Forderungsmanagement - damit das Geld fließt

• Worum geht es?
• Laufende Bonitätsprüfung des Kunden
• Auslagerung des Zahlungsausfallrisikos
• Reduzierung der Höhe des potenziellen Ausfalls
• Zahlungsvereinbarungen kritisch prüfen
• Vorkasse für Lieferungen und Leistungen
• Kontrolle und Steuerung von Forderungsbeständen
• Professionelles Mahn- und Inkassowesen
• Fazit und Handlungsempfehlungen

Grundsätzlich sollte jeder Unternehmer ein professionelles Forderungsmanagement im Unternehmen implementieren. Dabei setzt das Forderungsmanagement bereits VOR der Lieferung- und Leistungsbeziehung an. Nur so ist gewährleistet, dass Sie nicht auf Ihren Forderungen sitzen bleiben.

Beachten Sie die folgenden Punkte:

Der Unternehmer sollte sich vorab Informationen über die Bonität des Kunden verschaffen, oder diese regelmäßig aktualisieren, beispielsweise durch den Bezug von externen Informationen:

Am effektivsten ist der Rückgriff auf Daten einer Wirtschaftsauskunftei, verbunden mit der Analyse von Zahlungsflüssen in der Kundenbeziehung.

Jedes Unternehmen sollte für sich intern festlegen, in welcher maximalen Höhe Forderungen bei einem Kunden noch vertretbar sind. Zudem ist die Bonität auch durch die Erhebung interner Informationen, die sich aus der bestehenden Kundenbeziehung ergeben, feststellbar:

Gehen Sie von einer Verschlechterung in der Bonität Ihres Kunden aus, wenn beispielsweise das Zahlungsverhalten auffällig wird:

• Hat sich das Zahlungsziel des Kunden innerhalb des vereinbarten Rahmens verschoben?
• Überschreitet der Kunde das Zahlungsziel? Wenn ja, wie häufig?
• Zahlt der Kunde Teilbeträge, obwohl eine Teilzahlungsvereinbarung nicht getroffen wurde?
• Hat der Kunde hohe Lagerbestände?
• Hat sich der Zustand der Maschinen verschlechtert?
• Lässt das Image der Produkte im Vergleich zur Konkurrenz nach?
• Werden erhöhte Rabatte, Nachlässe oder Sonderangebote gewährt?
• Sind die Kapazitäten nicht ausgelastet?

Ein geschulter Außendienst kann dem Unternehmer aus dem Kundenunternehmen berichten und eine gesunde Markteinschätzung geben. Die Grenzen zwischen Verschlechterung der Bonität und wirtschaftlichen Schwierigkeiten sind fließend, der Unternehmer sollte nicht auf eine signifikante Bonitätsabstufung durch eine Wirtschaftsauskunftei warten, bevor er Maßnahmen ergreift.

Für ihn stehen zwei Handlungsalternativen zur Verfügung: Zum einen kann er versuchen das Risiko des Ausfalls auszulagern, zum anderen kann er versuchen das Risiko eines Ausfalls abzufangen. Je nach Umsatzgröße des Kunden müssen dann die Zahlungsmodalitäten anpasst oder für wichtige Kunden die Zahlungsvereinbarungen getroffen werden, welche gegen Insolvenzanfechtungen Bestand haben.

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Warenkreditversicherung

• Je nach Geschäftsgegenstand kann bereits eine Warenkreditversicherung eine effektive Möglichkeit zur Auslagerung von Risiken sein.
• Diese sollte der Unternehmer bei ersten Anzeichen einer Verschlechterung in Betracht ziehen.
• Sind schon erste Vollstreckungsmaßnahmen zur Anspruchsdurchsetzung erfolgt, ist der Weg regelmäßig verschlossen.
• Eine solche Versicherung zahlt, wenn Außenstände nachhaltig offen bleiben, weil der Kunde zahlungsunfähig ist. Als zahlungsunfähig gilt der Kunden, bei dem das Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgelehnt wurde oder Zwangsvollstreckungsmaßnahmen erfolglos waren.

