Zoll-, Außenwirtschafts- und Präferenzprüfungen

• Grundsätzliches
• Informationen zur Zollprüfungen
• Informationen zur Außenwirtschaftsprüfung
• Informationen zur Präferenzprüfung
• Was passiert nach der Prüfung?
• Tipps

Zur Überprüfung der gesetzesgemäßen Abwicklung des Warenverkehrs hat der deutsche Zoll die Möglichkeit, Unternehmen einer behördlichen Prüfung zu unterziehen.

Welche Unternehmen werden geprüft?

In der Regel werden vorwiegend diejenigen Unternehmen geprüft, die am Warenverkehr mit Drittländern (Nicht-EU-Mitgliedsstaaten) teilnehmen. Grundsätzlich können aber auch die Firmen einer Prüfung unterzogen werden, die nur innerhalb Deutschlands oder der Europäischen Union tätig sind. Letzteres gilt insbesondere für Außenwirtschaftsprüfungen, da auch bei Lieferungen innerhalb der EU bei bestimmten Konstellationen Genehmigungspflichten vorliegen oder güterspezifische Hinweispflichten bestehen können.

Geprüft werden Unternehmen auch unabhängig von der Frage, ob im Unternehmen Bewilligungen für vereinfachte Verfahren vorliegen oder nicht.

Die Auswahl der zu prüfenden Firmen richtet sich bundesweit nach Risikokriterien, aus denen Risikoziffern berechnet werden. In diese Berechnung fließen Informationen aus allen Sachgebieten der Zollverwaltung ein. Auch entsprechende Hinweise von Zollabfertigungsstellen o. ä. können Einfluss auf die Auswahl einer Firma als "Prüfungsobjekt" haben.

Wie beginnt die Prüfung?

Der erste Schritt bei einer Prüfung aus Sicht des Unternehmens ist der Erhalt einer Prüfungsanordnung. Diese Prüfungsanordnung enthält unter anderem folgende Informationen:

• Art der Prüfung (Zollprüfung, Außenwirtschaftsprüfung etc.)
• Prüfer
• Prüfungszeitraum
• Prüfungsumfang

In einem zweiten Schritt setzen sich Vertreter des Unternehmens und Prüfer zusammen. Der Prüfer unterrichtet das Unternehmen über die Ausrichtung der Prüfung und legt fest, welche Dokumente, Dateien etc. dem Prüfer (im ersten Schritt) übergeben werden sollen. Je nach Größe des Unternehmens und Umfang der Materialien wird gemeinsam eine Frist für das Bereitstellen festgelegt. Diese Frist ist grob im Bereich zwischen einer und vier Wochen anzusiedeln.

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Die Zollprüfung fokussiert die Importseite eines Unternehmens. Während der Zollprüfung wird überprüft, ob Einfuhrabgaben in korrekter Höhe abgeführt worden sind. Im Ergebnis kann es sowohl zu Nacherhebungen als auch zu Erstattungen kommen. Die Zollprüfung kann die weiter unten aufgeführten Teilbereiche umfassen.

Teilbereich – Einreihung

Es erfolgt eine Überprüfung der richtigen Einreihung der aus Drittländern eingeführten Waren in den Zolltarif. Warum ist dies von Bedeutung? Der Einfuhrzollsatz für eine Ware wird unmittelbar von der zugehörigen Warennummer abgeleitet. Die Einreihung in den Zolltarif erfolgt nach festen Regeln. So kann es etwa sein, dass ein bestimmtes Laser-Gerät je nach konkreten Spezifika und vorliegender Funktion entweder in die Position 9013 oder 9018 eintarifiert werden muss. Während für ein Gerät mit der Codenummer 9013 2000 00 0 der Einfuhrzollsatz bei 4,7 % liegt, kann ein Gerät mit der Codenummer 9018 9085 00 0 zu einem Zollsatz „frei“ eingeführt werden. Eine nicht korrekte Einreihung kann demnach aus der Sicht der Finanzbehörden zu fiskalischen Mindereinnahmen führen, die vonseiten des Staates naturgemäß vermieden werden sollen.

