Krisenmanagement - So finden Sie den Weg aus der Krise

Ist es um die eigene Liquidität schlecht bestellt, genügt häufig schon eine kurze Wirtschaftsflaute, um ein Unternehmen in Schwierigkeiten zu bringen. Den Kopf in den Sand zu stecken ist keine Lösung: Sobald Sie Probleme erkennen, gilt es, aktiv zu werden und die Krise zu behandeln und den Turnaround zu schaffen!

• Was ist eine Krise und wie erkenne ich sie?
• Liquiditätsoptimierung - ohne Planung geht nichts
• Kosten senken: Sparpotenziale nutzen, um Krisen zu behandeln
• Forderungsmanagement - damit das Geld fließt
• Geschäftsplan
• Finanzierung optimieren - Kreditvereinbarungen überprüfen
• Ohne Entlassungen durch die Krise – geht das?
• Effektive Kommunikation in der Krise - auf den Ton kommt es an
• Die Reißleine ziehen: Sanierung, Insolvenz und Schutzschirm
• Krise nicht bewältigt? So gelingt der Neustart
• Spezial: Prävention von Projektkrisen

Interne Faktoren einer Krise

Neben äußeren Einflüssen wird die Krise im eigenen Unternehmen häufig befördert durch schlechte Planung, unpassendes Marketing, Missmanagement oder ignorierte Probleme. So werden in Studien und Befragungen regelmäßig als interne Faktoren einer Unternehmenskrise genannt:

• fehlendes oder schlechtes Controlling
• Finanzierungslücken
• unzureichendes Debitorenmanagement
• autoritäre und rigide Führung
• mangelhafte Transparenz und schlechte Kommunikation

Unternehmensbedingte Ursachen

Wie anfällig Unternehmen für eine Krise sind, hängt stark von deren Größe und Alter ab. Je jünger oder kleiner ein Unternehmen ist, desto eher kommen Sie in die Situation, Krisen behandeln zu müssen. Die Ursachen sind klar: In der Gründungsphase greifen Unternehmer häufig auf Eigenkapital, Kredite und private Anleger zurück. Gelingt es dann nicht, ausreichend Gewinn zu erwirtschaften, sind neue Finanzmittel kaum zu erhalten. Die eigenen Rücklagen sind aufgebraucht, die Bank erhöht die Kreditlinie nicht, Gründerdarlehen laufen aus und Freunde und Verwandte möchten nicht weiter investieren. Auch strategische Kapitalgeber wie Business Angels investieren in der Regel lediglich für drei bis fünf Jahre.

Welche privaten Ursachen stürzen ein Unternehmen in die Krise?

Zwar gibt es keine statistischen Erhebungen über Firmen, die aufgrund privater Problemlagen in die Insolvenz geraten, Erfahrungswerte zeigen aber typische Ursachen wie:

• Streit unter Ehegatten oder anderen Familienmitgliedern mit Gesellschafterfunktion
• fehlende Nachfolgeregelung bzw. Streit über die Unternehmensnachfolge
• private Krisen (Scheidung, Krankheit, Unfall, …)

Unser Tipp: Lassen Sie sich hierzu umfassend beraten (siehe hier zu Unterstützung und Förderung) und treffen Sie z.B. notarielle Vereinbarungen mit Ihrem Partner, um vorab solche möglichen Krisen zu behandeln.

Wie erkenne ich eine Krise in meinem Unternehmen?

Für ein erfolgreiches Unternehmen ist es unerlässlich, umgehend jede aufkeimende Krise zu behandeln. Wobei zwischen dem Zeitpunkt, an dem die Probleme objektiv beginnen, und dem Moment, an dem Sie diese wahrnehmen, oft Wochen oder Monate liegen können. Es gilt: Je eher Sie eine Krise behandeln, desto größer sind Ihre Handlungsmöglichkeiten. Achten Sie darum immer auf folgendes:

• Verfolgen Sie regelmäßig die Wirtschaftsnachrichten!
• Stellen Sie regelmäßig Einnahmen und Ausgaben gegenüber; die Aufwendungen dürfen die Erträge nicht übersteigen!
• Achten Sie auf Ihre Auftragsbücher: Sind diese nicht ausreichend gefüllt, prüfen Sie, ob eine allgemeine Wirtschaftsflaute oder Management- und Marketingfehler die Ursache darstellen!
• Behalten Sie Ihr Forderungsmanagement im Auge: Große Außenstände sind als Krise zu behandeln!
• Wenn Sie Darlehenszinsen aus dem Eigenkapital entrichten, ist das ein absolutes Warnzeichen!
• Verlassen Sie sich nicht auf die Umsatzzahlen, sondern berechnen Sie immer die Marge!

