Kassenbuchführung: Was müssen Sie beachten?

Betriebsprüfer nehmen insbesondere die Kassenbuchführung sehr genau in Augenschein. Denn beim Kassenbuch sind sehr einfach Manipulationen möglich. Daher sollten Unternehmer ihre Kassenbuchführung sehr genau und nach den gesetzlichen Vorgaben erledigen. Stellen die Prüfer Manipulationen oder Ungereimtheiten im Kassenbuch oder an der Registrierkasse fest, sind sie berechtigt, die Besteuerungsgrundlage beim Punkt Bareinnahmen zu schätzen. Diese Einschätzungen fallen in der Regel sehr hoch aus und können für den Unternehmer existenzbedrohend sein.

• Aktuelles
• Wer muss ein Kassenbuch führen?
• Befreiung von der Buchführungspflicht
• Welche Arten der Kassenführung sind erlaubt?
• Der Aufbau eines Kassenbuchs
• Die korrekte Erfassung der Kasseneinnahmen
• Kassenberichte für offene Ladenkassen
• Was muss ein Kassenbericht erhalten?
• Elektronische Kassenführung mittels Registrierkasse
• Kassenberichte für sonstige Kassensysteme
• Kassen-Nachschau ab 2018
• Neuregelungen seit 2020
• Technische Sicherheitseinrichtung (tSE)
• Kassenbelegausgabepflicht - was müssen Sie tun?
• Besonderheiten der Kassenbuchführung bei EÜR
• Aufzeichnungspflichten nach dem Umsatzsteuergesetz
• Häufige Fragen zum Kassenbuch
• Zusammenfassung

1. Mitteilung von Kassensystemen, Start des Mitteilungsverfahrens:

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen ihre elektronischen Kassensysteme dem Finanzamt melden.

• Frist für vor dem 1. Juli 2025 gekaufte Systeme: Diese Systeme müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  
• Frist für nach dem 1. Juli 2025 gekaufte Systeme: Diese müssen innerhalb eines Monats nach dem Kauf gemeldet werden.
• Außerbetriebnahme: Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen werden, müssen ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden.
• Wichtiger Hinweis: Vor der Meldung der Außerbetriebnahme muss der ursprüngliche Kauf gemeldet sein.
• Besondere Regelungen: Auch gemietete oder geleaste Kassensysteme müssen gemeldet werden, als wären sie gekauft.

Das Bundesministerium der Finanzen stellt eine Ausfüllanleitung zur Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme bereit, die Schritt für Schritt durch den Prozess führt. Wichtig: Diese Ausfüllanleitung ist nicht an das Finanzamt zu senden.

Die in der Ausfüllanleitung beschriebenen Datenfelder stimmen mit den Ansichten im Portal „Mein ELSTER“ überein: www.elster.de.
Für die Einreichung des Formulars ist ein ELSTER-Benutzerkonto erforderlich. Informationen zur Registrierung für ein Benutzerkonto finden Sie hier: https://www.elster.de/eportal/registrierungauswahl.
Die Ausführungen in dieser Ausfüllanleitung beziehen sich auf die Übermittlung per ELSTER, sie gelten entsprechend bei einer Übermittlung auf anderem Weg, z.B. über eine Software unter Benutzung der Elster Rich Client (ERiC)-Schnittstelle. Eine wirksame Übermittlung ist ausschließlich elektronisch über das bereit gestellte ELSTER-Formular oder die ERiC-Schnittstelle möglich.

2. Mitteilung von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten gem. § 1 Abs. 2 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen (§§ 7 f. KassenSichV).
Werden diese ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.