Negativbeispiel zum Thema „Einreihung“

• Eine Schraube, die von einem Unternehmen in der Regel zum Einbau in eine bestimmte Maschine dient, wird als "Teil zur Maschine" eingereiht (z. B. 8474 9090), obwohl die Schraube in den Abschnitt für Schrauben hätte eingereiht werden müssen (z. B. 7318 1510), da sie für nahezu beliebige Anwendungen einsetzbar ist. Der Importzollsatz ist in diesem Fall „frei“ statt richtigerweise 3,7 %. Das gleiche Material wird bei unterschiedlichen Einfuhren vier verschiedenen Codenummern zugeordnet.

Handlungsempfehlungen zum Thema „Einreihung“

• Sollte die Importabwicklung über einen Spediteur erfolgen, ist dringend zu empfehlen, dem Spediteur genaue Angaben für die zolltechnische Einfuhrabfertigung zu übermitteln, zu den wichtigsten Angaben gehört in diesem Zusammenhang die Warennummer. (Die Verantwortung bleibt auch bei der Abwicklung über den Spediteur beim einführenden Unternehmen, der Spediteur „sieht“ die Ware bei der Einfuhr nur in eingepackter Form und kann deshalb keine genaue Einreihung vornehmen.)
• Sollten innerhalb des Unternehmens Zweifel oder Unsicherheiten hinsichtlich der Einreihung einer Ware in den Zolltarif bestehen, empfiehlt es sich beim Zoll eine Verbindliche Zolltarifauskunft (VZTA) zu beantragen oder sich zu mindestens unverbindlich über die Zentrale Auskunft Zoll und deren Einreihungsvorschlag zu informieren.
• Die Warennummer sollte in den Material-Stammdaten des Unternehmens hinterlegt sein. Die Stammdaten sollten regelmäßig im Hinblick auf Dubletten durchforstet werden, was wiederum dazu beiträgt, dass innerhalb eines Unternehmens für gleiche Waren unterschiedliche Einreihungen vermieden werden.
• Darüber hinaus sollten Unternehmen Aktualisierungen im Blick behalten.

Teilbereich - Prüfung der Vollständigkeit

Es wird überprüft, ob für alle warenbezogenen Zahlungen für Lieferungen aus Drittländern grundsätzlich und in richtiger Höhe Einfuhrabgaben entrichtet worden sind. Der Prüfer gleicht entsprechende Buchungslisten aus der Buchhaltung des Unternehmens mit den zollamtlich abgefertigten Vorgängen ab. Die Informationen zu den zollamtlich abgefertigten Vorgängen erhält der Prüfer sowohl vom Unternehmen als auch aus dem ATLAS-Einfuhr-System des Zolls. Die Buchungsdatensätze sollten dem Prüfer nach Möglichkeit in den Fremdwährungen zur Verfügung gestellt werden.

Negativbeispiele zum Thema „Prüfung der Vollständigkeit“

• Handels- und Proformarechnung zu einer Sendung weisen einen unterschiedlichen Rechnungsbetrag aus. Die Einfuhrverzollung erfolgt auf Basis des in der Proformarechnung angegebenen (geringeren) Betrages, in der Buchhaltung wird die (höhere) Summe aus der Handelsrechnung bezahlt und gebucht. Folglich entgehen den Finanzbehörden die Einfuhrabgaben auf den Differenzbetrag.
• Ein Kurier hat eine unverzollte Drittlandsendung direkt beim angeschriebenen Empfänger (z. B. Entwicklungsingenieur) abgegeben, statt diese dem Wareneingang bzw. der betriebsinternen Zoll-Fachperson zu übergeben. Der Entwicklungsingenieur erkennt nicht, dass es sich um unverzollte Ware handelt, und wirft die beiliegenden Zollpapiere weg, weil er diese für unwichtige Warenbegleitpapiere hält. Somit werden die Einfuhrabgaben - Zoll und Einfuhrumsatzsteuer - für diese Sendung nicht entrichtet.

