken sie sich auf die Lohnsteuer aus?
• Was ist ELStAM?
• Was ist der Unterschied zwischen Einkommensteuer und Lohnsteuer?
• Wie werden Reisekosten steuerlich behandelt?
  
• Die Lohnsteuer in Zahlen
• Wo finde ich die wichtigsten Rechtsquellen zur Lohnsteuer?
• Häufige Fragen zu Lohnsteuerabzug und Lohnsteuerermäßigung
• Hinweis

Die Lohnsteuer ist von besonderer Bedeutung, da sie sich auf Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit bezieht und somit alle Arbeitnehmer und Arbeitgeber betrifft – egal ob in unbefristeter Festanstellung, als Teilzeitkraft oder als Saisonarbeiter.

Der Arbeitgeber zieht die Lohnsteuer jeden Monat direkt vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers ab und führt sie an das Finanzamt ab. Die Höhe der Lohnsteuer ist abhängig vom Verdienst und von der Steuerklasse. Auch Steuerfreibeträge und der Familienstand werden dabei automatisch miteinberechnet. Sobald Sie also jemanden in Ihrem Unternehmen angestellt haben oder selbst Arbeitnehmer sind, ist die Lohnsteuer für Sie relevant und damit auch Themen wie lohnsteuerliche Pausch- und Freibeträge bzw. Bemessungsgrundlagen, das steuerliche Reisekostenrecht oder Sozialleistungen für Mitarbeiter.

Im Prinzip ist die Lohnsteuer eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Wenn der Arbeitnehmer im darauffolgenden Jahr eine Einkommensteuererklärung abgibt, wird die Lohnsteuer mit seiner tatsächlichen Einkommensteuerschuld verrechnet. Etwaige zu viel gezahlte Beträge werden dem Arbeitnehmer vom Finanzamt zurücküberwiesen.

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Lohnsteueranmeldungen müssen innerhalb des Kalenderjahres vom Arbeitgeber bis zum 10. Tag des Anmeldezeitraums per Datenfernübertragung an das Finanzamt übermittelt werden. Es werden folgende Anmeldezeiträume unterschieden:

• Die Anmeldung ist monatlich zu übermitteln, sofern die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 5.000 Euro betragen hat.
• Die Anmeldung erfolgt quartalsweise, sofern die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr zwischen 1.080 Euro und 5.000 Euro betragen hat.
• Die Anmeldung erfolgt für das Kalenderjahr, sofern die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 1.080 Euro betragen hat.

Außerdem müssen die Lohnabrechnungssysteme der Unternehmen zwingend über eine sog. digitale LohnSchnittstelle (DLS) verfügen. Es handelt sich dabei um eine Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto des Arbeitgebers, mithilfe derer die lohnsteuerrelevanten Daten ‎(z. B. im Rahmen von Lohnsteuer-‎Außenprüfungen) ‎nach einem Standarddatensatz, der amtlich vorgeschrieben ist, an die Finanzverwaltung gesendet werden.

Für kurzfristig Beschäftigte dürfen Arbeitgeber die Lohnsteuer mit 25 Prozent berechnen, wenn der durchschnittliche Tageslohn nicht mehr als 150 Euro, die ‎Beschäftigung höchstens 18 zusammenhängende Arbeitstage‎ und der ‎Stundenlohn ‎höchstens 19 Euro‎ beträgt.

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Die Lohnsteuerbescheinigung gibt an, wie viel Lohnsteuer der Arbeitnehmer in einem Kalenderjahr gezahlt hat. Es ist Aufgabe des Arbeitgebers, diese bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres bis Ende Februar des Folgejahres elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Die Daten müssen dabei über eine amtlich bestimmte Schnittstelle authentifiziert übertragen werden. Unterjährig sind, wie oben beschrieben, die Lohnsteuerbeträge anzumelden und abzuführen.

Daneben ist der Arbeitgeber verpflichtet, einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung dem Arbeitnehmer zukommen zu lassen bzw. elektronisch bereit zu stellen.

Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen dürfen ab dem Jahr 2023 nur noch mit der Angabe der sogenannten Steuer-Identifikationsnummer (kurz IdNr.) des jeweiligen Arbeitnehmers an das Finanzamt übermittelt werden. Die bisherige Möglichkeit, eine Personenzuordnung durch die sogenannte eTIN vorzunehmen, ist entfallen.

Mit BMF-Schreiben vom 9. September 2019 hat das Bundesfinanzministerium ausführliche Informationen zum Ausstellen einer Lohnsteuerbescheinigung veröffentlicht. Dabei werden unter anderem folgende Punkte erläutert:

• Lohnsteuerbescheinigungen sind sowohl für unbeschränkt als auch für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer zu erstellen.
• Die vom Arbeitgeber abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (die sogenannten ELStAM) bzw. die auf der entsprechenden Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind vollständig zu übermitteln. Dabei ist im elektronischen Datensatz auch das Datum "gültig ab" zu übermitteln.
• Kurzarbeitergeld einschließlich des Saison-Kurzarbeitergeldes und die Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz sowie weitere Lohnersatzleistungen (Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Zuschuss bei Beschäftigungsverbot bei Entbindung, Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge) sind auf der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen.
• Steuerfreie Arbeitgeberleistungen (wie Zuschüsse und Sachbezüge) für Fahrten des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind in der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen.