Nutzen Sie auch unseren Quick-Check zur Krisenfrüherkennung und unseren Ratgeber Krisenphasen erkennen !

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Die Optimierung der Finanzen und ein strukturiertes Reporting sind Fokusthemen im Krisenmanagement: Was ist jetzt wirklich wichtig?

• Liquidität sichern: Ermitteln Sie die Zahlungsströme und passen Sie die Prämissen an. Stellen Sie sicher, dass die Liquiditätsprognose für mindestens für 3 Monate im Voraus in der Gewinn- und Verlustrechnung sowie in der Bilanz integriert ist.
• Entwickeln Sie ein Abwärtsszenario um vorausschauend handeln zu können und um Risiken zu umgehen. Um die nötige Liquidität sicherzustellen , informieren Sie sich über die Liquiditätsplanung
• Steuern mit Kennzahlen: Die externen, nicht planbaren, Einflüsse sind oft nicht steuerbar, dennoch besteht die Möglichkeit diese in Form von Kennzahlen möglichst früh zu erkennen. Mit unserem Merkblatt Kennzahlen zur Krisenfrüherkennung haben Sie die Möglichkeit diese Kennzahlen anzuwenden um möglichst früh einer Krise entgegensteuern zu können.
• Monitoring: Bei einer angespannten finanziellen Situation ist ein objektives Monitoring der jeweiligen Unternehmenslage Voraussetzung für die nötigen Handlungsoptionen. Das Monitoring gibt der Geschäftsleitung einen Überblick über den aktuellen Stand des Unternehmens. Neben den Kennzahlen ist auch eine Einordnung in Krisenszenarien elementar für die Stakeholder und die Geschäftsführer. In unserem Ratgeber Monitoring erfahren Sie dazu mehr.

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In der Krise bleibt Ihnen als Sofortmaßnahme häufig nur, zunächst die Kosten möglichst schnell und deutlich zu senken. Das gilt für Solo-Selbstständige und Mittelständler gleichermaßen. Sicherlich kann nicht in jedem Unternehmen an allen Stellen gleich der Rotstift angesetzt werden, überprüfen sollten Sie aber vor allem folgenden Punkte:

• Der Gewinn liegt oft schon im Einkauf: Bündeln Sie Bestellungen und kaufen Sie bei Lieferanten, die Ihnen gute Konditionen einräumen.
• Halten Sie die Lagerbestände klein, denn sie verursachen hohe Kosten.
• Verhandeln Sie mit Ihrem Vermieter und ziehen Sie einen Umzug in Betracht, wenn die Räumlichkeiten zu groß sind.
• Nutzen Sie eine Energieberatung, denn hier sind die Kosten oft unnötig hoch: Meist gelingt es schon kurzfristig, die Energiekosten zu senken.
• Prüfen Sie die Telekommunikationskosten: Gespräche sind teuer. Machen Sie Telefone und Handys nur den Mitarbeitern zugänglich, die sie tatsächlich benötigen, und suchen Sie nach passenden Tarifen.
• Wie steht es um Ihren Fuhrpark? Ist dieser zu umfangreich und die Fahrzeugnutzung schlecht koordiniert? Beschränken Sie die Fahrten auf das Wesentliche und schauen Sie, ob Carsharing eine Option ist.
• Setzen Sie bei den Personalkosten an. Es müssen nicht immer Kündigungen sein. Manchmal reicht es, freie Stellen nicht zu besetzen und die freiwilligen Arbeitnehmerleistungen zurückzufahren.
• Schalten Sie einen Versicherungsmakler ein und nutzen Sie das mögliche Sparpotenzial, um eine Krise zu behandeln.
• Passen Sie Werbung und Marketing den Gegebenheiten an und fokussieren Sie sich auf die Zielgruppe.
• Überprüfen Sie, wie Sie Verbrauchsmaterialien einsparen können.