Handlungsempfehlungen zum Thema „Prüfung der Vollständigkeit“

• Empfohlen wird ein laufender so genannter "Kreditorenabgleich" oder "Kontokorrentabgleich", mit Hilfe dessen zeitnah festgestellt werden kann, ob alle in der Buchhaltung bezahlten (betroffenen) Rechnungen auch zollamtlich abgefertigt wurden.

Teilbereich - Zollwertberechnung

Der Prüfer ermittelt, ob in allen Fällen der richtige Zollwert für die Einfuhrabfertigung herangezogen wurde. Der Zollwert bildet die Basis für die Berechnung der Einfuhrabgaben. Der Ausgangspunkt für die Ermittlung des Zollwertes ist der auf der Rechnung des Drittlands-Lieferanten enthaltene Preis. Es müssen jedoch verschiedene Hinzurechnungsposten (und Abzugsposten) berücksichtigt werden. Bei Nicht- Berücksichtigung von Hinzurechnungsposten wird die Bemessungsgrundlage für die Einfuhrabgaben zu gering angesetzt, somit kommt es zu fiskalischen Einbußen im Bereich der Einfuhrabgaben.

Negativbeispiel zum Thema „Zollwertberechnung“

• Die Lieferbedingung einer Sendung aus Shanghai lautet "Ex Works". Der Rechnungsbetrag der Firma Shanghai-Machines lautet auf 1000 Euro. Das deutsche Unternehmen entrichtet die Einfuhrabgaben auf der Basis von 1000 Euro. Die Transportkosten von Shanghai nach München betragen 500 Euro; der Anteil der Kosten, die für den Transport von Shanghai bis zu EU-Grenze anfällt, liegt bei 400 Euro; der Anteil der Kosten für den Transport innerhalb der EU beträgt 100 Euro. Um den richtigen Zollwert zu ermitteln, hätte das deutsche Unternehmen, den Transportkostenanteil außerhalb der EU in Höhe von 400 Euro zu den 1000 Euro addieren müssen. Dem Fiskus entgehen Einfuhrabgaben auf einen Betrag von 400 Euro. Eine Firma lässt in Mexiko fertigen. Es wurden größere Summen an Entwicklungskosten an den mexikanischen Partner überwiesen. Bei den nachfolgenden Einfuhren werden die Entwicklungskosten nicht anteilig zum Zollwert hinzugerechnet, wodurch die Bemessungsgrundlage für die Einfuhrabgaben geringer als tatsächlich zutreffend ausfällt.

Handlungsempfehlungen zum Thema „Zollwertberechnung“

• Für jede Importsendung sollte ein Schema zur Ermittlung des Zollwertes entwickelt werden (unabhängig davon ob die Importabwicklung innerbetrieblich oder extern erfolgt). Der Zollwert sollte auf dieser Grundlage in Abhängigkeit von den konkreten Lieferumständen durch eine qualifizierte Person ermittelt werden, welche von den betroffenen Abteilungen mit den relevanten Informationen versorgt wird (z. B. Einkauf --> Weitergabe der vereinbarten Lieferbedingungen, Forschungsabteilung --> Information zu möglichen Entwicklungskosten).
• Sollte die Importabwicklung über einen Spediteur erfolgen, ist dringend zu empfehlen, dem Spediteur genaue Angaben für die zolltechnische Einfuhrabfertigung zu übermitteln, zu den wichtigsten Angaben gehört in diesem Zusammenhang der Zollwert.

Teilbereich - Vorliegen der Präferenznachweise

Es wird überprüft, ob die im Rahmen der Einfuhrverzollung angegebenen Präferenznachweise (z. B. EUR.1) tatsächlich vorliegen. Die EU hat mit verschiedenen Ländern und Gebieten Präferenzabkommen abgeschlossen, die dazu führen, dass bei Vorlage entsprechender Ursprungsnachweise (im Einzelfall auch der Freiverkehrsnachweis A.TR, wenn es um den Warenverkehr mit der Türkei geht) bei der Einfuhr Zollvergünstigungen gewährt werden.

