Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)

• Einführung
• Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
• Praktische Erwägungen zur E-Rechnung
• Die E-Rechnung im Steuerrecht (Rechtslage bis 31.12.2024)
• Neu: Einführung einer Pflicht zur E-Rechnung ab 1.1.2025
• Entwurf eines BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung für inländische Unternehmer ab 1.1.2025
• Expertentreffen (E-Rechnung) in Brüssel am 7. März 2024
• Weitere steuerliche Aspekte (Auswahl)
• Die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung
• XRechnung und ZUGFeRD
• Zusammenfassung
  

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gewinnt an Bedeutung im Geschäftsverkehr. Für Unternehmen bringt die Nutzung einige Vorteile. Jedoch sind steuerliche Anforderungen zu beachten. Im öffentlichen Auftragswesen wurde schon vielfach auf elektronische Rechnungen umgestellt (B2G-Bereich).

Nun stehen weitere wichtige Neuerungen zum 1. Januar 2025 an:

• Alle Unternehmen sind im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.
• Zudem soll die E-Rechnung künftig auch im grenzüberschreitenden B2B-Geschäft innerhalb der EU verpflichtend werden.

Diese Veränderungen haben weitreichende Auswirkungen auf viele Unternehmen und ihre Geschäftsprozesse.

Zum einen bringt die E-Rechnung Chancen zur Optimierung und Automatisierung der Finanzbuchhaltung. Zum anderen kommen mit der Umstellung Herausforderungen auf die Unternehmen zu.

Welche praktischen und steuerlichen Anforderungen sind zu beachten? Wie wirkt sich die Verpflichtung zur E-Rechnung konkret aus? Unser nachfolgender Beitrag gibt Ihnen einen Überblick.

Wie gehen Sie praktisch vor, wenn Sie die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen einführen wollen? Unser praktischer Leitfaden "Schritt für Schritt zur E-Rechnung" unterstützt Sie dabei.

Im allgemeinen Sprachgebrauch, technisch und auch je nach Rechtsgebiet besteht ein unterschiedliches Verständnis davon, was eine E-Rechnung ist. So haben im Kontext der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014) und dem Steuerrecht - bisher - unterschiedliche Definitionen gegolten.

• Im Sinne der EU-Richtlinie handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz, in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können. Der strukturierte Datensatz ist von zentraler Bedeutung. Hierdurch soll eine automatisierte und medienbruchfreie Verarbeitung und Interoperabilität von Rechnungen ermöglicht werden.
• Die EU-Richtlinie wurde für die Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz und durch die E-Rechnungs-Verordnung umgesetzt.
• Auf der Landesebene erfolgte die Umsetzung durch das Bayerische E-Government-Gesetz und durch die Bayerische E-Government-Verordnung.
• Eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen an eine elektronische Rechnung.

Hingegen ist für steuerliche Zwecke, insbesondere bei der Umsatzsteuer, der Begriff „elektronische Rechnung“ - bisher - weiter gefasst (beachte aber Änderungen ab 2025). Elektronische Rechnungen in Sinne des Umsatzsteuerrechts sind solche Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden.

Für den Vorsteuerabzug ist zwingend der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung - auch wenn sie elektronisch übermittelt wird - erforderlich. Weder das Umsatzsteuergesetz noch die Finanzverwaltung schrieben bisher eine technische Umsetzung vor. Hiernach kann immer noch eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) den steuerlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung genügen. Es ist aber zu beachten, dass sich ab 1.1.2025 Änderungen ergeben.

Jetzt wird ein strukturiertes elektronisches Format verlangt

Wichtiger Hinweis: Durch dasWachstumschancengesetz ergibt sich – abweichend von den bisherigen Regeln – eine neue Definition der elektronischen Rechnung. Hiernach wird künftig (beginnend 2025) verlangt, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllt und somit die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (z.B. als PDF) entspricht dann nicht mehr den Anforderungen an eine elektronische Rechnung.

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Im Geschäftsverkehr – egal ob bei Dienstleistungen oder Lieferungen – kommt einer Rechnung besondere Bedeutung zu. Für alle Unternehmen ist die Ausstellung einer Rechnung grundsätzlich unverzichtbar. Sie dient der Sicherung und der Dokumentation steuerlicher und zivilrechtlicher Ansprüche, sowohl B2B, aber auch B2C und B2G.

Wenn Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse weitgehend digitalisieren und (in Teilen) automatisieren, können sie hohe Sparpotenziale mobilisieren. Die Nutzung von E-Rechnungen eröffnet hier erhebliche Möglichkeiten für effizientere Strukturen. Wesentlich ist dabei die Nutzung von strukturierten Datensätzen.

Praktische Vorteile können vor allem sein:

• medienbruchfreie Verarbeitung (fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig),
• kürzere Durchlaufzeiten,
• weniger Papierverbrauch,
• Wegfall von Portokosten und Transportwegen.

In Abhängigkeit vom Grad der Automatisierung in den Betrieben können E-Rechnungen elektronisch eingelesen zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.

