Nachweisgesetz: Über welche Arbeitsbedingungen müssen Sie Ihre Mitarbeiter wie informieren?
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Das Nachweisgesetz ist nicht neu, wurde aber in 2022 reformiert. Es regelt, wie Sie Ihre Arbeitnehmer über die geltenden Arbeitsbedingungen informieren müssen. Für diesen Nachweis bestanden zunächst strenge Formvorschriften, da ausschließlich die Schriftform zulässig war.
Neu: Mit Wirkung ab dem 01.01.2025 gelten Erleichterungen bei der Form des Nachweises. Der Nachweis der Arbeitsbedingungen muss dann nicht mehr in jedem Fall auf Papier mit Unterschrift erfolgen. In vielen Fällen ist dann auch ein elektronischer Nachweis, z. B. per E-Mail ausreichend.
Inhalt
- Worum geht es beim Nachweisgesetz?
- Ist das Nachweisgesetz neu?
- Über welche Arbeitsbedingungen muss ein Nachweis geführt werden?
- Muss zu allen Punkten etwas im Nachweis stehen?
- Können Arbeitsverträge jetzt nur noch schriftlich geschlossen werden?
- Muss ein Nachweis erstellt werden, wenn bereits alle Bedingungen im schriftlichen Arbeitsvertrag stehen?
- Müssen alle bestehenden Arbeitsverträge geändert werden?
- Was gilt bei Neueinstellungen vom 1. August 2022 an?
- Welche Fristen gelten, wenn im bestehenden Arbeitsvertrag ein Nachweis verlangt wird?
- Muss ein einheitliches Dokument für alle Angaben erstellt werden?
- Welche Form muss der Nachweis haben?
- Was gilt bei Änderungen?
- Kann man das Erstellen des Nachweises als Gelegenheit nutzen, den Arbeitsvertrag einseitig zu ändern?
- Reicht es, im Nachweis bei Punkten, die in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen geregelt sind, auf diese zu verweisen?
- Reicht es, auf ein geltendes Gesetz zu verweisen?
- Was gilt, wenn sich arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht einig sind über die geltenden Arbeitsbedingungen?
- Was passiert, wenn die Nachweispflicht nicht erfüllt wird?
- Wer kontrolliert die Einhaltung des Nachweisgesetzes?
- Kann der Arbeitnehmer auf den Nachweis verzichten?
Worum geht es beim Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz dient der Umsetzung der europäischen Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (Nachweisrichtlinie) aus dem Jahr 2019.
Im Nachweisgesetz ist festgelegt, über welche Arbeitsbedingungen Arbeitnehmer einen Nachweis, also eine Darstellung der geltenden Regelungen, erhalten müssen.
Ist das Nachweisgesetz neu?
Nein! Das Nachweisgesetz (Nachweisg) an sich ist nicht neu, es existiert bereits seit 1995. Es war zwar weithin wenig bekannt, aber auch nach bisheriger Rechtslage hatten Arbeitnehmer einen Anspruch, auf Anforderung einen schriftlichen Nachweis über die geltenden Arbeitsbedingungen zu erhalten.
- Die seit dem 01.08.2022 geltende Neufassung des Nachweisgesetzes erweitert die Liste der Regelungsgegenstände, die in einem Nachweis enthalten sein müssen (Nachweispflichten).
- Außerdem besteht seit der Neufassung erstmals eine Nachweispflicht auch ohne entsprechendes Verlangen des Arbeitnehmers (allerdings ausschließlich für neu begründete Arbeitsverhältnisse).
Über welche Arbeitsbedingungen muss ein Nachweis geführt werden?
§ 1 NachwG enthält eine umfassende Liste, welche Arbeitsbedingungen nachgewiesen werden müssen. Bereits bisher waren erfasst:
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Beginn es Arbeitsverhältnisses
- bei Befristung: Dauer
- Arbeitsort
- Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit
- Zusammensetzung und Höhe des Entgelts einschl. Zuschläge, Zulangen usw.
- Arbeitszeit
- Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
- Kündigungsfristen
- Hinweis auf anzuwendende Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen.