Folgende Daten müssen Aufgezeichnet werden:

• eindeutige Fahrererkennung
• Taxikennung
• zu Beginn und Ende einer Schicht die Zählwerksdaten
• Schichtdauer Beginn und Ende der Schicht, Uhrzeit und Datum
• Summe der Gesamteinnahmen, getrennt nach Zahlungsarten

Zudem sind für jeden einzelnen Geschäftsvorfall mindenstens folgende Angaben zu Erfassen:

• Fahrtbeginn und Fahrtende mit Datum und Uhrzeit
• Typ der Fahrt
• Zuschlag
• Fahrpreis
• Gesammtsumme der Rechnung
• Umsatzsteuer
• Zahlungsart
• Trinkgelder

• Start des Mitteilungsverfahrens: Ab dem 1. Januar 2025.
• Nicht beanstandete Geräte: Taxameter und Wegstreckenzähler ohne zertifizierte TSE müssen bis zur Implementierung der TSE, spätestens jedoch bis zum 31. Juli 2025, gemeldet werden.
• Frist für nach dem 1. Juli 2025 gekaufte oder ausgerüstete Geräte: Diese müssen innerhalb eines Monats nach dem Kauf oder der Ausrüstung gemeldet werden.
• Außerbetriebnahme: Geräte, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen werden, müssen ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden.
• Wichtiger Hinweis: Vor der Meldung der Außerbetriebnahme muss der ursprüngliche Kauf gemeldet sein.
• Besondere Regelungen: Auch gemietete oder geleaste Geräte müssen gemeldet werden, als wären sie gekauft.

• 1. Wer muss die Mitteilungspflicht erfüllen?
  Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen, müssen die Mitteilungspflicht erfüllen. Dies kann auch durch eine bevollmächtigte Person geschehen.
• 2. Wie erfolgt die Mitteilung?
  Die Mitteilung erfolgt elektronisch über „Mein ELSTER“ oder über kompatible Software von Drittanbietern.
• 3. Wann muss die Mitteilung gemacht werden?
  Innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems.
• 4. Betriebsstätte?
  Eine Betriebsstätte ist der Ort, dem das elektronische Aufzeichnungssystem zugeordnet wird. Jede Betriebsstätte muss separat gemeldet werden.
• 5. Welche Informationen müssen bei der Mitteilung angegeben werden?
  • Steuernummer
  • Art der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Datum der Anschaffung oder des Beginns des Leasing-/Leihvertrags
  • Datum der Außerbetriebnahme
• 6. Wie werden Fehler in den Mitteilungen korrigiert?
  Fehlerhafte Mitteilungen müssen unverzüglich, spätestens aber bis zum Ablauf der Monatsfrist korrigiert werden. Die korrigierte Meldung muss alle betroffenen elektronischen Aufzeichnungssysteme der Betriebsstätte enthalten.
• 7. Was ist die Zertifizierungs-ID?
  Die Zertifizierungs-ID wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vergeben.
• 8. Was passiert bei der Außerbetriebnahme eines Aufzeichnungssystems?
• Auch die Außerbetriebnahme (z.B. Untergang oder Verlust des Systems) muss innerhalb eines Monats gemeldet werden.
• 9. Wie werden Taxameter oder Wegstreckenzähler gemeldet?
  Bei Taxametern oder Wegstreckenzählern muss das Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs angegeben werden.
• 10. Was ist zu tun, wenn mehrere Geräte mit einer TSE verbunden sind?
  Jedes einzelne Gerät muss dem Finanzamt mitgeteilt werden, auch wenn mehrere Geräte in einem Verbundsystem arbeiten.

Sobald ein Unternehmen buchführungspflichtig ist, muss es auch ein Kassenbuch führen. Das Handelsrecht legt fest, dass jeder Gewerbetreibende buchführungspflichtig ist, wenn Art und Umfang ein kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen erforderlich machen. Das gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist. Folgende Anhaltspunkte sprechen für eine kaufmännische Unternehmensorganisation, also ein kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen:

• Ein hohes Umsatzvolumen.
• Eine hohe Zahl an Mitarbeitern.
• Das Warenangebot ist umfangreich.
• Es werden vielfältige Geschäftskontakte unterhalten.

Sobald ein Unternehmen in das Handelsregister eingetragen ist, gilt es als Handelsgewerbe, auch wenn es sich nicht um ein solches handelt. Daher wird grundsätzlich jedes Unternehmen mit der Handelsregistereintragung buchführungspflichtig. Buchführungspflichtige Steuerpflichtige haben für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch (ggf. in der Form aneinandergereihter Kassenberichte) zu führen.