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Neben Papierrechnungen konnte bereits bisher mit Zustimmung des Empfängers eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Für bis zum 31.12.2024 ausgeführte Umsätze gilt als elektronische Rechnung

• eine ‎Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt ‎und empfangen wird,
• also beispielsweise ein PDF-Dokument oder eine E-Mail
• mit Rechnungspflichtangaben (vgl. § 14 Abs. 1 S. 8 UStG in der bis zum 31.12.2024 geltenden Fassung).
• Diese Formate von elektronischen Rechnungen sind zukünftig bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen regelmäßig nur noch für bestimmte Übergangszeiträume zulässig.

Rechnungen sind nach bisheriger Rechtslage auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG in der bis 31.12.2024 geltenden Fassung). Die Zustimmung kann z.B. in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.

Wichtiger Hinweis: Durch dasWachstumschancengesetz ergibt sich – abweichend von den bisherigen Regeln – eine neue Definition der E-Rechnung.

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Überblick:

Die Europäische Kommission hat in ihrem Richtlinienentwurf "VAT in the Digital Age" (ViDA) zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug unter anderem für grenzüberschreitende Transaktionen eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vorgesehen. Es ist eine Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 geplant, in der Zwischenzeit ist jedoch auch eine Verschiebung bis 2030/2032 im Gespräch. Weitere Einzelheiten: VAT in the Digital Age (ViDA).

Im Vorgriff auf die geplanten ViDA-Maßnahmen hat Deutschland die Implementierung eines eigenen E-Rechnungssystems für inländische B2B-Umsätze mit dem Wachstumschancengesetz (veröffentlicht am 27. März 2024 im BGBl.) vorangetrieben.

• Hiernach wird für Umsätze ab 1.1.2025 die verpflichtende Verwendung von E-Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen eingeführt.
• Zu einem späteren Zeitpunkt soll dann ein Meldesystem hinzugefügt werden.

Um die Einführung der deutschen E-Rechnungspflicht vor den EU-weiten ViDA-Maßnahmen umsetzen zu können, war eine ausdrückliche Genehmigung des EU-Rates erforderlich. Diese wurde am 25. Juli 2023 erteilt.

Was ändert sich?

Wesentliche Kernpunkte der Neuregelungen sind:

• Es wird eine Pflicht zur Verwendung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im inländischen B2B-Bereich eingeführt.
• Die E-Rechnung wird – angelehnt an den ViDA-Rechtssetzungsvorschlag – neu definiert. Zukünftig ist eine E-Rechnung nur dann gegeben, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG neuer Fassung).
• Dabei muss das strukturierte elektronische Format entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931, RL 2014/55/EU), oder
• das strukturierte elektronische Format kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden; dabei ist allerdings Voraussetzung, dass sich aus dem genutzten Format die laut Umsatzsteuergesetz notwendigen Angaben in ein Format extrahieren lassen, das der genannten EU-Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG neuer Fassung). Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist auch die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate (z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT) über die weiter unten beschriebenen Übergangsfristen hinaus zulässig.
• Die neuen Vorgaben werden beispielsweise erfüllt von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1).
• Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die Anforderungen an die neue Definition der E-Rechnung erfüllen (z.B. PDF, JPEG-Datei), werden nunmehr unter dem neuen Begriff "sonstige Rechnung" zusammengefasst. Eine bloße PDF-Rechnung gilt hiernach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
• Es sind verschiedene zeitlich gestaffelte Anwendungsregeln zu beachten. Der Empfang wird schon zum 1. Januar 2025 verpflichtend.

Für wen gelten die Neuerungen?

Die Verpflichtung zur Verwendung einer E-Rechnung betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Dabei müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland (oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete) ansässig sein. Die Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte. Liegt kein Sitz vor, reicht auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt.

Die genannten Regelungen gelten unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Die Neuregelung gilt auch für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer.

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung gilt ab dem 1. Januar 2025. Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind jedoch Übergangsregelungen für den Zeitraum von 2025 bis einschließlich 2027 für die Ausstellung von Rechnungen vorgesehen.

Beachte: Es ist zwischen der Ausstellung und der Entgegennahme von Rechnungen zu unterscheiden.

Übergangsfristen für die Ausstellung von Rechnungen:

• Bis Ende des Jahrs 2026 ist es gestattet, statt E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen erlaubt, auch wenn sie nicht dem neuen Format entsprechen (z.B. PDF-Dateien); allerdings ist dann nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
• Verlängerung bis Ende 2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format (z.B. PDF-Dateien) um ein weiteres Jahr, das heißt bis Ende 2027. Hierdurch sollen die Belange kleinerer Unternehmen berücksichtigt werden.
• Ebenfalls bis Ende 2027 ist es gestattet, statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format auszustellen, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird (nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98, sogenanntes EDI-Verfahren). Dies erfordert die Zustimmung des Empfängers.

Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung zwingend eingehalten werden.