Zur Bewertung, ob eine Kreditversicherung lukrativ ist und in einem wirtschaftlich vernünftigen Verhältnis steht, muss auf die durchschnittlichen Insolvenzquoten der vergangenen Jahre verwiesen werden. Diese lagen für Unternehmen bei 3,9% der quotenberechtigten Forderungen. Für natürliche Personen als Gesellschafter als auch für ehemals selbständige Einzelunternehmer lagen die Quoten bei durchschnittlich max. 1% (vgl. destatis PMNr. 162 vom 17.05.2017). Der Unternehmer sollte diese statistische Größe für die betroffene Forderung ins Verhältnis zu den Versicherungskosten für den gewählten Forderungsbestand setzten und eine entsprechende Entscheidung treffen.

Corona-Krise: Schutzschirm wird voraussichtlich verlängert!
Warenkreditversicherungen sind gerade für mittelständische Unternehmen sehr wichtig. Die Bundesregierung verhandelt seit September 2020 mit den Warenkreditversicherern über eine
Verlängerung des Corona-Schutzschirms bis zum 30. Juni 2021. Die Bundesregierung beabsichtigt, diese Verlängerung möglichst bald bei der Europäischen Kommission zu notifizieren.

Factoring

Alternativ kann der Unternehmer für die gefährdeten Forderungen im Rahmen eines Forderungspools auch auf echtes Factoring setzten.

• Dabei tritt ein Unternehmen seine Außenstände bzw. einen Teil der Außenstände an ein Factoring-Unternehmen ab.
• Dieses wird dann seinerseits alle Außenstände bei den Kunden eintreiben. Das Factoring-Unternehmen übernimmt das Bonitäts- und Insolvenzrisiko des Kunden und erledigt im Gegensatz zur Kreditversicherung den Forderungseinzug.
• Im Gegenzug erhält der Unternehmer sofort regelmäßig einen Großteil der Forderung als sofortigen Liquiditätszufluss.
• Die Zahlungsziele der Kunden für Forderungen können bis zu 90 Tage betragen.

Factoring ist heute nicht mehr nur für Geschäftskunden und Großkunden möglich. Auch Anbieter mit der Möglichkeit von Einzelforderungsfactoring agieren am Markt. Einige davon haben sich auch auf den Ankauf von notleidenden Forderungen spezialisiert. So kann der Unternehmer seine Forderung mit erheblichen Abschlägen an einen Dritten verkaufen, Liquidität generieren und einen Erlös über einer möglichen Insolvenzquote realisieren.

Eine Übersicht über die Anbieter, Branchenabdeckung und Volumenerfordernisse bietet die vom Deutschen Factoring Verband e.V. veröffentlichte Übersicht (www.factoring.de). Weitere Details bietet auch unser Ratgeber Factoring

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Der Unternehmer kann sich bereits zum Zeitpunkt der Begründung der Forderung ein Sicherungsrecht an Vermögenswerten des Kunden einräumen lassen.

• Damit erfährt er im Falle einer Insolvenz eine privilegierte Befriedigung und ist nicht nur auf die Insolvenzquote angewiesen.
• Achtung: Eine nachträgliche Vereinbarung eines Sicherungsrechts für eine Altforderung wird regelmäßig im Rahmen von Insolvenzverfahren mit Anfechtungsansprüchen konfrontiert und wird nicht Bestand haben, wenn dies zum Nachteil der Gläubigergemeinschaft erfolgt ist.

Soweit der Unternehmer Leistungen im Rahmen von Werkverträgen erbringt, zum Beispiel als Bauhandwerker, muss geprüft werden, ob dem Unternehmer gesetzliche Sicherungsrechte zustehen, welche ggf. durch eine entsprechende Erklärung verlangt werden müssen. Diese sind regelmäßig insolvenzfest.

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Eine weitere Möglichkeit zur Sicherung einer Teilforderung ist der Abschluss einer Zahlungsvereinbarung. Weitere Information zu Ausgestaltungsmöglichkeiten finden Sie auf unseren IHK-Ratgeberseiten

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In angespannten Beziehungen zu Unternehmen in Schwierigkeiten müssen konsequente Entscheidungen zur Gestaltung von Leistung und Gegenleistung getroffen werden. Zur Sicherheit der eigenen unternehmerischen Basis muss für die Geldleistungspflicht am besten Vorkasse vereinbart werden.

