Ordnungsgemäße Buchführung: BMF veröffentlicht Neufassung der GoBD

Mit Schreiben vom 11. März 2024 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aktualisiert. Die Neufassung der GoBD gilt seit dem 1. April 2024 und setzt u. a. Änderungen der AO aus dem DAC7-Umsetzungsgesetz um.

Neufassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 28.11.2019 die neu gefassten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD 2019) veröffentlicht. Das neue Schreiben ersetzt die bisher gültigen Grundsätze aus November 2014 (GoBD 2014).

Das BMF hatte bereits im Juli 2019 eine Neufassung der GoBD (Version vom 11. Juli 2019) online gestellt, jedoch kurze Zeit später wegen Abstimmungsbedarfs wieder von der Website genommen. Im Vergleich zur Juli-Fassung weist die nunmehr gültige Neufassung aus November 2019 keine wesentlichen Änderungen auf.

Ergänzend zu den neuen GoBD 2019 hat das BMF ein weiteres Dokument mit Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht. Hintergrund ist, das im Rahmen einer Außenprüfung das geprüfte Unternehmen auf Verlangen der Finanzverwaltung – neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten – auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitzustellen hat. Die angeforderten Strukturinformationen sind jedoch vor allem kleineren und mittleren Unternehmen häufig nicht bekannt. Gerade die Datenträgerüberlassung bereitet den geprüften Unternehmen oft erhebliche Probleme.

GoBD: Überblick über wesentliche Änderungen

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 28.11.2019 die neu gefassten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD 2019) veröffentlicht.

Im Vergleich zu den GoBD 2014 wurden einige Forderungen der Spitzenverbände zur Vereinfachung und Klarstellung aufgenommen:

• Rz. 20:Klarstellung zur Nutzung von Cloud-Systemen
  Rz. 39: Neufassung der Definition, wann eine Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist (offene Ladenkasse, mit Verweis auf § 146 AO)
• Rz. 50:Klarstellung bei Aufzeichnungen von Nichtbuchführungspflichtigen (vergleichbare Aufzeichnungen wurden konkretisiert - laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc.)
• Rz. 76: Neufassung der Ausführungen zu elektronischen Meldungen bzw. Datensätzen (u. a. bei zwei vorliegenden Formaten erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit dessen vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem Inhalt gespeichert werden. Eine zusätzliche Archivierung der inhaltsgleichen Kontoauszüge in PDF oder Papier kann bei Erfüllung der Belegfunktion durch die strukturierten Kontoumsatzdaten entfallen)
• Rz.135:Klarstellung (wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist)
• Rz. 136:Klarstellungen zum bildlichen Erfassen, u. a. im Ausland (aus Vereinfachungsgründen, z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland) steht § 146 Absatz 2 AO einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden)

Zudem Ergänzung zur Verbringung von Unterlagen in ein anderes Land: Erfolgt im Zusammenhang mit einer nach § 146 Absatz 2a AO genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen.

• Rz. 164:Ergänzung beim Datenzugriff: (Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3- Zugriff).

Das Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (BStBl I S. 1450) und ist auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2019 beginnen. Es wird nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige die Grundsätze dieses Schreibens auf Besteuerungszeiträume anwendet, die vor dem 1.01.2020 enden.

Bereits bei Erscheinen der GoBD im November 2014 hatte die Finanzverwaltung angekündigt, diese Verwaltungsanweisung regelmäßig aktualisieren und an den neuesten Stand der Technik anpassen zu wollen.

Die von den Unternehmen erwartete, umfassende Revision ist ausgeblieben. Unternehmen sind von den umfangreichen Anforderungen mit Blick auf die steuerrelevanten IT-Prozesse oft überfordert. Wesentliche Kritikpunkte sind – neben der fehlenden Verständlichkeit und Praktikabilität der Regelungen – die erheblichen bürokratischen Belastungen durch Verfahrensdokumentation, IKS und Aufbewahrungspflichten, die von den Unternehmen kaum rechtssicher umgesetzt werden können. Die IHK-Organisation, vertreten durch den DIHK, hatte gemeinsam mit sieben weiteren Spitzenverbänden der deutschen Wirtschaft zum Neuentwurf Stellung genommen und nochmals auf bestehende Rechtsunsicherheiten hingewiesen. Insbesondere kleine und mittlere Betriebe können den komplexen und in weiten Teilen schwer verständlichen Anforderungen kaum nachkommen. Daher ist es erforderlich, in der Praxis handhabbare Erleichterungen bei den Regelungen zu schaffen. Dies gilt insbesondere für die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Oftmals fokussieren sich Betriebsprüfungen auf die Einhaltung formeller Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Dabei aufgedeckte Mängel führen mitunter zu folgenschweren Schätzungen. Als besonders problematisch werden folgende Punkte erachtet:

• Abgrenzung der GoBD-relevanten Vor- und Nebensysteme: Hier gilt es, klare und rechtssicher zu befolgende Prüfungskriterien zu entwickeln, welche ‎Systeme die GoBD betreffen und welche nicht.‎
• Unveränderbarkeit: Insbesondere bei der Verwendung von Office-Programmen sind Hinweise erforderlich, wie das Gebot der Unveränderbarkeit umgesetzt werden kann.
• Zertifizierung und Software-Testate: Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung sind nicht in der Lage, alle Programmfunktionen, Tools und die dahinterstehende Technik auf GoBD-Konformität zu überprüfen. Hier sollte die Finanzverwaltung darüber informieren, welche gängigen Software-Produkte den Anforderungen der GoBD entsprechen.
• Hilfestellung, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen: Neben klar strukturierten und verständlich(er) formulierten Vorgaben in den GoBD ist es wünschenswert, wenn die Finanzverwaltung im Sinne einer Service-Orientierung weitergehende Hilfestellungen für diese Unternehmen anbieten würde. So sollte über die Bereitstellung von praktischen Anwendertools, wie z. B. Merkblätter, Erläuterungen oder Vorlagen im Rahmen der digitalen E-Government-Strategie nachgedacht werden. Diese könnten eine rechtssichere Normenbefolgung unterstützen.

Ihre Praxiserfahrungen, Probleme sowie Anregungen zu den GoBD können Sie gerne an steuern@muenchen.ihk.de übermitteln.

Entwurf einer Neufassung _ Stellungnahme der 8 Wirtschaftsorganisationen vom 12. November 2018

Hintergrund

Die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt (z. B. als Datensätze). Darüber hinaus werden in den Unternehmen zunehmend die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt. Bücher und Aufzeichnungen sind so zu führen, dass ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit sich einen Überblick über die Buchführung verschaffen kann. Elektronische Aufzeichnungen unterliegen den gleichen Vorgaben wie in Papierform geführte Bücher oder Aufzeichnungen. Die Finanzverwaltung hatte hierzu mit BMF-Schreiben vom 14. November 2014 in den sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ihre Sicht der Dinge dargestellt. Nunmehr liegt die aktualisierte Fassung (2019) vor.