IHK Ratgeber

Tools und Hilfsmittel im Homeoffice

Das Arbeiten aus dem Homeoffice heraus, egal ob während oder abseits der Corona-Pandemie, kann sich sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmen als wertvolle Alternative zu klassischen Arbeitsmodellen darstellen. Produktivitätssteigerungen, eine Erhöhung der Arbeitnehmer-Motivation, Optimierungen von festen Arbeitsplätzen und andere Vorteile können damit einhergehen. Doch abseits solcher Vorteile darf auch ein gewisser Mehraufwand und eine Umstellung der Arbeitsweise im Team nicht vernachlässigt werden. Dank der heutigen Digitalisierung gibt es bereits zahlreiche Programme und Hilfsmittel, die das Arbeiten aus den eigenen vier Wänden heraus vereinfachen. Welche Tools die Arbeit im Homeoffice erleichtern und die Effizienz steigern können, erfahren Sie im Folgenden.

Inhalt

Conferencing und Co: Zusammenarbeit im Homeoffice

Zusammenarbeit mit den Kollegen: Messenger-, Team-Chat-, Video- & Kommunikations-Tools

Abstimmung mit den Kollegen ist ein großes Thema im Homeoffice. E-Mails eignen sich dafür nur begrenzt und sorgen eher noch für mehr Chaos. Nutzen Sie für einen unkomplizierten Austausch Chat- und andere Kommunikationstools:

Microsoft stellt mit der Kommunikationssoftware Microsoft Teams Office-Anwendungen zur Nutzung bereit. Schulen, Universitäten und Behörden können auch das kostenlose Paket "A1" nutzen, das neben klassischen Anwendungen wie Word und Excel auch Teams enthält.
Als Alternative zu Microsoft bietet Zoho ein ähnliches Angebot an. Enthalten sind hier Tools für Videokonferenzen, Chats sowie zur Textverarbeitung und Tabellenkalkulation.
Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst des US-amerikanischen Unternehmens Slack Technologies zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen. Die Basis-Version ist kostenfrei nutzbar und bietet Zugriff auf die letzten 10.000 Nachrichten des eigenen Teams und u. a. die Möglichkeit des Führens von Einzelgesprächen in Form von Audio- und Video-Anrufen mit Team-Mitgliedern.
Mattermost ist ein freier webbasierter Instant-Messaging-Dienst für Unternehmen, der sowohl Einzel- als auch Gruppenchats erlaubt. Mattermost ist eine Open-Source-Software und funktioniert ähnlich wie die marktführenden proprietären Softwares Microsoft Teams und Slack. Eine 30-tägige kostenfreie Version der Enterprise-Edition wird zum Ausprobieren angeboten.
Für Videokonferenzen für bis zu 100 Teilnehmern, begrenzt auf eine Dauer von 40 Minuten pro Gruppenbesprechung, eignet sich das kostenlose Basis-Paket von Zoom. Kostenpflichtige Versionen, u.a. ohne Zeitlimits sind ebenfalls verfügbar.
Einen klassischen Instant-Messaging-Dienst mit der Möglichkeit der Bildtelefonie und zur Durchführung von IP-Telefonie, ScreenSharing und Datenübertragung stellt Skype dar. Die Nutzung von Skype ist kostenfrei möglich. Sollten Festnetzanrufe durchgeführt werden, können jedoch Kosten anfallen.
Eine weitere Lösung für Online-Videokonferenzen stellt die Software GoToMeeting dar. Der Web-gehostete Dienst ermöglicht Online-Besprechungen, Desktopfreigaben und Videokonferenzen, mit dem der Anwender sich mit anderen Nutzern, Kunden oder Kollegen in Echtzeit virtuell austauschen kann. Diese Lösung bietet Videomeetings für bis zu 250 Teilnehmer an und kann in einer 14-Tage langen Testphase ausprobiert werden.
WhatsApp: Gruppen Videoanruf - Die beliebte Mobile-App eignet sich insbesondere für kurzfristige und kostenfreie Austausche in kleinen Gruppen. Via einem Konferenzanruf können hier Gruppen von bis zu acht Personen an einem Videoanruf teilnehmen.
Eine weitere kostenlose Alternative für Sprach- und Videotelefonie stellt Google Duo dar. Als App für die Betriebssysteme Android und iOS können durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützte Gespräche durchgeführt werden. Die Teilnehmeranzahl ist pro Videoanruf auf 32 Personen begrenzt.
Über Apple-Endgeräte kann auch die kostenlose Standardsoftware FaceTime genutzt werden um sowohl Einzel- als auf Gruppenvideotelefonie zu nutzen.
Jitsi ist eine Sammlung von freier Software für IP-Telefonie, Videokonferenzen und Instant Messaging. Mit Jitsi Meet können kostenfreie und verschlüsselte Videoanrufe und Konferenzcalls ohne vorherige Software-Installation durchgeführt werden.
Diverse Unternehmen (z. B. sichere-videokonferenz.de ) ermöglichen über Installationen von Jitsi z. B. Videokonferenzen.
Videokonferenzen können aktuell auch über die UCC (Unified Communication and Collaboration) durchgeführt werden. Das Tool Lifesize steht nach Registrierung sechs Monate lang kostenfrei zur Verfügung und Unternehmen erhalten hier die Möglichkeite mit 25 Personen in Videokonferenzen mit Screen Sharing zusammen zu kommen.
Die kostenlose Version der Videokonferenz- und Meeting-Lösung Webex wird von Cisco in einer erweiterten Fassung angeboten, die Konferenzen von bis zu 100 Teilnehmer erlaubt, und das mit einer zeitlich unbegrenzten Nutzungsdauer.