Negativbeispiel zum Thema „Vorliegen der Präferenznachweise“

• Eine Firma ist Selbstverzoller. Sie erhält regelmäßig Waren von einem Unternehmen aus der Schweiz, in der Regel liegen den Sendungen immer Rechnungen mit präferenzieller Ursprungserklärung bei. Dem Mitarbeiter der Einfuhrverzollung fällt in einem konkreten Fall nicht auf, dass diese Ursprungserklärung auf der Rechnung fehlt. Er verzollt die Ware zum präferenzbegünstigten Zollsatz statt zum Drittlandszollsatz.

Teilbereich - Antidumping- und Ausgleichszölle

• Der Prüfer ermittelt, ob in allen relevanten Fällen mögliche Zusatzzölle entrichtet wurden. Zusatzzölle gibt es z. B. in Form von Antidumpingzöllen. Zu beachten ist hier jeweils eine ganz bestimmte Kombination von Produkt bzw. Warennummer auf der einen Seite und Herkunfts- sowie Ursprungsland auf der anderen Seite. Antidumpingzölle können dann festgesetzt werden, wenn Handelswaren eines Landes unter ihrem normalen Wert auf den Markt eines anderen Landes (hier die EU-Länder) gebracht werden.

Abschließende Bemerkung zur Zollprüfung

Dringend empfohlen wird die laufende Überprüfung der Steuerbescheide des Zolls und zwar unabhängig davon, ob eine Firma die Verzollung der Importe im eigenen Haus vornimmt oder durch einen Dienstleister erledigen lässt. Eine systematische und lückenlose unternehmensinterne Ablage der Steuerbescheide kann bei einer Zollprüfung gute Dienste leisten.

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Die Außenwirtschaftsprüfung fokussiert verschiedene außenwirtschaftsrechtliche Aspekte. Basisinformationen zu derartigen Fragestellungen finden Sie beim Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA).

Teilbereich - Ausfuhr

Überprüft wird, ob verschiedene ausfuhrbezogene, außenwirtschaftsrechtliche Punkte durch den Wirtschaftsbeteiligten berücksichtigt worden sind. Zu diesen Punkten gehört unter anderem

• die Überprüfung der vereinfachten Ausfuhrverfahren (z. B. Vereinfachte Zollanmeldung) hinsichtlich der Einhaltung von Bewilligungsauflagen und sonstiger rechtlicher Aspekte
• die Überprüfung der Beachtung möglicher Ausfuhrgenehmigungspflichten (güterspezifische, empfängerspezifische und verwendungsspezifische Ausfuhrgenehmigungspflichten) oder Genehmigungspflichten bei Verbringungen innerhalb der EU
• die Überprüfung eines möglichen Technologietransfers (Beachtung der außenwirtschaftsrechtlicher Bestimmungen!)
• die Überprüfung möglicher Transithandelsgeschäfte (Beachtung der außenwirtschaftsrechtlicher Bestimmungen!)
• die Überprüfung formaler Aspekte bei Ausfuhrgeschäften
• eine Vielzahl außenwirtschaftsrechtlicher Einzelaspekte