Beachte: Die Verwendung von bestimmten etablierten Verfahren wie z.B. EDI ist über die genannten Übergangsfristen hinaus nur zulässig, wenn die Voraussetzungen gemäß § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG neuer Fassung erfüllt werden. Das BMF hat bereits mit dem Antwortschreiben vom 2. Oktober 2023 als Reaktion auf eine Anfrage der Verbände unter anderem zu EDI Stellung genommen. In diesem Schreiben wurde mitgeteilt, dass an Lösungen gearbeitet werde, um die Nutzung von EDI-Verfahren innerhalb des zukünftigen Rechtsrahmens sicherzustellen und diesen Umstellungsaufwand im Interesse der Wirtschaft auf das Notwendige zu begrenzen.

Wichtig: Für die Entgegennahme von Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Alle inländischen Unternehmen müssen bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. In diesen Fällen ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich, es sei denn, die elektronische Rechnung entspricht nicht den neuen Vorgaben oder es besteht keine E-Rechnungspflicht (z. B. bei bestimmten steuerbefreiten Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) ist nach wie vor deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung erforderlich.

Die IHK-Organisation und andere Verbände setzen sich in verschiedenen Stellungnahmen für eine praxisnahe und effektive Umsetzung der Neuerungen ein.

Was müssen Rechnungsempfänger beachten?

Wie erläutert, müssen schon ab 1.1.2025 inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Dies gilt unabhängig davon, ob ein Unternehmen selbst auch schon E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben ausstellt (oder noch die oben genannten Übergangsregelungen für die Ausstellung von Rechnungen nutzt).

Abweichend von der bisherigen Rechtslage knüpft die elektronische Rechnungsstellung nicht an die Zustimmung des Rechnungsempfängers an. Die Zustimmung ist nur noch notwendig, wenn die E-Rechnung nicht den neuen Vorgaben entspricht oder wenn keine E-Rechnungspflicht besteht (Kleinbetragsrechnung, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze).

Im B2C-Bereich ist – wie auch bisher – für eine elektronische Rechnungsstellung die Zustimmung des Endkunden erforderlich.

Gibt es Ausnahmen?

Es gibt nur einige wenige Ausnahmefälle: Für Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag bis 250 Euro) und Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, besteht keine E-Rechnungspflicht. Das heißt, dass in diesen Fällen auch weiterhin die Nutzung einer "sonstigen Rechnung" (z.B. Papierrechnung, reine PDF-Rechnung) zulässig ist. Ebenso ist der Unternehmer nicht zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist.

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Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Datum vom 13. Juni 2024 den Entwurf eines BMF-Schreibens zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für inländische Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 vorgelegt. Die IHK-Organisation und weitere Verbände haben zum Entwurf Stellung genommen. Es wird mit einer Veröffentlichung des finalen BMF-Schreibens im 4. Quartal 2024 gerechnet.

Wesentliche Inhalte des BMF-Entwurfs (Auswahl):