Am 01. August 2022 kamen diese Punkte zusätzlich hinzu:
- bei Befristung: konkretes Enddatum
- falls zutreffend: Hinweis auf Möglichkeit zur freien Wahl des Arbeitsortes
- sofern vereinbart: Dauer der Probezeit
- Vergütung von Überstunden sowie für alle Entgeltbestandteile deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
- Vereinbarte Ruhepausen
- bei Schichtarbeit: Angaben zum System, Rhythmus und Änderungsmöglichkeiten
- bei Abrufarbeit: genaue Angaben zur Ausgestaltung
- ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
- falls betriebliche Altersversorgung zugesagt: Name und Anschrift des Versorgungsträgers
- das bei Kündigung einzuhaltende Verfahren, zumindest das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfrist und die Frist zu Erhebung einer Kündigungsschutzklage.
Muss zu allen Punkten etwas im Nachweis stehen?
Es müssen nur die Punkte aufgelistet werden, die auch tatsächlich im Arbeitsverhältnis vorkommen. Wo es beispielsweise keine Befristung oder keine Schichtarbeit gibt, brauchen diese Punkte gar nicht erwähnt zu werden. Es ist nicht notwendig, ausdrücklich aufzunehmen, dass etwa keine Schichtarbeit vereinbart wurde.
Können Arbeitsverträge also nicht mehr mündlich abgeschlossen werden?
Nein! Wie bisher auch, ist der Abschluss eines Arbeitsvertrages formfrei (also auch mündlich) möglich. Wenn ein Mitarbeiter gegen Entgelt beschäftigt wird, liegt rechtlich ein Arbeitsvertrag vor, auch wenn dazu kein Schriftstück erstellt wurde.
Der Nachweis über die Arbeitsbedingungen ist von dem eigentlichen Arbeitsvertrag zu unterscheiden:
- Der Nachweis ist eine Mitteilung über die geltenden Arbeitsbedingungen, er ersetzt nicht den eigentlichen Vertragsabschluss.
- Es handelt sich gerade nicht um einen Vertrag, sondern lediglich eine sogenannte Wissenserklärung des Arbeitgebers: Der Arbeitgeber listet auf, welche Regelungen nach seinem Wissen gelten.
- Da der Nachweis kein Vertrag ist, muss er nicht von beiden Parteien unterzeichnet werden. Es handelt sich lediglich um eine Erklärung des Arbeitgebers.
Muss ein Nachweis erstellt werden, wenn sowieso schon alle Bedingungen im schriftlichen Arbeitsvertrag stehen?
Nein! Gemäß § 2 Abs. 4 NachwG muss kein weiterer Nachweis erstellt werden, wenn dem Arbeitnehmer bereits ein Arbeitsvertrag vorliegt, in dem alle erforderlichen Angaben enthalten sind. Wichtig ist, dass der Arbeitsvertrag nur dann den Nachweis ersetzt, wenn auch die nach dem Nachweisgesetz notwendige Form eingehalten wird. Das ist seit dem 01.01.2025 in der Regel die Textform, in bestimmten Fällen ist aber weiterhin die Schriftform, also Papierdokument mit handschriftlicher Unterschrift, einzuhalten.
Müssen alle bestehenden Arbeitsverträge geändert werden?
Nein! Für Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden haben, müssen Nachweise ohnehin nur vorgelegt werden, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber dazu auffordert. Auch für den Fall, dass ab dem 01.08.2022 Arbeitnehmer in bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen einen Nachweis verlangen, muss nicht unbedingt eine Änderung an bestehenden Verträgen erfolgen.
Denn zur Erfüllung der Nachweispflichten reicht eine Auflistung der Arbeitsbedingungen. Eine Änderung des Arbeitsvertrages selbst muss nicht erfolgen und ist auch meist nicht zu empfehlen, da ein solches Vorhaben häufig zu großer Unruhe oder Ängsten innerhalb er Belegschaft führt. Falls Sie sich im Einzelfall unproblematisch mit Ihrem Arbeitnehmer auf einen neue Version des Arbeitsvertrages verständigen können, können die Nachweispflichten aber auch durch eine geänderte Version des Arbeitsvertrages erfüllt werden.
Was gilt bei Neueinstellungen seit 1. August 2022?