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Gewerbetreibende sind von der steuerlichen Buchführungspflicht befreit, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der Umsatz überschreitet pro Jahr nicht 800.000 Euro.
• Der Gewinn darf 80.000 Euro nicht übersteigen.
• Dazu darf keine Pflicht zur Buchführung und Bilanzierung aufgrund anderer Gesetze und Verordnungen vorliegen (z. B. wegen der Rechtsform, wie AG, GmbH, OHG, KG, eines Handelsgewerbes oder anderer Bilanzierungspflicht nach Handelsrecht).

Gründer können diese Befreiung ebenfalls beantragen, sie müssen die Anforderungen dann am Ende des Geschäftsjahres erfüllen.

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Der Gesetzgeber gibt keine bestimmte Form der Kassensysteme vor. Der Unternehmer darf selbst entscheiden, welches System am besten zu seinem Betrieb passt. Zur Wahl stehen z. B. folgende Möglichkeiten:

• Offene Ladenkassen,
• Registrierkassen, die elektronisch oder digital betrieben werden oder
• sonstige Kassensysteme.

Die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind, unabhängig vom gewählten Kassensystem, immer zu berücksichtigen. Zusätzlich sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die die Finanzverwaltung aufstellt, zu beachten. Aktuelle Mitteilungen zu den GoBD sowie Muster-Dokumentationen zur Ablage von Belegen sind hier hinterlegt.

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Im Kassenbuch wird jeder einzelne Geschäftsfall dokumentiert. Dazu werden folgende Angaben gemacht:

• Das Datum des Geschäftsfalls.
• Die Belegnummer als fortlaufende Nummer, um den Geschäftsfall eindeutig zuordnen zu können.
• Als erklärende Bezeichnung der Buchungstext.
• Jede Einnahme oder Ausgabe wird mit Betrag und Währung erfasst.
• Der für diesen Geschäftsfall anfallende Umsatzsteuersatz.
• Die Höhe der Umsatzsteuer oder Vorsteuer für jeden Geschäftsfall.
• Der aktuelle Kassenbestand, wobei jede Buchung berücksichtigt wird.

Zur Führung des Kassenbuchs sind Vordrucke im Handel erhältlich, ebenso stehen Software-Lösungen von verschiedenen Anbietern zur Wahl.

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Gemäß § 146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung sind die Eintragungen in den Geschäftsbüchern

• einzeln,
• vollständig,
• richtig,
• zeitgerecht und
• geordnet

vorzunehmen. Das bedeutet, dass die Einträge materiell und formell korrekt sein müssen. Für Einnahmen und Ausgaben in bar gilt: Diese müssen täglich erfasst werden. Ausnahmen sind nur möglich, wenn zwingende geschäftliche Gründe die Erfassung am Tag der Einnahme oder Ausgabe verhindern. Zudem müssen die Buchungsunterlagen klar belegen, wie sich der sollmäßige Kassenbestand verändert hat.

Vorsicht! Beanstandungen bei der Führung des Kassenbuches ziehen unter Umständen sogar ein Strafverfahren nach sich.

Die folgenden Grundsätze sind bei der Kassenbuchführung zu beachten:

• Keine Buchung ohne Beleg!
• Alle Belege sind fortlaufend zu nummerieren.
• Das Kassenbuch muss jederzeit den Vergleich zwischen Soll- und Ist-Bestand ermöglichen.
• Es ist unbedingt erforderlich, den Kassenbestand durch eine Kassenprüfung (Zählen) regelmäßig zu kontrollieren.
• Der Kassenbestand kann nie negativ sein, denn eine Kasse kann nicht leerer als leer sein.
• Geldbewegungen zwischen Bank und Kasse sind zu erfassen.
• Jede Privatentnahme oder Privateinlage ist täglich zu erfassen.
• Wird eine Ausgabe privat vorgestreckt und dann aus der Kasse ersetzt, ist das als Ausgabe zu buchen. Das Datum der Ausgabe entspricht dem Tag der Auszahlung aus der Kasse.
• Das Kassenbuch darf keine willkürlichen Tagesfolgen aufweisen (z. B. 15. Januar, 2. Januar, 18. Januar).
• Die nachträgliche Änderung von Eintragungen ist nicht erlaubt. Fehlerhafte Einträge sind so zu streichen, dass sie lesbar bleiben und sind dann durch den korrekten Eintrag zu berichtigen.
• Im Kassenbuch dürfen keine Leerzeilen vorhanden sein, alle Eintragungen müssen direkt untereinander erfolgen.