• Neufassung durch Wachstumschancengesetz: Ab dem 1. Januar 2025 wird die obligatorische Verwendung von elektronischen Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Umsätze) eingeführt (Rn. 1).
• Rechnungen für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von dieser Pflicht ausgenommen (vgl. Rn. 1, 19, 20).
• Eng verbunden mit der Einführung der E-Rechnung ist die zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehene Einführung eines Meldesystems (Rn. 1).
• Die bisherigen steuerlichen Regeln werden an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst, wobei der materiell-rechtliche Gehalt einer Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne unverändert bleibt (Rn. 2).
• Rechtslage bis zum 31. Dezember 2024: Bis Ende 2024 können neben Papierrechnungen auch elektronische Rechnungen in Formaten wie PDF oder E-Mail ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt (Rn. 3). Diese Formate sind jedoch ab 2025 bei inländischen B2B-Umsätzen nur noch für Übergangszeiträume zulässig (Rn. 3, 53-56).
• Rechnungsarten ab dem 1. Januar 2025: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein zwischen den Vertragsparteien vereinbartes Format sein, das eine vollständige Extraktion der erforderlichen Daten ermöglicht (Rn. 4-5). Sonstige Rechnungen: Hierzu zählen Rechnungen in Papierform oder in nicht-strukturierten elektronischen Formaten wie JPEG oder einfache PDF-Dateien (Rn. 6).
• Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen: Unternehmer sind verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn der Umsatz nicht steuerfrei ist und eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht wird (Rn. 7-8).
• Die sechsmonatige Frist zur Ausstellung einer Rechnung nach Ausführung der Leistung bleibt unverändert (Rn. 10).
• Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ist eine E-Rechnung auszustellen. Es bedarf keiner Zustimmung des Empfängers mehr, dieser muss jedoch die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen (Rn. 11-12).
• E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Die Frage, welches zulässige Format verwendet wird, ist zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden (Rn. 21).
• Beispiele für zulässige nationale elektronische Rechnungsformate sind insbesondere Rechnungen nach dem XStandard und nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Beispiele für zulässige europäische elektronische Rechnungsformate sind FatturaPA (Italien) und Factur-X (Frankreich) (Rn. 22-23).
• Rein strukturierte Formate: Diese müssen der Norm EN 16931 entsprechen und sind in erster Linie maschinell verarbeitbar (Rn. 24-25).
• Hybride Formate: Diese bestehen aus einem maschinenlesbaren Teil (z. B. XML-Datei) und einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument). Der maschinenlesbare Teil hat im Fall von Abweichungen Vorrang (Rn. 26-27). Enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben, z.B. aufgrund manipulativer Eingriffe eine andere Leistungsbeschreibung oder einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag, stellt der Bildteil ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind (Rn. 28).
• Andere Formate: Es können auch andere Formate vereinbart werden, solange diese eine vollständige und korrekte Datenextraktion ermöglichen (vgl. Rn. 29-30). Unter diesen Voraussetzungen ist auch die Weiternutzung von etablierten elektronischen Rechnungsformaten (z.B. EDI-Verfahren) möglich (Einzelheiten vgl. Rn. 29).
• Umfang einer E-Rechnung (Einzelheiten vgl. Rn. 31): Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Angaben zur Leistungsbeschreibung müssen eindeutig sein; ergänzende Informationen können im Anhang stehen.
• Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen (Einzelheiten vgl. Rn. 32-37): Die elektronische Übermittlung ist möglich per E-Mail, Schnittstelle oder Portal. Externe Dienstleister dürfen genutzt werden, wenn die formalen Anforderungen eingehalten werden. Mehrfache Übersendung ist zulässig, wenn identisch. Die Übergabe auf USB-Stick gilt nicht als elektronische Übermittlung.
• Ab 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können (Empfangspflicht, Rn. 36).
• Verträge als Rechnung (Einzelheiten vgl. Rn. 38-39): Verträge gelten als Rechnung, wenn sie die erforderlichen Angaben enthalten. Initiale E-Rechnung bei Dauerschuldverhältnissen ist ausreichend, auch vor 2025.
• Berichtigung (Einzelheiten vgl. Rn. 40-41): E-Rechnungen können berichtigt werden, mit Rückwirkung auf den ursprünglichen Zeitpunkt. Die Änderung der Bemessungsgrundlage erfordert keine Berichtigung des Steuerbetrags in der ursprünglichen Rechnung.
• Bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind Besonderheiten zu beachten (vgl. im Einzelnen Rn. 42-44).
• Vorsteuerabzug (vgl. im Einzelnen Rn. 45-50): Wenn eine E-Rechnung verpflichtend ist, berechtigt dem Grunde nach nur diese zum Vorsteuerabzug. Eine falsch ausgestellte Rechnung (z.B. Papier, PDF) kann nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Während des Übergangszeitraums wird der Vorsteuerabzug allein wegen des falschen Formats nicht beanstandet, wenn der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen von der Inanspruchnahme der Übergangsregelung durch den Rechnungsaussteller ausgehen konnte.
• Aufbewahrung (vgl. im Einzelnen Rn. 51-52): Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllen. Falls zusätzliche Dokumente, wie Buchungsvermerke, die für die Besteuerung relevant sind, mit der E-Rechnung übersandt wurden, müssen auch diese unverändert und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Regelungen der GoBD sind zu beachten.
• Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnungen (Papier oder nicht-strukturierte elektronische Formate) ausgestellt werden (Rn. 54). Für Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro im Vorjahr gilt diese Möglichkeit bis Ende 2027 (Rn. 55). Elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) können bis Ende 2027 genutzt werden, wenn sie die Anforderungen der neuen Regelungen nicht vollständig erfüllen (Rn. 56).

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Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit

Rechnungen müssen ‎(1)‎ die Echtheit der Herkunft der Rechnung,‎ ‎(2)‎ die Unversehrtheit des Inhalts und (3)‎ ihre Lesbarkeit gewährleisten (§ 14 Abs. 1 S. 2 UStG in der bis 31.12.2024 geltenden Fassung). Dies gilt sowohl für papierhafte als auch für elektronische Rechnungen.

• Echtheit der Herkunft: Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist.
• Unversehrtheit des Inhalts: Die Unversehrtheit des ‎Inhalts umfasst den Nachweis, dass ‎die nach den §§ 14 und 14a UStG erforderlichen ‎Rechnungsangaben nicht geändert wurden. ‎
• Lesbarkeit: Eine Rechnung gilt - nach der Rechtslage bis 31.12.2024 - als lesbar, wenn ‎sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten, die mit strukturierten elektronischen Nachrichtenformen übermittelt werden, sind in ihrem Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. Die Lesbarkeit muss während des Aufbewahrungszeitraums für steuerlich relevante Rechnungen ‎‎(zehn Jahre gern. § 147 AO) gewährleistet werden. Dies ‎ist vor allem bei Systemänderungen,‎ ‎-umstellungen etc. zu berücksichtigen. Insbesondere bei ‎Umfirmierungen, Verschmelzungen, Abspaltungen sollte ‎bedacht werden, dass die IT-/Systemlandschaft diesen Zehn-‎Jahreszeitraum berücksichtigen und die absolute ‎Notwendigkeit, die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit ‎sicherzustellen gewährleisten muss.‎ ‎