Im BMF-Schreiben vom 5. September 2024 werden die Regelungen für die Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen ab 2025 aktualisiert und erweitert. U.a. wird klargestellt, dass keine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen ist, wenn für einen Arbeitnehmer elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale übermittelt wurden, jedoch kein Arbeitslohn gezahlt wurde.

Das Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung wird jährlich von der Finanzverwaltung bekanntgegeben. Das Muster für das Jahr 2024 finden Sie hier.

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Sowohl die steuerliche Identifikationsnummer (kurz IdNr.) als auch die Steuernummer dienen dazu, dass das Finanzamt eingereichte Einkommensteuererklärungen schnell zuordnen kann. Doch die beiden sind alles andere als identisch.

Die IdNr. wird bereits jeder Person nach der Geburt zugewiesen und ändert sich das ganze Leben lang nicht. Sie setzt sich aus 11 Ziffern zusammen und kann von jeder Person mit festem Wohnsitz in Deutschland beantragt werden.

Im Gegensatz zur dauerhaften und bundeseinheitlichen IdNr. wird die Steuernummer einer Person je nach Wohnsitz vom entsprechenden Finanzamt zugeteilt. Die Steuernummer ändert sich auch immer, wenn Sie an einen neuen Ort ziehen. Das neue Finanzamt vergibt diese bei Einreichung der ersten Steuererklärung. Die Steuernummer besteht aus 13 Ziffern. Der Aufbau der Steuernummern wurde vereinheitlicht, als das ELSTER-Verfahren zur elektronischen Abgabe der Einkommensteuererklärung eingeführt wurde.

Um zu erfahren, wie Ihre Steuernummer lautet, können Sie diese beim zuständigen Finanzamt erfragen. Zur Abfrage der IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern gelangen Sie hier.

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Wie hoch die Lohnsteuer ausfällt, hängt neben der Höhe des Gehalts auch von der Steuerklasse ab. Davon gibt es sechs verschiedene Klassen, die sich nach den familiären Verhältnissen richten. Jede Steuerklasse hat einen anderen Steuerfreibetrag. Das bedeutet, dass in den einzelnen Steuerklassen Lohnsteuer erst ab einem festgelegten, monatlichen Gehalt gezahlt werden muss. Um das zu versteuernde Einkommen zu ermitteln, müssen Sie Ihren Steuerfreibetrag vom jährlichen Bruttogehalt abziehen.

Durch den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) erkennt der Arbeitgeber, welcher Steuerklasse der Arbeitnehmer zugehörig ist und welche Freibeträge zu berücksichtigen sind. Übrigens: Der Arbeitgeber ist selbst dafür verantwortlich, dass er den korrekten Lohnsteuerbetrag einbehält und an das Finanzamt weiterleitet. Für Fehler beim Berechnen der Steuer muss er selbst haften und diese ausgleichen.

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 14. Februar 2023 ein Merkblatt zur Steuerklassenwahl bei Ehegatten oder Lebenspartner, bei denen beide Arbeitnehmer sind, veröffentlicht.

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Die Abkürzung ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Diese werden zusammen mit dem Kirchensteuermerkmal in einer Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gespeichert.

Es handelt sich dabei um Informationen, wie z. B. Steuerklasse und Freibeträge, die der Arbeitgeber benötigt, um die Lohnsteuer korrekt berechnen zu können. Der Arbeitgeber ruft die Daten ‎– nach einer Berechtigungsprüfung – mittels elektronischem Verfahren von der Datenbank ab und übernimmt diese in das Lohnkonto. Ändern sich diese Daten (z. B. bei einem Steuerklassenwechsel), werden diese dem Arbeitgeber am Anfang eines jeden Monats elektronisch anhand einer Änderungsliste zum Abruf bereitgestellt.

Kann der Arbeitgeber die ELStAM nicht abrufen (z. B. aufgrund einer vom Arbeitnehmer beantragten Sperrung), ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern. Bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank abzumelden.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können sich im ELSTER-Portal über die für sie aktuell gespeicherten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale informieren. Voraussetzung ist die vorherige Registrierung mit der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr).

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Die Lohnsteuer stellt eine besondere Form der Einkommensteuer dar und ist deshalb ein Teil von ihr.

In Deutschland besteht eine Steuerpflicht im Rahmen der einzelnen Einkunftsarten. Es müssen also alle Arten von Einkünften versteuert werden, egal ob es sich um Gehalt aus einer unbefristeten Vollzeitstelle, um Lohn für gelegentliches Arbeiten, um Zinsen oder Mieteinnahmen aus einem Ferienhaus handelt.