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Offene Ladenkassen sind im Volksmund auch als Schubladenkasse oder Zigarrenkistenkasse bekannt. Diese einfachen Kassen sind häufig in Kleinstbetrieben vorhanden. Auch für diese Kassen gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht.

Auf Einzelaufzeichnungen kann verzichtet werden, wenn

• nur Waren von geringem Wert verkauft werden,
• es eine unbestimmte Vielzahl an Käufern gibt und
• diese nicht bekannt und nicht bestimmbar sind.

Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung, müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Hierbei ist stets vom gezählten Kassenendbestand des jeweiligen Geschäftstages auszugehen. Von diesem Kassenendbestand werden der Kassenendbestand bei Geschäftsschluss des Vortages sowie die durch Eigenbeleg zu belegenden Bareinlagen abgezogen. Ausgaben und durch Eigenbeleg nachzuweisende Barentnahmen sind hinzuzurechnen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

Werden Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ausnahmsweise erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet, ist dies noch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Aufzeichnungen und Unterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat. - Bei Kassen ohne Verkaufspersonal toleriert, wenn diese erst bei Leerung ausgezählt werden. Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter Soll- und Istbestand zweifelsfrei abgleichen kann.

Die nötigen Kassenberichte sind handschriftlich anzufertigen, um die Unveränderbarkeit zu gewährleisten. Jeder Kassenbericht sollte nummeriert werden, um nachzuweisen, dass alle Blätter vollständig vorliegen. Die Tageseinnahmen müssen mit dem Kassenbestand durch Rückzählung korrekt ermittelt werden können (sogenannte Kassensturzfähigkeit). Zudem ist es empfehlenswert, den Kassenbericht mit Datum und Unterschrift zu versehen.

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Ein Kassenbericht muss zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen dokumentieren:

• Datum des Geschäftsvorfalls,
• Belegnummer,
• Buchungtext,
• Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe,
• zugrunde liegender Steuersatz,
• Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer,
• aktueller Kassenbestand.

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Auch bei der elektronischen Kassenbuchführung mit einer Registrierkasse dürfen nachträgliche Änderungen nicht möglich sein oder sie müssen automatisch als solche gekennzeichnet werden. Registrierkassen bieten Unternehmen verschiedene Speicherfunktionen und können auf Knopfdruck verschiedene Summen bilden. Der Tagesendsummenbon (Z-Bon) fasst die Umsätze eines Tages in einer Summe zusammen. Die Z-Bons sind alle aufzubewahren, um die Vollständigkeit aller Einnahmen nachzuweisen. Kassenprüfer legen einen großen Wert auf die sogenannte Z-Abfrage. Hier kann der Prüfer alle Brutto- und Nettoumsätze einsehen.

Alle Z-Bons, das gilt auch für doppelt gedruckte Exemplare, sollten unbedingt gut aufbewahrt werden. Die Endsummen der Z-Bons sind täglich in das Kassenbuch zu übertragen.

Achtung! Bons, die auf Thermopapier gedruckt sind, sind nicht dauerhaft lesbar und verblassen mit der Zeit. Hier sind unbedingt Kopien anzufertigen, um die dauerhafte Lesbarkeit der Belege zu gewährleisten. Der Bon wird an die Kopie geheftet.

Die Z-Bons müssen folgende Angaben enthalten:

• Unternehmensname.
• Das Datum des erfassten Tages.
• Die Summe der Umsätze an diesem Tag.
• Die Anzahl der Kunden.
• Sämtliche Retouren und Stornierungen müssen aufgelistet sein.
• Auf welchem Weg die Zahlung erfolgt ist (Bar, Kreditkarte, Scheck).
• Die Uhrzeit, zu der der Bon abgerufen worden ist.
• Die fortlaufende Nummer, die der Z-Zähler angibt.