Gemeinsam Dokumente bearbeiten & speichern: Kollaborationstools / Cloud

Viele Tätigkeiten basieren auf der Arbeit in Dokumenten. Um mit Kollegen gleichzeitig an diesen arbeiten zu können, ohne sie in verschiedenen Versionen hin- und herzuschicken, eignen sich unter anderen folgende Lösungen:

Google Drive ist ein Filehosting-Dienst des Unternehmens Google LLC. Er ermöglicht Benutzern das Speichern von Dokumenten in der Cloud, das Teilen von Dateien und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Insgesamt stehen Nutzern hier 15 GB Datenspeicher kostenfrei zur Verfügung. Wird mehr Datenspeicher benötigt, fallen entsprechende monatliche Kosten an.
Microsoft OneDrive, ehemals Microsoft SkyDrive, ist ein Filehosting-Dienst von Microsoft, mit dem Nutzer Ihre Daten abspeichern, mit anderen Geräten synchronisieren und mit anderen Personen teilen können. Das Basis-Paket von OneDrive mit 5 GB Datenvolumen ist kostenfrei, wohin höhere Volumina entsprechend mit monatlichen Gebühren daherkommen.

Wichtig: Achten Sie dabei auf die Sicherheit ihrer Daten in der Cloud und verschlüsseln diese datenschutzkonform – am besten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ein möglicher Anbieter ist Boxcryptor.

Datentransfer und Dokumentenaustausch

Dateien zu Kunden übermitteln, die zu groß sind für eine E-Mail? Nutzen Sie Tools wie beispielsweise die folgenden Dienste, um Ihren Kunden einen Link zu einer Datei zur Verfügung zu stellen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