Negativbeispiele zum Thema Ausfuhr

• Eine Ware wird in einer Firma nicht als Dual-Use-Ware identifiziert und somit deren Ausfuhrgenehmigungspflicht nicht erkannt. Es erfolgt eine ungenehmigte Ausfuhr nach Brasilien (Beispiel für die Missachtung der güterspezifischen Ausfuhrgenehmigungspflicht).
• Eine nicht-gelistete Ware (= eine Ware, die nicht in der Ausfuhrliste enthalten ist) wird ohne Ausfuhrgenehmigung an ein Kernkraftwerk in Israel gesendet. Somit wird gegen die verwendungsspezifische Ausfuhrgenehmigungspflicht nach § 5d AWV verstoßen (Beispiel für die Missachtung der verwendungsspezifischen Ausfuhrgenehmigungspflicht).
• Eine deutsche Firma sendet eine Dual-Use-Ware an ein Unternehmen in Frankreich und informiert den Empfänger nicht darüber, dass es sich um eine Dual-Use-Ware handelt.
• Ein deutsches Unternehmen fungiert als Unterlieferant für eine Firma in Spanien, an die sie gelistete Vakuum-Pumpen liefert. Die spanische Firma wickelt einen Großauftrag in Marokko ab. Das deutsche Unternehmen weiß, dass die Pumpen im Rahmen des Projekts in Marokko eingesetzt werden sollen. Weil die Firma fälschlicherweise davon ausgeht, dass für Verbringungen von Dual-Use-Waren innerhalb der EU grundsätzlich keine Genehmigung notwendig ist, stellt sie keinen Antrag auf Verbringungsgenehmigung (Beispiel für Missachtung der Notwendigkeit einer Verbringungsgenehmigung, wenn Kenntnis darüber besteht, dass ein gelistetes Gut an ein Land außerhalb der EU weitergeliefert wird).
• Formverstöße im Rahmen der Abwicklung von Ausfuhrgeschäften mit Ausfuhrgenehmigungen.
• Formverstöße im Rahmen der Abwicklung auf der Basis vereinfachter Ausfuhrverfahren.

Handlungsempfehlungen zum Thema Ausfuhr

• Festlegung interner Prüfprozesse hinsichtlich der verschiedenen möglichen Genehmigungspflichten (z. B. Laufzettel zur güterspezifischen Kennzeichnung, Laufzettel für den Vertrieb zur Ermittlung einer möglichen verwendungsspezifischen Ausfuhrgenehmigungspflicht).
• Durchgehende Kennzeichnung aller Waren mit der entsprechenden Ausfuhrlistennummer in den Stammdaten bzw. bei Nicht-Listung einer Ware entsprechende Negativkennzeichnung der Ware in den Stammdaten.
• Systematischer Abgleich aller Geschäftspartner (Kreditoren, Debitoren etc.) mit Terroristenlisten und der personenbezogenen Embargolisten.
• Sollte unternehmensintern aufgrund der Komplexität des Produktes und der diffizilen Durchdringbarkeit der Ausfuhrliste Zweifel an der Richtigkeit der güterspezifischen Kennzeichnung (hier Ausfuhrlistennummer) bestehen, empfiehlt sich die kostenlose Beantragung einer Auskunft zur Güterliste (AzG) beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. In der AzG erhält das Unternehmen eine verbindliche Auskunft zu einer Listung eines Gutes in der Ausfuhrliste und gegebenenfalls die entsprechende Ausfuhrlistennummer.

Teilbereich - Einfuhr

Hier wird überprüft, ob für alle relevanten Einfuhrvorgänge entsprechende Einfuhrgenehmigungen oder Überwachungsdokumente vorliegen. In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass nur sehr wenige Produkte (wiederum in der Regel in Verbindung mit bestimmten Herkunftsländern) entsprechende Pflichten nach sich ziehen.

Teilbereich - Kapitalmeldungen

Im Rahmen von Außenwirtschaftsprüfungen wird darüber hinaus überprüft, ob die Kapitalmeldungen an die Bundesbank in korrekter Form erfolgt sind.

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Zu Präferenzprüfungen kommt es in erster Linie dann, wenn Präferenzpartnerländer (Länder, mit denen die Europäische Union ein Präferenzabkommen abgeschlossen hat) sich an die deutsche Zollverwaltung mit der Bitte wenden zu überprüfen, ob ein Präferenzpapier rechtmäßig ausgestellt wurde.

So könnte beispielsweise im Rahmen eines so genannten Auskunftsersuchens der Schweizer Zoll den deutschen Zoll fragen, ob eine technische Anlage, für die bei der Einfuhr in die Schweiz eine EUR.1 mit Angabe des Ursprungs in der Europäischen Union vorgelegt wurde, den Präferenzsursprung tatsächlich aufweist.

Die Zollverwaltung führt in diesen Fällen beim exportierenden Unternehmen eine entsprechende Prüfung durch. Sollte sich herausstellen, dass in dem konkreten Fall kein präferenzbegünstigter Ursprung vorgelegen hat, kann die Zollverwaltung die Prüfung auf weitere Fälle ausweiten.