Tipp: Besonders in kleinen Unternehmen gibt es oft mithelfende Familienangehörige. Besprechen Sie, ob diese auf den Lohn verzichten, um die Krise zu behandeln.

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In einer akuten Krisensituation gilt der Grundsatz „Liquidität vor Rentabilität“. Deshalb ist ein aktives Forderungsmanagement unerlässlich. Hierbei geht es vor allem um die Reduktion eines möglichen Zahlungsausfallrisikos. Wie Sie Ihre Forderungen zielgerichtet in Sondersituationen beitreiben und managen können zeigen wir Ihnen in unserem Ratgeber Forderungsmanagement

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Der Geschäftsplan ist ein Management-Tool zur Steuerung durch die Krise mit den Bausteinen Liquiditätsplanung, GuV-Planung mit SOLL/IST Vergleich und Bilanzplanung mit Kennzahlenanalyse. Er ist die Basis um operative und strategische Entscheidungen vorzubereiten, die Finanzierungstruktur zu erarbeiten und Voraussetzung für jedes Finanzierungsgespräch mit Banken oder Eigenkapitalgebern. Mehr dazu im Ratgeber Geschäftsplan

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Optimieren Sie Ihre Finanzierung. Ein teurer Kontokorrentkredit könnte beispielsweise in ein langfristiges Darlehen mit besseren Zinsen umgewandelt werden.

Überprüfen Sie daher die bestehenden Kreditvereinbarungen auf deren Inhalte und den Zahlungsverpflichtungen. Sprechen Sie mit den beteiligten Kreditinstituten bezüglich möglicher flexibler Gestaltung und Sondervereinbarungen aufgrund der aktuellen Lage.

Bereiten Sie sich optimal auf das Bankgespräch vor. Überprüfen Sie die notwendigen Unterlagen für das Gespräch. Informieren Sie sich, was Sie mit der Bank klären können. Nutzen Sie hierzu unsere weiteren Informationen zur Vorbereitung des Bankgesprächs

Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema Finanzierung und Förderung

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Wie sollen Betriebe in der aktuellen wirtschaftlichen Situation die hohen Gehälter für bestehende und neue Mitarbeiter stemmen? Neben Instrumenten wie Kurzarbeit sollte auf eine gute Personalentwicklung geachtet werden. Der wichtigste Rat für Unternehmen lautet: Bauen Sie vor und machen Sie Ihre Firma attraktiv für Mitarbeiter und Bewerber. Dabei ist Geld nicht alles. Insbesondere junge Menschen und Eltern haben andere Prioritäten. Nutzen Sie folgende Möglichkeiten:

• gute Work-Life-Balance
• familienfreundliche Arbeitszeiten
• unternehmensinterne Ausbildung und Talentförderung
• steuer- und sozialabgabenfreie Sachzuwendungen
• Mitarbeiterrabatte
• erfolgsabhängige Vergütung

Mit fairen Löhnen und attraktiven Arbeitsbedingungen können Sie Krisen behandeln, ohne erfahrene Mitarbeiter zu verlieren. Auch vermeiden Sie Entlassungen, wenn die Belastung durch die Personalkosten generell geringer bleibt.

Müssen Sie trotz aller Optimierungsmaßnahmen Mitarbeiter in Kurzarbeit schicken, erhalten Sie die nötigen Informationen im Themenblock Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld im Arbeitsrecht.

Bleibt Ihnen nur der Arbeitsplatzabbau, um die Krise zu behandeln, haben wir im Ratgeber Rechtssichere Kündigung alles Wissenswerte gesammelt.

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Speziell in Krisenzeiten ist gerade die Kommunikation von enormer Bedeutung. Denn die Menschen suchen in Krisenzeiten Sicherheit und Verlässlichkeit. Das gilt für die Mitarbeiter, die eigenen Kunden und alle weiteren Stakeholder: sie alle benötigen ein Gefühl der Sicherheit und möchten aktuell, ehrlich und umfassend informiert sein. Unternehmen, die dies erkennen und richtig mit den Zielgruppen kommunizieren, schaffen Vertrauen. Informieren Sie sich im Ratgeber effektive Krisenkommunikation zur optimalen Vorgehensweise.