WeTransfer ist ein 2009 eingeführter Filehosting-Dienst. Der primäre Zweck hinter WeTransfer ist nicht das dauerhafte Speichern oder Teilen von Dateien mit anderen, sondern nur der Versand großer Dateien an einzelne oder mehrere Empfänger. Eine kostenlose Nutzung ist für Dateigrößen von bis zu 2 GB möglich. Werden größere Datenmengen benötigt, fallen monatliche bzw. jährliche Kosten an.
Dropbox ist ein Cloud-Storage-Anbieter, welcher es ermöglicht, Dateien online zu speichern, zwischen verschiedenen Geräten zu synchronisieren oder Dateien mit anderen zu teilen. Bis zu 2 GB stehen in einer Basic Version des Dienstes kostenfrei zur Verfügung. Werden größere Datenmengen benötigt, fallen monatliche bzw. jährliche Kosten an.
Eine regionale Lösung FTAPI stellt von der Münchner FTAPI Software GmbH dar. Mit einer sicheren Ende-zu-Ende Verschlüsselung bietet das Unternehmen einen einfachen Datenaustausch an, um Kunden es zu ermöglichen geschäftliche Daten an Mitarbeiter, Partner und Kunden weltweit zu versenden. Eine kostenfreie 7-Tage lange Testversion steht zur Verfügung.
Eine weitere deutsche Cloudlösung stellt idgard dar. Je nach Paket sind je mindestens 5 Voll-Lizenzen, 25 Gast-Lizenzen und 100 GB Speicher enthalten. Es wird eine 14-tägige Testphase angeboten.
Mit kann man einfach, sicher und DSGVO-konform Dateien kostenfrei senden, die vertraulich oder z. B. zu groß für E-Mails sind. Alle gesendeten Dateien sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die Daten bleiben geschützt und alle Server stehen in Deutschland. Auch die Nutzung eines , der nur von ausgewählten Personen mitgenutzt werden kann, steht hier zur Verfügung.
Eine sichere Alternative mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung kommt aus der Schweiz:
Auch die Hetzner Online GmbH stellt ein kostenloses Angebot mit der Plattform zur Verfügung, sowie eine kostenfreie Basisversion der Lösung .
Seitens der MXP GmbH wird ebenfalls eine Alternative zu bekannten Lösungen wie WeShare und DropBox angeboten. Mit können Unternehmen von überall vollen und sicheren Zugriff auf ihre Daten haben, jedoch werden hier keine kostenfreien oder Testversionen angeboten.
Eine weitere Alternative stellt dar. Dieser Dienst des bekannten Browsers Firefox bietet auch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Jedoch gilt es hier zu beachten, dass der Freigabe-Link nur begrenzte Zeit gültig ist und dass die Daten in den USA auf Servern der Google-Cloud gespeichert werden.

Organisieren Sie Ihre Projekte: Projektmanagementtools

Termine und Aufgaben bei komplexen Projekten im Team im Blick zu halten, ist nicht einfach. Beispiele für solche Tools, die bei der Organisation helfen können, sind folgende:

Mit dem Tool Trello, welches zum Londoner Software-Entwickler Atlassian gehört, können im Browser simpel und einfach Projekte gemanaged werden. Trello ist in der Basisversion kostenfrei. Im Vergleich zur Business-Version ist hier lediglich die Anzahl der gleichzeitig laufenden Projekte begrenzt.
Gantt-Charts können mit dem kostenfreien Tool Agantty erstellt werden, womit Sie Projekte, Aufgaben und Meilensteine im Überblick behalten können. Dieses Tool eignet sich insbesondere für kleine bis mittelgroße Teams. Die Server von Agantty stehen zudem in Deutschland und es werden DSGVO-Richtlinien eingehalten.
Für einfache Aufgaben und Projektmanagement eignet sich auch das Tool Asana des gleichnamigen Unternehmens aus San Francisco, welches in der Basis Version, begrenzt auf 15 Mitglieder, kostenfrei angeboten wird.
Cloud-Service für Datenspeicherung und Datenaustausch TeamDrive aus Hamburg kommt mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und DSGVO-konform daher und kann als kostenlose Version genutzt werde.
Die PM-Software Wrike besticht durch einen sehr großen Funktionsumfang und bietet zudem diverse Integrationen an (z. B. zu Google Drive, Box und iCal5). Besonders hervorzuheben ist das Marketing-Modul mit ausgefeilten Workflows inkl. Briefing-, Prüfungs- und Freigabe-Funktionalitäten. Der europäische Server-Standort des kalifornischen Anbieters befindet sich in Amsterdam. Eine kostenfreie Version für bis zu fünf Nutzer wird angeboten.
Ein Cloud-basiertes Projekt-und Taskmanagement-Tool ist factro das seinen Server-Standort in Deutschland (Frankfurt/Main) hat. Damit werden Datensicherheit und DSGVO-einschließlich BDSG (neu)-Konformität eingehalten. Die Datensicherheit wird durch ein zertifiziertes Rechenzentrum im Inland sowie durch hohe Verschlüsselungsstandards beim Datentransfer gewährleistet. factro bietet eine kostenfreie Nutzung („Basic Cloud“) für bis zu 10 Nutzer an.