Dabei legt jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet wird (§ 14 Abs. 1 S. 5 UStG in der bis 31.12.2024 geltenden Fassung). Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können (§ 14 Abs. 1 S. 6 UStG). Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG ist ein Verfahren ausreichend, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt, um zu gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung eine Verpflichtung besteht. Der Unternehmer kann hierbei auf bereits bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen. Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die der Unternehmer verwenden muss. Es kann daher ein EDV-unterstütztes, aber auch ein manuelles Verfahren sein. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die Anforderungen des § 14 Abs. 1 UStG, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad beinhaltet, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zu Grunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dieser Prüfpfad kann z.B. durch (manuellen) Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg) gewährleistet werden. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren und der verlässliche Prüfpfad unterliegen keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Eine inhaltlich zutreffende Rechnung – insbesondere Leistung, Entgelt, leistender Unternehmer und Zahlungsempfänger sind zutreffend angegeben – rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind.

Rechtslage ab 2025: Durch das Wachstumschancengesetz ergibt sich – abweichend von den bisherigen Regeln – eine neue Definition der E-Rechnung. Hiernach wird zukünftig verlangt, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden.

Auch nach neuer Rechtslage muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der E-Rechnung gewährleistet sein (siehe § 14 Abs. 3. Sätze 1-5 UStG in der Fassung ab 2025). Bei der „Lesbarkeit“ ist hierbei zu beachten, dass sie maschinelle Lesbarkeit bedeutet, das heißt, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss. Die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich. Denn die maschinelle Auswertbarkeit einer standardisierten Datei hat zur Folge, dass diese durch ein Visualisierungstool menschenlesbar angezeigt werden kann.

Steuerliche Pflichtangaben bei elektronischen Rechnungen

Jede geschäftliche Rechnung ist ein wichtiges Dokument, das Geschäftskunden ebenso für ihre Umsatzsteuererklärung benötigen wie der Lieferant selbst. Als Beleg für den Vorsteuerabzug des Kunden müssen Rechnungen von Unternehmen bestimmte Angaben enthalten, um den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu entsprechen.

Fehlen wichtige Inhalte, kann das für den Rechnungsempfänger zuständige Finanzamt die Rechnung für Umsatzsteuerzwecke unter Umständen nicht anerkennen. Für Kunden ist das ärgerlich, weil sie dadurch die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer ansetzen können. Entsprechend muss der ‎Rechnungsempfänger sicherstellen, dass das empfangene ‎elektronische Rechnungsdokument den Anforderungen des ‎Umsatzsteuerrechts entspricht und er dieses ‎Rechnungsdokument nach den allgemeinen Vorschriften ‎aufbewahrt, da er die Feststellungslast ‎für den Vorsteuerabzug hat.‎

Umsatzsteuerrechtlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie für Papierrechnungen. Notwendige Inhalte betreffen beispielsweise die vollständigen Namen und Anschriften des Lieferanten und des Leistungsempfängers, die fortlaufende Rechnungsnummer sowie weitere Angaben. Für Kleinbetragsrechnungen sowie für andere spezielle Fälle sind Sonderregelungen zu beachten. Weiterführende Informationen zu den notwendigen Rechnungsangaben finden Sie hier.

Wichtiger Hinweis: Durch dasWachstumschancengesetz ergibt sich – abweichend von den bisherigen Regeln – eine neue Definition der E-Rechnung.

‎Elektronische Archivierung

Erhöhte Aufmerksamkeit gilt der Archivierung der ‎elektronischen Unterlagen. Dies ist aber keine Neuheit ‎der elektronischen Rechnung, sondern gilt für alle elektronischen Archive, welche steuerlich relevante Daten ‎und Dokumente aufbewahren.‎ Nach § 14b ‎UStG sind alle Rechnungen, die ein Unternehmer erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Na‎men und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren.

Dieser Aufbewahrungszeitraum gilt sowohl für elektronische als auch für Papierrechnungen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Die Rechnungen ‎müssen für den gesamten Zeitraum die umsatzsteuerlichen Anforderungen ‎(insbesondere Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit) erfüllen. Neben den zu beachtenden Vorschriften des ‎Umsatzsteuergesetzes und der ‎Abgabenordnung (§§ 146, 147, 200 AO) ‎sollten Steuerpflichtigen auch die von der Finanzverwaltung aufgestellten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Blick haben.

Der Originalzustand ‎der übermittelten Daten muss ‎erkennbar und überprüfbar sein. Nachträgliche ‎Änderungen der archivierten Dokumente müssen ‎ausgeschlossen sein. Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung und zum ‎Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Zu ‎beachten ist aber, dass der Originalzustand erhalten ‎bleibt. Zugleich muss nach den GoBD die formelle und ‎sachliche Richtigkeit prüfbar sein.