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Das Ende der Prüfung

Wichtig in diesem Zusammenhang ist der Umstand, dass der Prüfer auf die bußgeld- oder strafrechtlichen Folgen einer Prüfung nur indirekten Einfluss hat. Die Aufgabe des Prüfers besteht "lediglich" darin, im Unternehmen Informationen zu den zollrechtlich bzw. außenwirtschaftsrechtlich relevanten Vorgängen zu sammeln und diese Informationen in einer festgelegten Struktur im Prüfungsbericht ohne Bewertung in objektiver Weise festzustellen. In der Regel erfolgt zum Abschluss der Prüfung ein Gespräch, an dem mindestens ein Vertreter der Firma und der Prüfer teilnimmt. Dieses Gespräch kann entweder als "Schlussbesprechung" mit offiziellem Charakter (nach § 201 Abgabenordnung) oder – im Falle des Verzichts des Unternehmens auf eine Schlussbesprechung – als "Abschließendes Gespräch" mit eher inoffiziellem Charakter stattfinden. Im Falle der Durchführung einer Schlussbesprechung nehmen von beiden Parteien - Zoll und Unternehmen - in der Regel jeweils mehrere Personen teil. In diesen Gesprächen kann das Unternehmen Fakten oder Umstände, die im Prüfungsbericht nicht in korrekter Weise dargestellt sind, mit der Bitte um Korrektur ansprechen.

Zuweilen kommt es dazu, dass Gegendarstellungen des Unternehmens (nur objektive Merkmale) in Form einer Gegenrede als zusätzliche Absätze in den Bericht aufgenommen werden.

Im Rahmen der Zollprüfung wird vom Prüfer ermittelt, ob und in welcher Höhe es zu Nacherhebungen oder Erstattungen kommt. Die Festsetzung selbst erfolgt über die auswertende Stelle des zuständigen Hauptzollamtes. Das Unternehmen erhält entsprechende Steuerbescheide, die auf die Prüfung Bezug nehmen. Diese Steuerbescheide können auch den Ausgleich von Zinsverlusten der Zollverwaltung für entgangene Einfuhrabgaben beinhalten.

Welchen Weg geht der Prüfungsbericht?

Nach Fertigstellung und evtl. Besprechung des Prüfungsberichts wird dieser an das fachlich zuständige Sachgebiet innerhalb des Hauptzollamtes weitergeleitet. Dieses Sachgebiet gilt als "auswertende Stelle" und zieht entsprechende Schlüsse aus dem Bericht. Mögliche Folgen können darin bestehen, dass Bewilligungsauflagen verschärft oder ergänzt werden. Zum Entzug vereinfachter Verfahren kommt es lediglich in seltenen Fällen.

Sollte sich bereits während der Prüfung abzeichnen, dass es sich - gemessen an der letzten Prüfung - um wiederholte Verstöße handelt oder besonders schwerwiegende Rechtsmissachtungen vorliegen, ist der Prüfer angehalten, diese Informationen noch während der Prüfung an die zuständige Straf- und Bußgeldstelle weiterzuleiten, für Münchner Unternehmen wäre das beispielsweise die Straf- und Bußgeldstelle, die im Hauptzollamt Augsburg angesiedelt ist. In einigen Fällen erfolgt die Weiterleitung an diese Stelle auch nach Abschluss der Prüfung. Diese Stelle informiert wiederum die betroffene Firma - in Abhängigkeit von Art und Ausmaß der Verstöße - über die (potenzielle) Einleitung eines Bußgeld- oder Strafverfahrens.

Art von Verstößen

Unterschieden werden unter anderem zwei Kategorien von Verstößen, zum einen Arbeitsfehler und zum anderen Systemfehler. Arbeitsfehler treten im Regelfall als Einzelfälle vor dem Hintergrund einer funktionierenden betrieblichen Organisation des Außenwirtschaftsverkehrs statt. In diesen Fällen ist zu erkennen, dass das Unternehmen ein System entsprechender Anweisungen, Prozesse etc. aufweist und dieses auch gelebt wird.