Für Neueinstellung seit dem 01.08.2022 sind die Nachweispflichten stets, auch ohne Aufforderung des Arbeitnehmers, zu erfüllen. Es reicht aus, wenn der Arbeitgeber die Auflistung in der nach dem Nachweisgesetz vorgeschriebenen Form erstellt und rechtzeitig übermittelt. Der Vertrag selbst muss nicht notwendigerweise dokumentiert werden, das ist aber stets sinnvoll. Das Gesetz sieht hier für verschiedene Regelungsgegenstände unterschiedliche Fristen vor. Achtung: Die wichtigsten Bedingungen müssen bereits am ersten Arbeitstag nachgewiesen werden:
| Was? | Termin |
|---|---|
| Name und Anschrift der Vertragsparteien, Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit | spätestens am ersten Arbeitstag |
| Datums des Beginns, Angaben zur Befristung, zum Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer einer Probezeit | spätestens am 7. Kalendertag nach Beginn des Arbeitsverhältnisses |
| übrige notwendige Angaben nach dem Nachweisgesetz | spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses |
IHK-Praxistipp: Eine Aufsplittung der Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz in drei getrennte Mitteilungen dürfte im Regelfall nicht sinnvoll sein. Wer bereits vor Arbeitsbeginn einen Vertrag mit allen notwendigen Angaben abschließt, braucht sich nicht mehr um weitere Nachweise oder Fristen zu kümmern.
Welche Fristen gelten, wenn im bestehenden Arbeitsvertrag ein Nachweis verlangt wird?
Für Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden haben, besteht die Nachweispflicht nur auf Verlangen des Arbeitnehmers. Wenn bereits länger beschäftigte Arbeitnehmer keinen Nachweis verlangen, muss auch keiner erstellt werden. Mit dem Zugang der Aufforderung beim Arbeitgeber beginnt eine 7-Tages- bzw. Monatsfrist zu laufen. Folgende Fristen gelten:
| Was? | Termin |
|---|---|
| Name und Anschrift der Vertragsparteien, Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit Datums des Beginns, Angaben zur Befristung, zum Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer einer Probezeit | spätestens am 7. Kalendertag nach Zugang der Aufforderung |
| übrige notwendige Angaben nach dem Nachweisgesetz | spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung |
Muss ein einheitliches Dokument für alle Angaben erstellt werden?
Nein! Es ist zulässig, die Angaben aufzuteilen. Wenn z.B. ein schriftlicher Arbeitsvertrag vorliegt, der einige, aber nicht alle notwendigen Angaben enthält, ist es ausreichend, den Arbeitnehmer über die weiteren Arbeitsbedingungen zu unterrichten. Auch bei etwaigen Änderungen genügt der Nachweis über den geänderten Gegenstand, es muss kein insgesamt neuer Nachweis erstellt werden.
Welche Form muss der Nachweis haben?
Die Anforderungen an die Form des Nachweises wurden durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV mit Wirkung zum 01.01.2025 entscheidend gesenkt.
Bis Ende 2024 gilt:
Der Nachweis muss zwingend in Schriftform erfolgen, also auf Papier mit tatsächlicher physischer Unterschrift.
Ein Nachweis in elektronischer Form (z. B. per E-Mail) ist ausdrücklich ausgeschlossen.
- Auch Arbeitsverträge sind nur dann als Nachweis ausreichend, wenn sie schriftlich (also in „Papierform“) abgeschlossen wurden.
- Arbeitgeber, die Arbeitsverträge in elektronischer Form abgeschlossen haben, müssen daher einen schriftlichen Nachweis erstellen, auch wenn der elektronische übermittelte Vertrag bereits alle Pflichtangaben enthalten würde.
Ab 01. Januar 2025 gilt:
In den meisten Fällen genügt für den Nachweis die sogenannte Textform gemäß § 129b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Der Nachweis muss dann nicht mehr in jedem Fall schriftlich auf Papier erfolgen. Die Textform kann nicht nur durch Erklärungen auf Papier mit physischer Unterschrift eingehalten werden, sondern auch etwa durch elektronische Kommunikationsmittel. Möglich sind also jetzt auch:
- Dokumente ohne "Nass-"Unterschrift
- Kopien
- Telefaxe
- SMS
- sonstige Textnachrichten
In jedem Fall muss das Dokument den Aussteller erkennen lassen und bei elektronischer Übermittlung für den Empfänger zugänglich, speicher- und ausdruckbar sein.
Außerdem muss der Arbeitgeber mit der Übermittlung des Dokuments den Arbeitnehmer auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen, also den Zugang des Dokuments zu bestätigen. Nach dem Wortlaut der Vorschrift ist es nicht erforderlich, dass der Empfang tatsächlich bestätigt wird, es kommt nur auf die Aufforderung zur Zugangsbestätigung. Selbstverständlich ist es aber aus Nachweisgründen sinnvoll, wenn ein Zugangsnachweis vorliegt.