Während der Aufbewahrungsdauer muss die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden. Demzufolge sind die notwendigen Programme vorzuhalten. Die Rechnungen sind im gleichen Format, in dem sie übermittelt wurden, zu archivieren. Dabei müssen Rechnungen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Hierfür sind die Verwaltungsvorschriften zu beachten (GoBD).

ACHTUNG: Elektronische Rechnungen dürfen nicht ausschließlich ausgedruckt archiviert werden. Eine Speicherung in einen einfachen Dateiordner, auf einer Festplatte oder in einem E-Mail-Ordner wird von der Finanzverwaltung ebenfalls regelmäßig nicht anerkannt.

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Überblick

Durch die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (2014/55/EU) und deren nationale Umsetzung sind öffentliche Auftraggeber seit 27. November 2018 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies galt zunächst ab 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und gilt seit dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung. Für Bundesländer und Kommunen galt eine längere Frist; sie mussten bis spätestens 18. April 2020 nachziehen.

Hinzu kommt: Unternehmen, die Aufträge für Stellen des Bundes durchführen, sind seit dem 27. November 2020 grundsätzlich verpflichtet, ihre Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben elektronisch einzureichen.

Beachte: Für öffentliche Auftraggeber auf Ebene der Bundesländer (z.B. Landesbehörden, Kommunen) richten sich die im Einzelnen anzuwendenden Regeln nach der Umsetzung der EU-Richtlinie im jeweiligen Bundesland. Es sind Abweichungen von den Regeln im Bund oder auch im Vergleich zu den Regeln in anderen Bundesländern möglich.

Umsetzung im Bund

Die EU-Richtlinie wurde für die Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz und durch die E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) umgesetzt.

Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist seit dem 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und seit dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung finden Sie Infomaterial für Rechnungssteller, Softwarehersteller und Behörden.

Beachte: Abweichend von der EU-Richtlinie, die ausschließlich Rechnungen aus sog. oberschwelligen Vergaben regelt, ist die Umsetzung im E-Rechnungs-Gesetz betragsunabhängig, so dass somit grundsätzlich auch Rechnungen aus unterschwelligen Vergaben erfasst sind.

Achtung: Zudem sind seit dem 27. November 2020 Lieferanten, die als Auftragnehmer für den Bund und seine Behörden tätig sind, bis auf wenige Ausnahmen zum Versand elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) verpflichtet.

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). In Deutschland ist grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Absatz 1 ERechV). Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen Datenstandard, der auch vom Format ZUGFeRD verwendet wird. Das Format XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen.

Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnungen, z. B. ZUGFeRD. Allerdings müssen E-Rechnungen auch die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes und später ggf. auch der Länder erfüllen.

Worauf geht die gesetzliche Verpflichtung für Lieferanten zurück, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund) seit November 2020 nur noch elektronisch zu versenden?

Die Einführung der E-Rechnung stellt für die öffentliche Verwaltung der Bundesrepublik Deutschland einen entscheidenden Schritt zum Ausbau des E-Governments dar. Neben der Digitalisierung von Geschäftsdokumenten soll die elektronische Vorgangsbearbeitung eine Standardisierung und Teilautomatisierung von Prozessen ermöglichen. Und das trägt zu Bürokratieabbau und einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei. Durch eine EU-Richtlinie und deren nationale Umsetzung in der E-Rechnungsverordnung des Bundes werden öffentliche Auftraggeber seit 27. November 2018 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies galt zunächst ab 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und gilt seit dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung. Bei der elektronischen Übermittlung der Rechnung stehen die Lieferanten seit dem 27. November 2020 in der Pflicht.

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich müssen Lieferanten der öffentlichen Verwaltung (Bund) ihre Rechnungen als E-Rechnungen stellen. Ausnahmen gibt es insbesondere bei Direktkäufen unter 1.000 €, bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik sowie Verfahren der Organleihe (§ 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Diese Ausnahmen sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes beschrieben.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung?

Im Sinne der E-Rechnungsverordnung ist eine Rechnung gemeint, die als Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird. Für den Datensatz wurden europaweit Standards festgelegt hinsichtlich der Informationen, die er enthalten, und der technologischen Formate, in denen er erstellt werden muss. Eine Umsetzung des europäischen Standards für die öffentliche Verwaltung heißt in Deutschland XRechnung. Weitere der europäischen Norm EN 16931 entsprechende Standards sind zulässig. Zudem ist zu beachten, dass E-Rechnungen die Anforderungen der ERechV sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform erfüllen. Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist daher keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format genügt den vom Gesetzgeber formulierten Ansprüchen an eine E-Rechnung nicht. Denn Ziel ist es, Teile der Rechnungsbearbeitung zur Steigerung von Durchlaufgeschwindigkeit und Qualität zu automatisieren. Und dafür bedarf es eines Datenformats, das von Maschinen verarbeitet werden kann.