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Ihr Unternehmen ist dabei, ins Straucheln zu geraten und Sie benötigen Erstberatung in Sachen Insolvenzrecht? Zögern Sie nicht, sich über Ihre Pflichten und Möglichkeiten im Falle einer Insolvenz zu informieren. Je früher Sie handeln, desto höher sind die Sanierungschancen.
Zur Insolvenzsprechstunde.

Auch zur Vermeidung persönlicher Haftung sollten sich Unternehmer, Geschäftsführer, Selbstständige, Vorstände und Aufsichtsräte möglichst schon vor Eintritt einer Krise mit ihren Verpflichtungen und Handlungsalternativen auseinandersetzen.

Informieren Sie sich hierzu ausführlich in unserem Ratgeber Insolvenz

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Lernen von Startups: Unabhängig vom Unternehmensalter können bestehende Unternehmen von Startups lernen: Dass viele Start-ups scheitern, beeindruckt Gründer kaum – sechs von zehn würden sofort einen neuen Anlauf in der Selbstständigkeit wagen. Jeder Zehnte hat sogar bereits drei oder mehr Gründungen hinter sich. Diese Zahlen hat der „Deutsche Startup Monitor 2017“ zusammengetragen. Mit dem folgenden Leitfaden reduzieren Sie das Risiko, bei Ihrer neuen Gründung erneut Krisen behandeln zu müssen.

• Regeneration: Wer vielleicht sogar seit Jahren als Feuerwehrmann im eigenen Betrieb unterwegs war, um Krisen zu behandeln, der braucht Erholung. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Situation zu überdenken und neue Kraft zu schöpfen.
• Ursachenanalyse: Wie sagte schon der ehemalige britische Premierminister Edward Heath? „Das Kunststück besteht darin, denselben Fehler nicht zweimal zu machen.“ Überlegen Sie genau, warum Sie beim letzten Mal gescheitert sind und wie Sie diese Schwierigkeiten bereits bei der Gründung vermeiden können.
• Schuldenabbau: Sind Sie mit Ihrem alten Unternehmen gescheitert, bestehen mit hoher Wahrscheinlichkeit noch Verbindlichkeiten. Regeln Sie diese, bevor Sie sich an eine neue Unternehmung begeben.
• Startkapital: Wenn Sie eine Krise behandeln mussten und dabei gescheitert sind, sind das Startkapital und die eigenen Rücklagen meist aufgebraucht. Die Sicherheiten dürften auch verwertet worden sein. Daher bleiben häufig nur private Kapitalgeber oder Bürgen. Informieren Sie sich bei Ihrem Jobcenter, ob Sie einen Gründungszuschuss oder ein Einstiegsgeld erhalten können, um Ihre Lebenshaltungskosten in der Startphase zu decken.
• Neu starten: Bereiten Sie die neue Gründung sorgfältig vor und prüfen Sie, welche Unterlagen Sie benötigen. Für einige Tätigkeiten ist ein Nachweis der finanziellen Leistungsfähigkeit nötig, den Sie durch eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes beibringen können.

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In Zeiten der Krise und zu erwartenden Rezession sollten Unternehmen nicht nur alle Prozesse und Abläufe fest im Blick haben, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in Krisenzeiten sicher aufgestellt ist. Speziell Projekte müssen genau betrachtet werden, um hier Projektkrisen zu vermeiden.

Was sind typische Projektkrisen?

Viele Selbstständige und kleine Unternehmen arbeiten von Projekt zu Projekt oder bearbeiten nur wenige Projekte gleichzeitig. Eine Projektkrise kann das ganze Unternehmen gefährden. Behalten Sie daher jedes Projekt im Blick. Die folgenden Schwierigkeiten sind als echte Krisen zu behandeln:

• deutliche Budgetüberschreitung
• verpasste Meilensteintermine
• Verlängerung der Projektlaufzeit, evtl. sogar mehrfach
• Arbeiten längerfristig nur „beinahe fertig“
• nachträglicher und ständiger Zuwachs an Vorgängen
• hohe Fluktuation im Team
• schlechte Motivation/Stimmung im Team
• Kundenbeschwerden
• Schuldzuweisungen an den Kunden
• Nichterreichen von Fertigungsgraden

Frühindikatoren für Projektkrisen

Es gibt zum Glück zahlreiche Frühindikatoren, die bereits während der Planung und Initiierung eines Projektes zeigen, dass in Zukunft Krisen zu behandeln sein werden. Gehen Sie niemals über diese Punkte hinweg, weil Sie Bedenken haben, diese im Team zu formulieren, oder Angst haben, einen potenziellen Auftraggeber zu verscheuchen. Denn eine gute Planung verhindert, dass Sie später vorhersehbare Probleme bewältigen müssen und den Projekterfolg riskieren.