Zusätzlich muss eine Verfahrensdokumentation geführt werden. Dazu ist eine allgemeine Beschreibung des eingesetzten Kassensystems nötig. Die Bedienungs- oder Programmieranleitung erfüllt diesen Zweck vollkommen. Dazu erwartete das Finanzamt eine technische Dokumentation, aus der Betriebszeiten der Kasse und Nutzer hervorgehen. Zu diesem Zweck sind Nutzungsprotokolle und Dokumentationen von eventuell vorgenommenen Datenänderungen zu erstellen.

Merke! Die Übergangsfrist für die sogenannte Kassenrichtlinie 2010 des Bundesfinanzministeriums ist am 31. Dezember 2016 abgelaufen. Seit Beginn des Jahres 2017 dürfen Unternehmer nur noch solche elektronischen Kassensysteme nutzen, die Einzelumsätze erfassen und für mindestens 10 Jahre unveränderlich abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen müssen diesen Anforderungen entsprechen.

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Seit dem ersten Januar 2017 erlaubt das Gesetz bei elektronischen Kassensystemen nur noch solche Modelle, die Einzelumsätze erfassen können. Zudem müssen die Umsätze 10 Jahre lang gespeichert werden können und dürfen nicht veränder- oder manipulierbar sein. Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.

Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte gehören nicht dazu (§ 1 Kassensicherungsverordnung). Dessen ungeachtet gelten aus Sicht der Finanzverwaltung (GoBD) unter anderem auch Geldspielgeräte und elektronische Waagen als Datenverarbeitungssysteme. Somit sind auch hier steuerrechtliche Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung und die Erfüllung von Aufzeichnungspflichten zu beachten.

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Finanzbehörden haben bereits ab 2018 die Möglichkeit von unangemeldeten Kassenkontrollen (sog. Kassen-Nachschau). Das ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle respektive Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.

Die Finanzverwaltung erläutert mit Schreiben vom 29. Mai 2018 aus Vewaltungssicht Einzelheiten der Kassen-Nachschau unter anderem zu folgenden Punkten:

• Es ist zu beachten dass der Kassen-Nachschau nicht nur computergestützte Kassensysteme unterliegen sondern auch elektronische Kassen, Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.

• Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen Beamte während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten. Dies schließt auch Fahrzeuge ein, die gewerblich oder beruflich vom Steuerpflichtigen genutzt werden. Die Grundstücke, Räume oder Fahrzeuge müssen nicht im Eigentum von gewerblich oder beruflich tätigen Steuerpflichtigen stehen. Das Betreten muss dazu dienen, Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Die Kassen-Nachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.

• Nachdem der Amtsträger sich ausgewiesen hat, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet. Zu Dokumentationszwecken ist der Amtsträger berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren. Falls bei der Kassen-Nachschau Mängel festgestellt werden, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.

• Ist der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen, hat der Amtsträger sich gegenüber diesen Personen auszuweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau aufzufordern. Diese Personen haben dann die Pflichten des Steuerpflichtigen zu erfüllen, soweit sie hierzu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind.

• Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z.B. auch für Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Die Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.

Zu weiteren Einzelheiten vgl. BMF-Schreiben vom 29. Mai 2018 (IV A 4 - S 0316/13/10005 :054).

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Seit 1. Januar 2020 gelten weitere Neuerungen. Hierdurch soll gegen Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, wie Kassenaufzeichnungen, und dadurch ausgelösten Steuerbetrug wirksamer vorgegangen werden. Wichtige Änderungen betreffen insbesondere:

Meldepflicht: Seit dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (tSE) dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Bisher jedoch stand für die Meldung notwendige Infrastruktur von staatlicher Seite nicht zur Verfügung. Das ändert sich ab 1. Januar 2025. Dann steht das entsprechende Meldesystem bereit.

Achtung: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen ihre elektronischen Kassensysteme dem Finanzamt melden.

Die Meldung an das Finanzamt ist nach der gesetzlichen Regelung ausschließlich nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck möglich.

Belegausgabepflicht an die Kunden: Diese Pflicht trat am 1. Januar 2020 in Kraft. Danach muss bei der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den Kunden erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Bußgelder können ab 2020 nicht nur gegen den Unternehmer erhoben werden, der ein nicht ordnungsgemäßes Kassensystem führt, sondern auch gegen Vertreiber derartiger Systeme bzw. Manipulationssoftware. Die Höhe der Bußgelder wurde auf bis zu 25.000 Euro angehoben. Unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist oder nicht, kann ein Bußgeld bei Verstoß verhängt werden.