Auf welchen Wegen können Rechnungen elektronisch an Bundesbehörden übermittelt werden?

Den Lieferanten stehen verschiedene Wege offen. E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes einreicht. Für Bundesministerien, für Verfassungsorgane wie den Bundesrat sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Die ZRE stellt das Bindeglied zwischen Rechnungsstellern und diesen Einrichtungen der Bundesverwaltung dar. An der ZRE gehen über verschiedene Kanäle Rechnungen ein, werden dort geprüft und anschließend systematisch an die jeweiligen Empfänger zugestellt. Als Übertragungskanäle stehen Lieferanten neben E-Mail, auch De-Mail und Webservices (via PEPPOL) zur Verfügung, sodass direkt aus dem IT-System des Rechnungsstellers an die ZRE gesendet werden kann. Daneben können sich Lieferanten auch entscheiden, eine XRechnung bzw. eine elektronische Rechnung in einem der europäischen Norm EN 16931 entsprechenden Standard direkt auf der Webseite der ZRE hochzuladen. Diese E-Rechnungen müssen zudem der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entsprechen. Lieferanten, die keine Software zur Erstellung von XRechnungen haben, können die Rechnungsdaten direkt auf der Webseite der ZRE eingeben (https://xrechnung.bund.de).

Was ist PEPPOL?

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine. Es handelt sich bei diesem Netzwerk um eine Infrastruktur zur Übertragung von E-Rechnungen direkt aus den rechnungsstellenden Systemen an ein Verwaltungsportal des Bundes. Der Bund stellt dazu einen kostenlosen Webservice zur Verfügung.

Was müssen Rechnungssteller konkret tun, um E-Rechnungen erstellen und versenden zu können?

Die Einführung der E-Rechnung hat mehrere Seiten. Einerseits geht es darum, den Einbringungsweg von Rechnungen vom IT-System der Lieferanten beispielsweise an die ZRE zu realisieren. Dabei empfiehlt es sich, die von dieser Software unterstützten Arbeitsprozesse im Rechnungswesen gleich mit zu optimieren. Bei einigen Lieferanten geht es vielleicht auch grundsätzlich um die erstmalige Einführung einer solchen Software. Das ist die technische Seite der Digitalisierung. Andererseits darf die organisatorische Seite nicht vergessen werden: Es gilt, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die neue Software und neue Prozesse frühzeitig mitzuteilen und verständlich zu machen. Das Thema revisionssichere Archivierung sollte bedacht werden, denn beispielsweise muss eine XRechnung als solche – also als Datei im gesendeten Format XRechnung – abgelegt werden. Ausdrucke sind nicht zulässig. Schließlich können auch Trainings und Schulungen sinnvoll sein, um die Vorteile der E-Rechnung schnell zu nutzen.

Umsetzung in den Bundesländern, hier: Bayern

Wegen der föderalen Struktur kann es in den einzelnen Bundesländern zu Abweichungen im Vergleich zur Umsetzung der EU-Vorgaben im Bund kommen. Dies kann beispielsweise die Regeln zum Übertragungsweg, der Behandlung von Rechnungen aus unterschwelligen Vergaben, der Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung und der zulässigen Rechnungsformate betreffen.

Unternehmen, die für die öffentliche Verwaltung tätig sind, sollten sich deshalb mit diesem Thema befassen und prüfen, welche Regeln in Bezug auf ihren jeweiligen Kunden greifen.

Die EU-Richtlinie betrifft nur den oberschwelligen Bereich, also Aufträge, die öffentliche Auftraggeber grundsätzlich europaweit ausschreiben müssen. Diese Pflicht zur Entgegennahme digitaler Rechnungen musste für Bundesländer und Kommunen spätestens seit dem 18. April 2020 umgesetzt worden sein.

Bayern hat den Geltungsbereich auch auf Rechnungen aus unterschwelligen Vergaben erweitert.

Die E-Rechnungs-Richtlinie wird in Bayern insbesondere durch Art. 5 Abs. 2 Bayerisches E-Government-Gesetz (Art. 5 Abs. 2 BayEGovG) umgesetzt. Das Gesetz regelt eine Verordnungsberechtigung zur detaillierten Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU.

Von dieser Berechtigung hat die Staatsregierung mit der Bayerischen E-Government-Verordnung Gebrauch gemacht. Die Verordnung wurde am 28. Februar 2020 verkündet und gilt seit dem 18. April 2020.

Die Verordnung setzt die europarechtlichen Vorgaben verbindlich um.