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Das Forderungsmanagement ist Teil des Working Capital Management. Die Steuerung von Forderungsbeständen kann über ein „Cockpit“ gelöst werden, das alle wesentlichen Leistungsgrößen (engl. Key Performance Indicators, kurz: KPIs) abbildet.

Die vier wichtigsten Kennzahlen im Forderungsmanagement:

• Die Debitorenlaufzeit (engl. Days Sales Outstanding, kurz: DSO) gilt als eine der zentralen Zielgrößen des Forderungsmanagements. Sie beschreibt die Anzahl von Tagen, die vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung (=Rechnungsdatum) bis zum Zahlungseingang auf dem Bankkonto des Lieferanten vergehen. Die Debitorenlaufzeit gibt Aufschluss über das Zahlungsverhalten von Kunden und das Mahnwesen des Unternehmens. Geringe, beziehungsweise sinkende DSO sind ein gutes Signal. Hohe und steigende DSO sollten Anlass für eine Überprüfung der Außenstände sein.
• Die Umschlaghäufigkeit der Forderungen (engl. Receivables Turnover) spiegelt das Verhältnis von Umsatzerlösen zum Gesamtforderungsvolumen wider. Je höher der Umschlag ist, desto schneller können die Forderungen in liquide Mittel umgewandelt und an das Unternehmen zurückgeführt werden. Ein besonders hoher Wert dieser Kennziffer ist ein positives Zeichen. Er gibt uns Aufschluss darüber, dass die Kunden ihre Rechnungen schnell bezahlen und der Forderungsbestand (unbezahlte Rechnungen) niedrig ist. Ein Rückgang dieser Kennzahl ist negativ zu bewerten, da die Kapitalbindung in den Forderungen zunimmt.
• Im Rahmen der Forderungsbestands-Analyse hat der Anteil überfälliger Forderungen (engl. Overdue Rate) eine prominente Stellung erlangt. Diese Kennzahl gibt den Anteil der Forderungen am Umsatz an, die über das Zahlungsziel hinausgehen, in Verzug sind.
• Die Forderungsausfallrate (engl. Bad Debt Rate) gibt den Anteil der uneinbringlichen bzw. abgeschriebenen Forderungen im Verhältnis zum Umsatz an. Da die Forderungsausfallrate eine direkte Aussage über die Effizienz der Maßnahmen des Unternehmens zur Vermeidung von Forderungsverlusten zulässt, ist die Kennzahl ein Anhaltspunkt zur Beurteilung der operativen Leistungsfähigkeit des Forderungsmanagements.

Erstellen Sie mit unserer Vorlage Ihren eigenen Forderungsspiegel.

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Wenn der Kunde unbezahlte Rechnungen nicht fristgerecht beglichen hat, sollte der Unternehmer Schritte einleiten, um an sein Geld zu kommen. Dabei geht es darum, Zahlungsausfälle zu vermeiden und mit unbezahlten Außenständen effektiv umzugehen. Dazu gehören präventive Maßnahmen, die mit der Vertragsgestaltung vor Geschäftsabschluss beginnen.

Zur Steuerung der Zahlungseingänge bieten sich folgende Schritte an:

Das Wichtigste in Kürze:

• Forderungsmanagement ist Chefsache
• Arbeiten werden niemals ohne Vertrag oder Bestellung ausgeführt
• Die Rechnung wird sofort nach Leistungserbringung gestellt und versandt
• Es wird eine lückenlose Bonitätsprüfung bei Neukunden durchgeführt
• Jährliche Bonitäts-Überprüfung aller Kunden
• Es werden für alle Kunden Lieferantenkreditlimite eingerichtet
• Kunden mit unzureichender Bonität wird kein Kredit eingeräumt: „Vorauskasse“
• Liefersperren bei überfälligen Rechnungen und überschrittenen Kreditlimit
• Mit Kunden wird der verlängerte Eigentumsvorbehalt vereinbart
• Bei größeren Aufträgen werden immer Anzahlungen vereinbart

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