Umstellung von elektronischen Registrierkassen: Ab 2020 sind die Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen. Die Bestimmung und Zertifizierung der technischen Anforderungen erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Technische Anforderungen sind in der sog. Kassensicherungsverordnung vom 26. September 2017 (BGBl. I 2017, 3515) geregelt.

Achtung:

Für Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und bis Ende 2019 angeschafft wurden, und die den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen, gilt ausnahmsweise Folgendes: Sind diese Registrierkassen bauartbedingt nicht aufrüstbar, so dass sie die neuen Anforderungen nicht erfüllen, dürfen sie bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendetwerden.

Betriebe, die immer noch solche Registrierkassen nutzen, müssen bis zum Ablauf der Übergangsfrist am 31. Dezember 2022 eine neue Kasse anschaffen, die mit einer TSE ausgestattet ist.

Falls die Umstellung nicht fristgerecht möglich sein, müssen Betriebe im Einzelfall einen Antrag auf Fristverlängerung nach Paragraf 148 AO bei ihrem Finanzamt stellen.

Verschiebung der Nachrüstung mit technischen Sicherheitseinrichtungen (tSE) bis 30. September 2020

Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen bzw. Kassensystemen wurden mit dem sog. Kassengesetz verpflichtet, diese ab dem 1.1.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) auszurüsten. Da jedoch noch keine zertifizierten Sicherheitslösungen am Markt erhältlich waren, war eine flächendeckende Ausstattung aller geschätzt 2,1 Millionen Kassen in Deutschland bis zu diesem Stichtag nicht mehr möglich.

Bund und Länderfinanzverwaltungen haben deshalb im September 2019 eine Nichtaufgriffsregelung zur Implementierung von technischen Sicherheitseinrichtungen bei elektronischen Kassen(systemen) bis zum 30. September 2020 beschlossen.

Das BMF hat hierzu ein Schreiben erlassen (BMF-Schreiben vom 6.11.2019). Die wichtigsten Aussagen des Schreibens sind:

• Es wird seitens der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn elektronischen Aufzeichnungssysteme i.S.v. § 146a AO längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

• Jedoch sind die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.

• Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme - DSFinV-K - findet bis zur Implementierung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, längstens für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, keine Anwendung.

• Von der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO (Meldepflicht) ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen.

Nachdem sich die Finanzverwaltungen der Länder mehrheitlich für eine ‎Verlängerung ausgesprochen hatten, hat das Bundesfinanzministerium am 30. Juni 2020 die Wirtschaftsverbände darauf hingewiesen, dass das BMF ‎keine Notwendigkeit für eine Verlängerung über den 30. September 2020 ‎hinaus sieht.‎

Mit äußerstem Unverständnis reagierten auch die bayerischen IHKs auf die Ablehnung des Bundesfinanzministeriums (Mitteilung vom 3. Juli 2020).

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Belegausgabepflicht an die Kunden:

Die Belegausgabepflicht trat am 1. Januar 2020 in Kraft. Danach muss bei der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Die Finanzbehörden können auf Antrag Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien. Aktuell ist jedoch von einer sehr restriktiven Haltung der Finanzverwaltung auszugehen.

Ein Überblick:

• Ziel der Belegausgabepflicht soll sein, die ordnungsgemäße Erfassung von Verkaufsvorgängen in der Kasse sicherzustellen und zu verhindern, dass Verkäufe „an der Kasse vorbei“, d.h. ohne Einbuchung getätigt werden. Es ist jedoch fraglich, ob durch eine allgemeine Belegausgabepflicht tatsächlich derartige strafbare Nichterfassungen verhindert werden können. Testkäufe oder verdeckte Beobachtungen im Ladengeschäft durch Mitarbeiter des Finanzamtes sind viel wirksamere Instrumente, um gegen Nichterfassungen vorzugehen. Zudem trifft eine allgemeine Belegausgabepflicht gerade die weit überwiegende Mehrheit der steuerehrlichen Unternehmen.
• Gilt die neue Belegausgabepflicht auch für offene Ladenkassen? Nein. Das Bundesfinanzministerium (BMF) weist allerdings darauf hin, dass die gesetzlichen Vorschriften, wie z. B. § 146 Abgabenordnung, also einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen und weitere Vorschriften und Rechtsprechung zu beachten sind.
• Die Pflichtangaben des Belegs ergeben sich aus § 6 der Kassensicherungsverordnung. Hierzu gehören unteren anderem: vollständiger Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, Datum der Belegausstellung, Zeitpunkte des Vorgangsbeginns sowie der Vorgangsbeendigung, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, die Transaktionsnummer, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung der Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
• Eine Mitnahmepflicht des Belegs für den Kunden besteht nicht. Mit der neuen, seit dem 1. Januar 2020 geltenden Regelung werden zwar Unternehmen verpflichtet, bei jedem Kassenvorgang einen entsprechenden Kassenbon auszugeben und ihren Kunden zur Verfügung zu stellen. Diese sind jedoch nicht zur Mitnahme verpflichtet.
• Neben der Papierform ist mit Zustimmung des Kunden auch eine elektronische Belegausgabe zulässig. Das BMF betont auf seiner Homepage: „Die Belegausgabepflicht ist bewusst technologie-neutral ausgestaltet. Es bleibt den Kasseninhabern unbenommen, Belege beispielsweise auch per Mail oder auf das Handy auszugeben.“ In der Gesamtschau ist jedoch unklar, wie eine technische Umsetzung dieser Vorgaben flächendeckend möglich sein soll. Zumindest in all den Fällen, bei denen der Kunde nicht bereit ist, relevante elektronische Identitäts- bzw. Kontaktdaten offenzulegen, die es dem Unternehmen ermöglichen, den elektronischen Beleg (nur) diesem Kunden „bereitzustellen“, besteht die Gefahr, dass die theoretisch gegebene Möglichkeit der digitalen Bereitstellung ins Leere läuft. Dies dürfte insbesondere Bargeschäfte betreffen.
• Was passiert bei Verstößen gegen die Belegausgabepflicht? Nach aktuellem Stand gibt es keine direkten Sanktionen. Das BMF hierzu wörtlich auf seiner Homepage: „Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt. Er könnte aber als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde.“ Mit anderen Worten: Die Finanzverwaltung könnte daraus den Schluss ziehen, dass bei der Kasse möglicherweise etwas nicht korrekt läuft, und dies zum Anlass für weiterführende steuerliche Prüfungen nehmen.
• Sind Befreiungen von der Belegausgabepflicht möglich? Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, können auf Antrag von den Finanzbehörden aus „Zumutbarkeitsgründen“ von der Belegausgabepflicht befreit werden. Entsprechendes gilt für Dienstleister. Nach aktuellem Stand jedoch ist von einer sehr restriktiven Haltung der Finanzverwaltung bei der Befreiung von der Belegausgabepflicht auszugehen. Laut BMF soll eine Befreiung nur bei einer sachlichen oder persönlichen Härte in Betracht kommen, wobei die bei dem Unternehmen anfallenden Kosten der Belegausgabe nicht zu einer sachlichen Härte zählen (Teilziffer 6.9 des AEAO zu § 146a AO vom 17. Juni 2019). Damit läuft die gesetzliche Regelung ins Leere. Die IHK-Organisation setzt sich gegenüber Politik und Finanzverwaltung für eine Nachbesserung der Regelung ein, da eine verpflichtende Belegausgabe ohne Verlangen des Kunden aus ökologischen und ressourcenschonenden Gründen nicht vertretbar ist.

Die Steuergesetze oder das Handelsgesetzbuch (HGB) geben keinen Aufschluss darüber, wie Selbstständige und Kleinunternehmer mit EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) Bareinnahmen aufzeichnen müssen.