Im Wesentlichen wird die Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen, bei öffentlichen Aufträgen (staatliche und kommunale Behörden), wie folgt definiert:

• Seit dem 18. April 2020 sind staatliche Behörden verpflichtet, elektronische Rechnungen ab 1.000 € (ohne Umsatzsteuer) im Ober- und Unterschwellenbereich elektronisch empfangen und verarbeiten zu können.
• Für Gemeinden, Gemeindeverbände, Landratsämter und sonstige der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehende juristische Personen des öffentlichen Rechts gelten diese Verpflichtungen ab 18. April 2020 zunächst für den Oberschwellenbereich und mit einer Übergangsfrist von zwei Jahren ab 18. April 2022 auch für den Unterschwellenbereich (ab 1.000 € ohne Umsatzsteuer).
• Für Rechnungen über einen Bauauftrag (im Sinne des §103 Abs.3 GWB) gelten die Verpflichtungen im Unterschwellenbereich ab 18. April 2023.

Beachte: Für die öffentliche Verwaltung in Bayern ist – anders als im Bund und zum Teil auch in anderen Bundesländern – eine rechtliche Verpflichtung der Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung derzeit nicht vorgesehen. Aber öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form anzunehmen und zu bearbeiten.

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Was versteht man unter XRECHNUNG?‎

Die XRechnung ist die deutsche Lösung für die Vorgaben der EU-Richtlinie. Im Auftrag des IT ‎Planungsrates von Bund und Ländern wurde das Format XRechnung von der KoSIT (Koordinierungsstelle ‎für IT-Standards) entwickelt. Die KoSIT soll sicherstellen, dass es einen Standard für die elektronische ‎Rechnung gibt, der die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt, allgemein verfügbar ist und dauerhaft auf ‎dem aktuellen Stand gehalten wird.‎

XRechnung gilt als verbindlicher nationaler Standard (sog. Core Invoice Usage Spezifikation [CIUS]) für die gesamte Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (Begründung zur E-RechV, S. 8), der innerhalb des von der europäischen Norm eingeräumten Gestaltungsrahmens für nationale Regelungen zur Optimierung insbesondere von verwaltungsinternen Prozessabläufen im Vergleich zur CEN-Norm präzisiert wurde.

Gleichwohl ist es nach dieser Regelung durchaus möglich, auch andere Datenaustauschformate zu nutzen, sofern sie die CIUS abbilden. Somit ist gewährleistet, dass bereits in der Wirtschaft eingesetzte Datenformate wie ZUGFeRD auch für den Austausch mit der öffentlichen Verwaltung kompatibel sind und nicht durch die E-RechV behindert werden (Begründung zur E-RechV, S. 9).

Die X-Rechnung ist eines der Formate, das die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt, aber nicht das ‎einzige Format. In anderen EU-Ländern gibt es bereits andere etablierte E-Rechnung-Standards (z.B. FatturaPA in Italien, ‎Factur-X in Frankreich, FacturaE in Spanien).‎

Was bedeutet ZUGFERD?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich um ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt.

Das Datenmodell in der Version 2.1.1 wird allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt.

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten – nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem – problemlos möglich ist. Da einige Rechnungseingangsportale öffentlicher Auftraggeber (z. B. Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und OZG-konforme Rechnungseingangsplattform) lediglich nur rein strukturierte XML-Rechnungsdaten akzeptieren, ermöglicht ZUGFeRD auch die Erstellung einer Rechnung ohne die begleitende PDF-Datei. ZUGFeRD ermöglicht den Unternehmen eine rein strukturierte XML-Rechnung bei den Portalen einzureichen.
ZUGFeRD ermöglicht die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung. Voraussetzung ist hiernach, dass die vorhandenen Informationen während der Aufbewahrungsdauer erhalten bleiben und nicht durch Dateiumwandlungen verringert werden.

Nicht nur der mit den Augen lesbare Teil der PDF-Datei, sondern auch die tatsächlich vorhandenen XML-Daten müssen erhalten bleiben. Zu Einzelheiten wird auf die Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verwiesen (dort Rz. 125).

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) in ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.

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Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gewinnt im Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung. Durch die Digitalisierung der Belegverarbeitung können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und Kosten einsparen. Dennoch bestehen insbesondere bei mittelständischen und kleineren Unternehmen noch Unsicherheiten und Nachholbedarf. Die Nutzung von E-Rechnungen ermöglicht medienbruchfreie Verarbeitung, verkürzte Durchlaufzeiten, weniger Papierverbrauch und geringere Kosten. Wesentlich hierbei ist die Nutzung von strukturierten Datensätzen.

Im Zusammenhang mit elektronischen – wie auch papierbasierten – Rechnungen sind die steuerlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Dies betrifft insbesondere die zu beachtenden Anforderungen an die elektronische Rechnung sowie die Regeln zur notwendigen Aufbewahrung.

Zu beachten sind wichtige aktuelle Entwicklungen: Bereits ab 1. Januar 2025 gilt die Einführung einer E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Zudem ist künftig für grenzüberschreitende Transaktionen nach Vorschlägen der EU-Kommission eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vorgesehen.

Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit Fragestellungen rund um die E-Rechnung befasst haben, sollten hiermit alsbald beginnen.

Die Informationen und Auskünfte der IHK für München und Oberbayern sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.

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