Wichtig: Auch wenn Nachweise grundsätzlich in Textform erteilt werden dürfen, kann der Arbeitnehmer im Einzelfall einen Nachweis in schriftlicher Form verlangen. Erklärt der Arbeitnehmer, den Nachweis in Schriftform erhalten zu wollen, muss der Arbeitgeber diesem Verlangen nachkommen.
Weitere Ausnahme:
Ausgeschlossen ist die Textform in allen Wirtschaftsbereichen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. In den dort genannten Branchen bleibt es beim strengen Schriftformerfordernis. Das sind Branchen, die als besonders gefährdet für Schwarzarbeit gelten. Dazu zählen:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
- Personenbeförderungsgewerbe,
- Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
- Schaustellergewerbe,
- Forstwirtschaft,
- Gebäudereinigungsgewerbe,
- Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen,
- Fleischwirtschaft,
- Prostitutionsgewerbe,
- Wach- und Sicherheitsgewerbe.
Was gilt bei Änderungen?
Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen muss dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam wird, in Schriftform mitgeteilt werden.
Kann man das Erstellen des Nachweises als Gelegenheit nutzen, den Arbeitsvertrag einseitig zu ändern?
Nein! Der Nachweis nach dem Nachweisgesetz ist schlicht ein Überblick der bereits geltenden Bedingungen.
- Eine abweichende Angabe im Nachweis ändert den Arbeitsvertrag nicht.
- Änderungen im Arbeitsvertrag können nur einvernehmlich zusammen mit dem Arbeitnehmer
- oder – bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen – durch entsprechende fristgerechte Änderungskündigung erfolgen.
Reicht es, im Nachweis bei Punkten, die in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen geregelt sind, auf diese zu verweisen?
Ja! Das sieht das Nachweisgesetz ausdrücklich vor.
Reicht es, auf ein geltendes Gesetz zu verweisen?
Für die Regelungsgegenstände „Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs“ sowie für „das bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren“ ist bei Geltung der gesetzlichen Vorschriften eine Verweisung möglich.
Was gilt, wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht einig sind über die geltenden Arbeitsbedingungen?
Gerade bei mündlich abgeschlossenen Verträgen kann es vorkommen, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedliche Auffassungen dazu haben, was genau vereinbart wurde. Der vom Arbeitgeber verfasste Nachweis ist zur Feststellung des tatsächlichen Vertragsinhaltes ungeeignet, da er nur die Auffassung des Arbeitgebers wiedergibt. Bestreitet der Arbeitnehmer, dass die arbeitgeberseitigen Angaben im Nachweis tatsächlich der arbeitsvertraglich getroffenen Vereinbarung entsprechen, muss (ggf. arbeitsgerichtlich) geklärt werden, was der Inhalt der vertraglichen Vereinbarung ist.
Was passiert, wenn die Nachweispflicht nicht erfüllt wird?
Wichtig ist, dass die Nichtvorlage eines Nachweises keine Auswirkungen auf die Wirksamkeit des Arbeitsvertrages hat. Der Vertrag an sich bleibt bestehen, auch wenn kein ordnungsgemäßer Nachweis vorgelegt wird.
Seit 2022 ist allerdings im Nachweisgesetz eine Bußgeldvorschrift enthalten (§ 4 NachwG). Demnach handelt ordnungswidrig, wer einen erforderlichen Nachweis nicht oder nicht richtig aushändigt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße von bis zu 2.000,- Euro geahndet werden.
Wer kontrolliert die Einhaltung des Nachweisgesetzes?
Aus § 87 Abs. 2 der Bayerischen Zuständigkeitsvordnung (BayZuStV) ergibt sich die Zuständigkeit der jeweiligen Kreisverwaltungsbehörden für die Kontrolle und ggf. Sanktionierung.
Kann der Arbeitnehmer auf den Nachweis verzichten?
Nein! Ein Abweichen von den Vorschriften des Nachweisgesetzes ist nicht zulässig, auch nicht mit Zustimmung des Arbeitnehmers. Allerdings: In Arbeitsverhältnissen, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden haben, sind Nachweise nur auf Anforderung des Arbeitnehmers zu erbringen.