Nach herrschender Meinung besteht für den Einnahmenüberschussrechner grundsätzlich keine Verpflichtung zur Kassenbuchführung. Aus betriebswirtschaftlichen Gründen wäre es jedoch für alle Unternehmen, die laufend Bargeschäfte tätigen (Bareinnahmen und -ausgaben), ratsam, ein Kassenbuch zu führen. Allerdings: Führen diese sog. 4/3-Ermittler auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen. Erforderlich ist jedoch gem. § 22 UStG eine Einzelaufzeichnung, die gem. § 146 Abs. 5 S. 1 AO in der geordneten Ablage von Belegen bestehen kann.

Weitere Informationen zur Gewinnermittlungsart Einnahmenüberschussrechnung finden Sie hier.

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Selbstständige mit EÜR, die nicht von der Kleinunternehmerregelung profitieren und Umsatzsteuer abführen, sind nach § 22 UStG verpflichtet, ihre Einnahmen getrennt nach dem Umsatzsteuersatz einzeln zu erfassen. Dazu muss auch vermerkt werden, wann eine Rechnung erstellt und wann diese bezahlt wurde. Es besteht kein Unterschied zwischen Barzahlungen oder Buchungen auf das Konto. Ein Kassenbuch muss nicht geführt werden. Für alle in bar erhaltenen oder bezahlten Beträge haben Selbstständige mit EÜR die Wahl zwischen folgenden Möglichkeiten:

• Kassenbuch: Es ist möglich, freiwillig ein Kassenbuch zu führen. Das muss dann allerdings den Grundsätzen ordentlicher Buchführung entsprechen. Das heißt, alle Barzahlungen sowie jede Privateinlage oder Privatentnahme und alle Bareinzahlungen bei der Bank müssen erfasst werden. Diese Möglichkeit ist auch bei großem Barzahlungsvolumen nicht empfehlenswert. Sinnvoller sind Kassenberichte zur Feststellung der Einnahmen.
• Formlose Aufzeichnung: Empfehlenswert ist die Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen getrennt voreinander ohne eine Kassenbuchführung. Alle Einnahmen, Ausgaben, Entnahmen und Einlagen werden separat erfasst. Für bar bezahlte Betriebsausgaben sind die Kassenbelege aufzubewahren.

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Das Kassenbuch ist ein Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung. Unternehmen halten hier alle Ausgaben und Einnahmen fest, die per Barzahlung getätigt worden sind. Auch Barentnahmen und Bareinlagen sind im Kassenbuch zu vermerken. Unternehmer sollten dem Kassenbuch größte Aufmerksamkeit schenken. Denn bei der Betriebsprüfung schauen die Beamten genau hin. Werden hier Ungereimtheiten festgestellt oder besteht der Verdacht auf Manipulationen, dürfen die Prüfer seit 2018 direkt und ohne Anordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Zudem nehmen die Betriebsprüfer beim Kassenbestand eine Schätzung vor, die zum Nachteil des Unternehmers sehr hoch ausfallen kann. In diesem Fall kann die folgende Steuerforderung existenzbedrohend sein.

Die Übergangsfrist für die sogenannte Kassenrichtlinie 2010 des Bundesfinanzministeriums ist Ende 2016 abgelaufen. Seit Beginn des Jahres 2017 dürfen Unternehmer nur noch solche elektronischen Kassensysteme nutzen, die Einzelumsätze erfassen und für mindestens 10 Jahre unveränderlich abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen müssen diesen Anforderungen entsprechen.

Besonders die neuen Regeln zum Schutz vor Manipulationen sollten betroffene Unternehmer unbedingt beachten und fristgerecht umsetzen. Ab dem Jahr 2020 sind spezielle vom zuständigen Bundesamt zertifizierte Schutzvorrichten an elektronischen Kassen Pflicht. Weiterhin sind Unternehmer dann verpflichtet, für jeden Geschäftsfall einen Beleg für jeden Beteiligten zu erstellen. Das bedeutet, dass der Kunde einen Beleg erhalten muss. Allerdings ist der Kunde nicht dazu verpflichtet, diesen Beleg auch anzunehmen. Ferner sind ab 2020 bei Verwendung von elektronischen Aufzeichnungssysteme Meldepflichten gegenüber dem zuständigen Finanzamt zu beachten.

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Die Informationen und Auskünfte der IHK für München und Oberbayern sind ein ‎Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und ‎erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher ‎Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht ‎übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen ‎Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.‎

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