Systemfehler liegen dann vor, wenn eine Firma entweder kein oder lediglich ein unzureichendes System zur Organisation des Außenwirtschaftsverkehrs implementiert hat.

Arbeitsfehler werden in der Regel weniger streng geahndet als Systemfehler.

Ein wichtiger Aspekt bei der Bewertung von Verstößen ist auch die Verhältnismäßigkeit bzw. die statistische Relation der Anzahl der Verstöße zu der Anzahl der Gesamtvorgänge der gleichen Art. So wird etwa ein Einreihungsfehler (mit fiskalischer Einbuße) bei z. B. 3.500 Einfuhren pro Jahr vermutlich nur zu einer Nacherhebung führen und kein Bußgeld o. ä. nach sich ziehen.

Gleichfalls wird aber auch von einem Unternehmen mit einer Vielzahl gleichartiger außenwirtschaftsrechtlicher Vorgänge grundsätzlich eine höhere Sorgfalt und Sachkenntnis erwartet, als von einem Unternehmen, bei dem bestimmte außenwirtschaftsrechtliche Vorgänge lediglich selten oder einmalig vorkommen. Weiterhin ist zu unterscheiden zwischen Fehlern, die erstmalig oder zum wiederholten Male auftreten. Letztere werden deutlich strenger geahndet.

Monetäre Folgen

Verstöße im Bereich des Außenwirtschaftsrechts können als Ordnungswidrigkeiten oder Straftaten eingeordnet werden. Ordnungswidrigkeiten ziehen in der Regel Bußgelder nach sich, die in ungünstigen Fällen mehr als siebenstellig ausfallen können.

Eine strafrechtliche Ahndung von Verstößen ist recht selten, beispielsweise könnten Embargoverstöße einen Ansatzpunkt dafür bilden. In Extremfällen kann es auch zu Freiheitsstrafen für den Geschäftsleiter, den Leiter des entsprechenden Fachgebiets oder sogar den Sachbearbeiter kommen. Dabei handelt es sich jedoch um absolute Einzelfälle.

Neben den eigentlichen Bußgeldern oder Geldstrafen ist an dieser Stelle noch das Prinzip der Bruttoabschöpfung zu erwähnen. Es besteht darin, dass vom Staat im Falle bestimmter Verstöße nicht nur der Gewinn sondern der gesamte Umsatz des betroffenen Geschäftes eingezogen wird.

Stellungnahmen vom Unternehmen

Nicht selten bieten die entsprechenden Zollbehörden einem Unternehmen an, sich zu den Feststellungen zu äußern.

Hier empfiehlt es sich, dass ein kundiger Mitarbeiter des Unternehmens darstellt, welche Prozesse im Unternehmen installiert sind und welche Maßnahmen bereits in der Vergangenheit getroffen worden sind, um Fehler im Bereich des Außenwirtschaftsrechts zu vermeiden. Durch eine derartige Darstellung kann es einem Unternehmen gelingen, die Zollbehörden davon zu überzeugen, dass ein betriebliches System im Bereich des Außenwirtschaftsrechts vorhanden ist und dass es sich bei den erfolgten Verstößen lediglich um Einzelfälle in Form von Arbeitsfehlern handelt (= Exkulpierung).

Grundsätzlich können in ein solches Schreiben auch Erläuterungen zu den Maßnahmen, die infolge der Prüfungen ergriffen wurden, angebracht sein. Es wird jedoch empfohlen, nicht zu viele derartiger Maßnahmen zu beschreiben, da sonst der Eindruck erweckt werden könnte, dass zuvor lediglich eine sehr lückenhafte Struktur im Unternehmen verankert war.

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Neben den oben beispielhaft angeführten Handlungsempfehlungen sollten verschiedene Aspekte grundsätzlich Beachtung finden, von denen vier besonders wichtige nachfolgend erläutert werden. Eine innerbetriebliche Umsetzung dieser Punkte sollte dazu führen, dass Sie außenwirtschaftsrechtlichen Prüfungen zukünftig mit mehr Gelassenheit entgegensehen können.