Die Höhe der Einkommensteuer bemisst sich dabei nach dem individuellen Steuersatz, auch Steuertarif genannt: Dieser bestimmt sich nach der Höhe der Gesamteinkünfte sowie dem Familienstand (Ehegattensplitting). Außerdem sind Minderungsbeträge, wie Frei-, Pausch- oder Entlastungsbeträge zu berücksichtigen, die von der Summe der Einkünfte abzogen werden und schließlich zur Bemessungsgrundlage führen. Das Steuersystem in Deutschland ist progressiv: So müssen Personen mit geringen Einkünften einen niedrigeren Steuersatz zahlen als Steuerpflichtige mit hohem Einkommen.

Die Unterscheidung von Lohnsteuer und Einkommensteuer ist wichtig, wenn Sie Ihre Einkünfte aus anderen Quellen als der nichtselbstständigen Tätigkeit ziehen. Denn auch diese sind steuerpflichtig und unterliegen damit ebenfalls der Einkommensteuer. Der Unterschied beispielsweise bei einer selbstständigen Tätigkeit ist aber, dass die zu zahlende Steuer nicht automatisch vom Verdienst – wie die Lohnsteuer bei einer nichtselbstständigen Tätigkeit – abgezogen wird, sondern regelmäßig im Rahmen von Vorauszahlungen vom Steuerpflichtigen zu überweisen und in jedem Fall von ihm (bzw. mit Unterstützung seines Steuerberaters) eine Steuererklärung mit den entsprechenden selbst ermittelten Einkünften abgegeben werden muss.

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Reisekosten im Sinne der Lohnsteuer-Richtlinien sind Kosten, die so gut wie ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung oder einer ortsgebundenen ersten Tätigkeitsstätte entstehen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Diese kann der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen und in gewissem Umfang steuerfrei ersetzen. Diese Möglichkeit beinhaltet jedoch keinerlei Aussage darüber, welche Kosten der Arbeitgeber arbeitsrechtlich ersetzen muss.

Bei Unternehmern bzw. Arbeitgebern ist zu prüfen, in welchem Umfang die Reisekosten als ‎Betriebsausgabe absetzbar sind. Bei Arbeitnehmern besteht ein Wahlrecht: entweder werden ‎die Reisekosten vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet (Regelfall); alternativ kann der ‎Arbeitnehmer die Reisekosten grundsätzlich als Werbungskosten im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung abziehen (Ausnahme: Übernachtungspauschalen).‎

Ausführliche Informationen zum Thema Reisekosten erhalten Sie hier.

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Bei der Lohnsteuer sind verschiedene Pausch- und (Steuer-)Freibeträge, beispielsweise Sachbezugswerte oder Reisekostenpauschalen, aber auch Freigrenzen und Bemessungsgrenzen zu berücksichtigen. Weitere Informationen sowie entsprechende Übersichten finden Sie hier.

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Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) gibt für jedes Jahr ein Amtliches Lohnsteuer-Handbuch als digitale und gedruckte Ausgabe heraus. Die darin enthaltenen Hinweise machen den Anwenderinnen und Anwendern die höchstrichterliche Rechtsprechung, BMF-Schreiben und Rechtsquellen außerhalb des Lohnsteuerrechts zugänglich und enthalten zusätzlich den aktuellen Stand der höchstrichterlichen Rechtsprechung und der im Bundessteuerblatt veröffentlichten BMF-Schreiben.

Die digitale Ausgabe des Amtlichen Lohnsteuer-Handbuchs ist unter www.bmf-Isth.de abrufbar. Es bietet eine übersichtliche Darstellung der derzeit maßgebenden Gesetze, Richtlinien und Hinweise zur Lohnsteuer.

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1. Was benötigt der Arbeitgeber für den Lohnsteuerabzug?

Die Grundlage des Lohnsteuerabzugs im Rahmen der Lohnabrechnung bilden die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Der Arbeitgeber kann die ELStAM elektronisch aus einer zentralen Datenbank abrufen. Damit dies möglich ist, benötigt er vom Arbeitnehmer einmalig die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.), das Geburtsdatum und die Auskunft darüber, ob es sich um eine Haupt- oder eine Nebentätigkeit handelt.

2. Wie lange ist ein im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren beantragter Freibetrag gültig?

Ein Freibetrag kann längstens für zwei Kalenderjahre beantragt werden. Allerdings ist auch die Beantragung für ein Kalenderjahr möglich. Die Beantragung erfolgt im ELSTER-Portal.

Als Ausnahme davon können für behinderte Menschen und Hinterbliebene auch Pauschbeträge beantragt werden, die in den ELStAM gespeichert werden.

3. Für wen gilt das Faktorverfahren?

Die Steuerklassenkombination IV-Faktor/IV-Faktor anstatt der Steuerklassenkombination III/V bzw. IV/IV können Ehegatten und eingetragene Lebenspartner wählen. Dies setzt voraus, dass beide Ehegatten oder Lebenspartner unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und nicht dauerhaft getrennt leben.

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Die Informationen und Auskünfte der IHK für München und Oberbayern sind ein ‎Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und ‎erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher ‎Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht ‎übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen ‎Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.‎

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