Schon in der Planung mögliche Krisen behandeln

Berücksichtigen Sie bei der Projektplanung Folgendes, um Schwierigkeiten zu vermeiden:

• Anforderungsmanagement: Vernachlässigen Sie nicht einzelne Arbeitsschritte oder Arbeitsumfänge, um den Auftraggeber zu überzeugen.
• Versprechen: Der Druck, ein Projekt für das eigene Unternehmen zu gewinnen, mag noch so hoch sein – machen Sie niemals Zusagen, die Sie nicht halten können.
• Fachwissen: Übernehmen Sie nur Projekte, für die Sie das nötige Fachwissen besitzen.
• Personelle Ressourcen: Binden Sie sich nie an Projekte, für die die fachlichen oder zahlenmäßigen Personalressourcen nicht vorhanden sind.
• Auftragsklärung: Nehmen Sie sich Zeit, um die Komplexität eines möglichen Auftrags genau zu ermitteln. Führen Sie zusätzlich eine Stakeholderanalyse durch.
• Zielsetzung: Unklare Ziele führen jedes Projekt in die Krise.

Frühe Krisen behandeln: der Auftraggeber

Nicht nur Ihr Unternehmen trägt zum Gelingen eines Projektes bei. Auch der Auftraggeber hat einen großen Einfluss auf den Erfolg, er ist ebenso in der Verantwortung.

• Zeit: Manche Entscheidungen über den weiteren Projektverlauf oder darüber, wie Krisen zu behandeln sind, können nur gemeinsam mit dem Auftraggeber getroffen werden. Arbeiten Sie möglichst mit Partnern zusammen, die sich Zeit für Sie nehmen und immer zeitnah ansprechbar sind.
• Struktur: Im ersten Moment klingt es toll, wenn der Auftraggeber das Projekt komplett Ihnen überlässt. Doch tatsächlich ist das als Krise zu behandeln, denn Streit ist vorprogrammiert. Geben Sie jedem Projekt gemeinsam mit dem Geschäftspartner eine Struktur und legen Sie Zeitrahmen und Meilensteine fest.
• Ergebnisorientierung: Gerade, wenn es um politische Fragen oder die Erfüllung von Auflagen geht, neigen manche Unternehmen dazu, sich ausschließlich auf die Rahmenbedingungen zu konzentrieren und kein konkretes Ziel zu definieren. Dieser Umstand ist als Krise zu behandeln und vor Projektbeginn aus der Welt zu schaffen.
• Personifizierte Schuldzuweisungen: Jedes Projekt kann in Schwierigkeiten geraten. Ist der Auftraggeber mehr daran interessiert, einen Schuldigen zu finden, als vornehmlich die Krise zu behandeln, müssen Sie eingreifen.
• Schönfärberei: Sie wissen, Ihre Ergebnisse sind nicht optimal, aber der Auftraggeber lobt diese und redet sie schön? Dann haben Sie ein Problem und müssen handeln, sonst war das der letzte Auftrag von diesem Partner.

Kommunikation und Team im Fokus behalten

Jedes Team arbeitet anders, aber bestimmte Anzeichen sind unbedingt als Krise zu behandeln. Denn sie zeigen, dass etwas grundlegend aus dem Ruder läuft. Dazu gehören:

• steigende Unpünktlichkeit
• mangelnde Kooperation und Unterstützung untereinander
• hohe Fluktuation
• Konzentration auf andere, nicht-projektbezogene Aufgaben
• Intransparenz
• wenig aussagekräftige Berichte
• verstärkte Fokussierung auf Formalien

Mit einer umfassenden Planung und einer guten Begleitung lassen sich viele Krisen in der Projektarbeit komplett vermeiden oder frühzeitig lösen.

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