Virtual & Augmented Reality

Virtuelle Realität

Aufgrund aktueller Beschränkungen fehlt vielen Unternehmen die Möglichkeit Produkte auf eigenen Verkaufsflächen oder auf Messen und Events zu präsentieren. Das Münchner Start-Up VRdirect zählt zu den Unternehmen, die hier kleinen und mittleren Unternehmen kostenfreie Unterstützungen anbieten. Die Software des Start-Ups kann bis zu sechs Monate kostenfrei genutzt werden um eigene Virtual-Reality-Inhalte zu erstellen, um so eigene Produkte oder Dienstleistungen visuell ansprechend zu präsentieren sowie Möglichkeiten zum direkten Kauf zu integrieren. Anmeldung und weitere Information zur #stayathome-Lizenz finden Sie hier .

Augmented Reality

Mit einer Remote-Support-Lösung möchte das Unternehmen PTC zu Zeiten der Covid19-Pandemie helfen und betroffene Industrieunternehmen unterstützen. Fallen bspw. kritische Systeme aus, während Fachpersonal aufgrund der Corona-Situation zu Hause festsitzt, so kann über die erweiterte Realität eine Lösung herbeigeführt werden. PTC bietet hier bis zum Ende August 2020 die Remote-Support-Lösung Vuforia Chalk kostenlos an. Mit dieser Software können Experten via Video dazugeschaltet werden, die dann in der Lage sind Objekte im Sichtfeld der Kamera zu markieren und Anweisungen für Reperaturen oder andere Aktivitäten zu geben.

Stockphotos

Die Münchner Bild-Agentur PantherMedia bietet Unternehmen zur aktuellen Corona-Situation eine Marketing-Soforthilfe an, um hier Unterstützung zu bieten. Insgesamt 100.000 Bild-Downloads stellt der Dienstleister kostenfrei Unternehmen zur Verfügung, die für Marketingzwecke frei verwendet werden können. Weitere Informationen zu den Nutzungsbedingungen erhalten Sie unter diesem Link.

Terminplanung / Terminabfragen

Um Termine mit Arbeitskollegen, Geschäftspartnern und unter anderen Kunden zu vereinbaren, stehen unterschiedliche kostenfreie Tools im Internet zur Verfügung. Zu diesen zählen unter anderen:

Der Terminplaner des DFN-Vereins (Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e. V.) Terminplaner 4
Terminplaner der Organisation "Digitalcourage": Nuudel,
Terminplaner der TU Dresden: Dudle

Kommunikationssoftware

PDF-Dateien kostenlos erstellen und bearbeiten

Im Rahmen der Covid-19-Krise stellt das Unternehmen Foxit Software seine Online-Software zur Bearbeitung von PDFs Unternehmen kostenfrei zur Verfügung. Der Cloud-basierte Editor "PhantomPDF Online" kann genutzt werden um PDF-Dateien zu erstellen, zu bearbeiten, diese ins Office-Format zu konvertieren und bspw. um mehrere PDF-Dateien zusammenzufügen oder diese zu schwärzen, zu signieren und zu schützen.

Homeoffice – aber sicher!

Zuguterletzt: Lassen Sie die Sicherheit nicht außer Acht!

Nutzen Sie aktuelle Softwareversionen und Anti-Virensoftware und installieren Sie regelmäßig Updates.
Verwenden Sie einen VPN-Zugang, falls keine Clouddienste im Einsatz sind.
Greifen Sie stets auf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zurück, wo dies möglich ist und angeboten wird.
Verschlüsseln Sie Festplatten und Notebooks.
Achtung vor E-Mails mit Corona-Bezug – Betrüger nutzen derzeit vermehrt die Krise für Phishing-Attacken.

Sie können das alles auf die Schnelle nicht allein umsetzen? Dann denken Sie über das Förderprogramm "go-digital" nach. Dieses wurde aufgrund der aktuellen Corona-Krise so angepasst, dass Homeoffice-Arbeitsplätze förderfähig sind – und das schnell. Kontaktieren Sie jetzt einen der zertifizierten Dienstleister!

Bitte beachten Sie, dass die Auflistung der Tools keine Empfehlung darstellt, sondern nur eine Zusammenstellung möglicher Maßnahmen.

Bitte beachten Sie den Datenschutz bei Tools im Homeoffice.