Sensible Daten im Handelsregister: Was können Sie tun?

• Handelsregister und Daten - wo liegt das Problem?
• Wie ist die gesetzliche Lage?
• Was können Sie als Unternehmer tun, um Ihre Daten zu schützen?
• Checkliste: Darauf sollten Sie achten

Das Handelsregister enthält viele Daten über Unternehmen und die dort verantwortlich handelnden Personen. Dazu gehören unter Umständen auch:

• Privatadressen
• Hinterlegte Ausweisdokumente
• Aufenthaltstitel
• erteilte Vollmachten.

Über das gemeinsame Registerportal der Länder kann jeder diese sensiblen Daten kostenfrei und ohne vorherige Registrierung zu Informationszwecken einsehen. Ein berechtigtes Interesse muss nicht nachgewiesen werden.

Das bedeutet, dass sensible Daten von Personen unkontrolliert abzurufen sind, was nicht im Sinne der Betroffenen ist.

Bis 2022 war das Recht, in das Handelsregister Einsicht zu nehmen, reglementiert. Die Unterlagen konnten nicht von jedem abgerufen werden. Die Gefahr, dass persönliche Daten an die Öffentlichkeit gelangten, war gering.

Dies hat sich mit der Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) geändert. Seit August 2022 können sensible Daten auf der Registerplattform der Länder kostenfrei abgerufen werden. Damit waren auch missbräuchliche Massenabrufe möglich.

Seit Juni 2023 ist jedoch die Handelsregisterverordnung so angepasst, dass nur noch Dokumente, die gesetzlich vorgeschrieben sind, in das digitale Handelsregister aufgenommen werden. Auch die Vorgaben für Notare für die Eintragung im HR wurden angepasst.

• So ist die Angabe einer Anschrift mit Straße und Hausnummer nicht mehr notwendig, wenn die Urkunde für ein Registergericht vorgesehen ist und Verwechslungen und Zweifel ausgeschlossen sind.
• Bei natürlichen Personen, die geschäftlich oder dienstlich auftreten, ist es nicht mehr notwendig, Wohnort und Anschrift aufzuführen. Es reicht eine Geschäfts- oder Dienstanschrift mit Angabe des Ortes.
• Wohnanschriften, Seriennummern von Ausweisdokumenten sowie Kontoverbindungen solllen zukünftig vor der Übermittlung an das Registergericht unkenntlich gemacht werden oder gar nicht aufgenomen werden.

Achtung: Diese Änderungen gelten nur für Einträge im Handelsregister, die zukünftig vorgenommen worden.

Bei bereits eingetragene Daten

• Wenden Sie sich an Ihr zuständiges Registergericht
  • Nutzen Sie die Option des Dokumententausches über den Notar
  • Stellen Sie ggfs. bei berechtigtem Interesse einen Antrag auf Löschung nach DSGVO - aber Achtung: Der BGH (II ZB 7/23) hat entschieden, dass der Geschäftsführer einer GmbH keinen Anspruch auf Löschung von Geburtsdatum und Wohnort nach Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung DSGVO oder ein Widerspruchsrecht nach Artikel 21 der DSGVO hat.

Bei neuen Einträgen ins Handelsregister

• Achten Sie darauf, dass keine persönlichen Daten von Ihnen im Handelsregister aufgenommen werden. Sprechen Sie dies mit Ihrem Notar ab.