Schaffen Sie ein System!

Wie oben bereits erwähnt, sind Systemfehler weitaus problematischer als einfache Arbeitsfehler. Schaffen Sie deshalb in Ihrem Unternehmen eine umfassende Struktur,

• die alle betroffenen Abteilungen berücksichtigt (Einkauf, Vertrieb, Forschung & Entwicklung, Fertigung etc.)
• die verantwortliche Personen und Stellvertreter für entsprechende Teilbereiche definiert
• die genaue Anweisungen zur Dokumentation der Arbeits- und Prüfungsschritte enthält
• die festlegt, dass der Hauptverantwortliche in regelmäßigen Abstanden durch interne Stichproben die Struktur hinsichtlich ihrer Umsetzung im praktischen Alltag überprüft
• die genau auf die spezifischen Umstände in Ihrem Unternehmen ausgerichtet ist

Ratsam ist es, bei diesen Überlegungen die Geschäftsleitung mit einzubeziehen und dort ein Bewusstsein für die Thematik zu schaffen. In Anbetracht der Tatsache, dass die erläuterten Prozesse in der Regel Mehrarbeit bedeuten ohne letztlich zu einem direkt messbaren monetären Mehrwert zu führen, werden Sie in den betroffenen Abteilungen zunächst auf wenig Gegenliebe stoßen. Hier kann die Unterstützung der Geschäfts-leitung sehr hilfreich sein.

Verfassen Sie schriftliche Anweisungen!

Gießen Sie Ihre Struktur in gut verständliche schriftliche Anweisungen und verteilen Sie diese an die betroffenen Stellen. Schriftliche Anweisungen sind nur dann hilfreich, wenn Sie an den entsprechenden Stellen inhaltlich auch umgesetzt werden.

Berücksichtigen Sie beim Verfassen der Anweisungen folgendes: Eine Arbeits- und Organisationsanweisung oder eine sonstiges internes Handbuch etc. sollte weder zu kurz noch zu ausführlich sein. Auch eine zu ausführliche Anweisung kann negative Folgen haben, wenn es dennoch zu (regelmäßigen) Verstößen kommt, da in diesem Fall von Seiten der Zollverwaltung der Verdacht auf vorsätzliches unrechtmäßiges Handeln entstehen kann.

Schaffen Sie innerbetriebliche "Awareness"!

Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen ein Bewusstsein dafür, dass die Thematik des Außenwirtschaftsrechts wichtig ist. Reden Sie mit den Mitarbeitern aus den betroffenen Abteilungen und erarbeiten Sie mit diesen gemeinsam gangbare Konzepte. Ein Bewusstsein sollte unbedingt auch auf Geschäftsleitungsebene (siehe Punkt VI a.) vorhanden sein. Es empfiehlt sich, auch nach einer Einführungs- oder Optimierungs-phase außenwirtschaftsrechtlich wichtiger Prozesse mit den betroffenen Kollegen im Gespräch zu bleiben.

Sorgen Sie für Fachkunde und bleiben Sie auf dem Laufenden!

Die verantwortlichen Stellen sollten unbedingt mit fachkundigem Personal besetzt werden.

Sorgen Sie auch dafür, dass die verantwortlichen Personen „fachlich fit“ bleiben. Hierfür können verschiedene, sich teilweise ergänzende Wege eingeschlagen werden. Es ist empfehlenswert, dass die verantwortlichen Personen

• sich regelmäßig auf der Zoll-Website und der BAFA-Website über Neuerungen informieren
• regelmäßig Schulungen und Seminare zu außenwirtschaftsrechtlichen Themen besuchen, die von unterschiedlichen Institutionen angeboten werden
• dafür Sorge tragen, dass neue Mitarbeiter sachkundig angelernt werden
• E-mail-Newsletter zu Neuerungen im Außenwirtschaftsrecht abonnieren (z. B. Newsletter des BAFA, und den IHK Newsletter)
• ein internes Verteilersystem für Neuerungen im Außenwirtschaftsrecht schaffen (z.B. als interner E-mail-Verteiler)

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